Aufbewahrungsfrist bei Belegen – alles, was wichtig dazu ist

Im Unternehmensalltag fallen eine Menge Unterlagen an: Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenzen verschiedenster Art usw. Zu allem gibt es Aufbewahrungsfristen, die sicher stellen, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar bleiben, beispielsweise aus steuerlichen Gründen, aus Haftungsgründen oder als Beweismittel vor Gericht. Fragen Sie sich auch manchmal, wie lange Sie das alles aufbewahren sollen und wie es mit der Aufbewahrungsfrist aussieht? Genau darüber sprechen wir heute.

Aufbewahrungsfrist bei Belegen – alles, was wichtig dazu ist

Fristen für die Aufbewahrung

Die wichtigste Pflicht betrifft die Dauer der Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Regelungen hierzu finden Sie an vielfacher Stelle, im Steuerrecht § 147 (Abgabeordnung), im Handelsgesetzbuch
(§ 257), im Arbeitsrecht, in der Sozialversicherung oder in Bezug auf Themen wie die Produkthaftung – um nur einige wichtige zu nennen.

Rechnen Sie mit Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Als Faustregel können Sie sich merken:

  • 6 Jahre müssen Sie Dokumente aufbewahren, die einen aus geschäftlicher Sicht anbahnenden und kommunikativen Charakter haben
  • 10 Jahre müssen Sie Dokumente aufbewahren, die zahlungsrelevanten und dokumentierenden Charakter haben

1. Geordnete Aufbewahrung

Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass wichtige Dokumente geordnet aufzubewahren sind. Gemeint ist damit, dass Sie

  • die Unterlagen jederzeit auffinden,
  • deren Authentizität jederzeit nachweisen können und
  • dass diese immer lesbar sind.

weiter zu: 2. Art der Aufbewahrung