Redaktionsbeitrag

Aufbewahrungsfrist bei Belegen – alles, was wichtig dazu ist

Veröffentlicht am 12.03.2019

Im Unternehmensalltag fallen eine Menge Unterlagen an: Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenzen verschiedenster Art usw. Zu allem gibt es Aufbewahrungsfristen, die sicher stellen, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar bleiben, beispielsweise aus steuerlichen Gründen, aus Haftungsgründen oder als Beweismittel vor Gericht. Fragen Sie sich auch manchmal, wie lange Sie das alles aufbewahren sollen und wie es mit der Aufbewahrungsfrist aussieht? Genau darüber sprechen wir heute.

Aufbewahrungsfrist bei Belegen – alles, was wichtig dazu ist

Die wichtigste Pflicht betrifft die Dauer der Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Regelungen hierzu finden Sie an vielfacher Stelle, im Steuerrecht § 147 (Abgabeordnung), im Handelsgesetzbuch
(§ 257), im Arbeitsrecht, in der Sozialversicherung oder in Bezug auf Themen wie die Produkthaftung – um nur einige wichtige zu nennen.

Fristen für die Aufbewahrung

Rechnen Sie mit Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Als Faustregel können Sie sich merken:

1. Geordnete Aufbewahrung

Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass wichtige Dokumente geordnet aufzubewahren sind. Gemeint ist damit, dass Sie

  • die Unterlagen jederzeit auffinden,
  • deren Authentizität jederzeit nachweisen können und
  • dass diese immer lesbar sind.

2. Art der Aufbewahrung

Für die Art der Aufbewahrung gilt:

  • als Originale oder als zulässige Wiedergaben = originalgetreue Übertragungen (s. u.)
  • ausreichend geschützt vor äußeren Einflüssen

3. Ort der Aufbewahrung

Was vielen nicht bewusst, heutzutage aber gar nicht so selbstverständlich ist: Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, sind in Deutschland aufzubewahren. Brisant wird dieser Punkt bei der Nutzung von Cloud-Diensten.

Wenn Sie einen schriftlichen Antrag bei Ihrer zuständigen Finanzbehörde stellen, kann diese Ihnen eine Genehmigung für die Speicherung elektronischer Unterlagen im Ausland erstellen.

Aufbewahrung elektronischer Dokumente

Für elektronische Dokumente müssen Sie die gleichen Pflichten, also auch Fristen, beachten wie für solche in Papierform. Empfänger wie Ersteller sind dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch zu archivieren, dabei helfen kann eine Rechnungswesen-Software. Aufbewahrungsdauer beträgt (wie bei der Papierrechnung) 10 Jahre (§ 14b UStG), und zwar ab Ablauf des Geschäftsjahres ihrer Erstellung. Das Format der Speicherung ist nicht vorgeschrieben, allerdings muss für Behörden die Überprüfung der Daten jederzeit möglich sein. Die Vorteile von E-Rechnungen liegen auf der Hand. Das Erstellen, Verarbeiten und Archivieren von Rechnungen ist in elektronischer Form einfacher, effizienter und kostengünstiger. Beachten Sie aber: Medienbrüche sind nicht erlaubt! Das Ausdrucken einer ursprünglich digitalen Rechnung und anschließende Löschen des Originals ist unzulässig. Hier gibt es mehr Infos zum Thema E-Rechnungen.

Strafe bei Verstoß

Ganz egal, wie groß Ihr Unternehmen ist, ob Sie Selbstständiger, Kleinunternehmer, CEO eines Start-ups oder aus dem Bereich der KMU sind – die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten geht Sie immer an. Verstöße entsprechen der Nichterfüllung der Buchführungspflicht und es drohen empfindliche Strafen. Es ist also dringend zu raten, nach Projektabschluss nicht einfach zum nächsten Thema überzugehen, sondern Aufbewahrungsfristen und die damit verbundenen Pflichten gewissenhaft zu beachten.

Fazit

Entstehende Dokumente, schriftlich wie elektronisch, spielen bei Ihrer Unternehmensführung eine wichtige Rolle. Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein – auch Jahre später noch. Ein gewissenhafter Umgang im Sinne der oben beschriebenen Pflichten ist also dringend erforderlich, damit Sie juristisch immer auf der sicheren Seite sind.


Autor: Florain Kappert, Mit-Gründer & -Geschäftsführer der Bilendo GmbH

Florian Kappert ist Co-Founder von Bilendo
Florian Kappert (Mit-Gründer & -Geschäftsführer der Bilendo GmbH, Dipl. Kfm.) hat in Augsburg iBWL studiert und arbeitet seit über 10 Jahren im Umfeld Enterprises-Software & Finance.

Über Bilendo:

Die Bilendo GmbH wurde im April 2015 von Markus Haggenmiller, Jakob Beyer und Florian Kappert mit Sitz in München gegründet. Die drei Gründer und Geschäftsführer vertreten von Beginn an das Unternehmen im operativen Geschäft. Bilendo ist die erste Finanz-Plattform zur Zentralisierung, Optimierung und Automatisierung betrieblicher Finanzprozesse. Der Service unter www.bilendo.de ist für alle Unternehmen sofort und ohne Eingriff in die bestehende IT-Infrastruktur nutzbar. Die Cloud-Software unterstützt alle Nutzer bei der Optimierung vom Outputmanagement, über die Debitorenbuchhaltung, dem Forderungsmanagement bis hin zum Inkasso-Prozess und vereint diese auf einer einzigen Plattform. Der Dienst setzt unmittelbar nach Rechnungsstellung an, importiert via Schnittstelle oder Belegerkennung alle erforderlichen Daten, gleicht eingehende Zahlungen der Geschäftskonten automatisch mit ausgehenden Rechnungen ab, verschickt die gewünschten Dokumente wie Rechnungen, Erinnerungen und Mahnungen per E-Mail sowie per Post und informiert mit nützlichen Reports über den Stand der Dinge. Auf Wunsch geschieht das alles vollautomatisch. Mehr Informationen unter www.bilendo.de.