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Unzertrennbar: CRM und Datenschutz – Einfluss der DSGVO auf CRM-Systeme

CRM und Datenschutz passen auf den ersten Blick nicht zusammen, doch der Schein trügt. Besonders CRM-Systeme, die tagtäglich mit Kundendaten arbeiten, unterliegen strengen Auflagen.

Unzertrennbar: CRM und Datenschutz – Einfluss der DSGVO auf CRM-Systeme

Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra – computer’s brainware GmbH und Experte für Datenschutz, sagt:

„Seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) agieren die beiden Welten so eng wie noch nie miteinander.“

Im Mai 2016 in Kraft getreten und ab Mai 2018 verpflichtend anzuwenden, regelt die DSGVO den Umgang mit personenbezogenen Daten – so stellt die EU innerhalb ihrer Mitgliedsstaaten den Schutz von Daten sicher. Besonders CRM-Systeme, die tagtäglich mit Kundendaten arbeiten, unterliegen strengen Auflagen. Bei Verstößen gegen die DSGVO kommt es zu Sanktionen von bis zu zehn Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes. Missachtung der Aufsichtsbehörden hat eine Verdopplung der Strafe zufolge. Es heißt, dass das Ausmaß des Verstoßes die Dimension der Sanktion bestimmt. Dabei gilt es herauszufinden, in welcher Höhe ein Schaden entsteht und welche Verletzung zugrunde liegt.

Einteilung in spezifische Segmente

Zum rechtskonformen Datenumgang laut DSGVO gehört der Zweckbindungsgrundsatz, welcher die sinngemäße Speicherung personenbezogener Daten absichert. Eine anderweitige Weiterverarbeitung gilt als nicht gestattet. Für verschiedenste Zwecke erhobene Daten unterliegen zudem einer Trennungspflicht. Daher empfiehlt sich eine
Klassifizierung und Kategorisierung von Dateneinträgen im CRM-System
. In der Software erfolgt eine Einteilung der erhobenen Daten in Kundengruppen. Wer ordnungsgemäß klassifiziert und kategorisiert, teilt seine Dateneinträge beispielsweise nach Werbenutzungsabsicht und Stammkundenpflegeabsicht ein. Auf diese Art und Weise beugen Unternehmen einem DSGVO-Verstoß vor.

Litz berichtet:

„Feine und gründliche Kategorisierungen in Kundengruppen gelten nicht nur als essenzielle Faktoren im Datenschutz, sondern bieten den Anwendern auch viele organisatorische Vorteile.“

CRM und Datenschutz: Sonderfall Werbedaten

Besonderen Handhabungen im CRM-System unterliegen persönliche Daten, die einem Marketingzweck dienen. Eingepflegte Daten brauchen deutliche Kategorisierungen, die zu erkennen geben, auf welcher Grundlage die Erhebung stattfand. Demnach empfiehlt sich es, zu vermerken, ob eine explizite Zustimmung zur Werbenutzung vorliegt. Dazu gehört auch
die Erlaubnis für die Art und Weise der Werbenutzung. Werbeaktionen, bei der die Kommunikation per Post geschieht, brauchen eine zusätzliche Einwilligung. Im Falle, dass der Kunde eine Auskunft über seine gespeicherten Daten haben möchte, verpflichtet sich das Unternehmen, die Herkunft und den Empfänger der Daten zwei Jahre lang zu speichern.

Neue Richtlinien bei der Datenaufnahme

Auch bei der Erhebung gelten wichtige Neuerungen. Besonders bei der Datenerfassung für E-Mail-Marketing müssen Kontakte – laut DSGVO Artikel 21 – die Möglichkeit haben, ihre Newsletterabonnements abzumelden oder anzupassen.

Litz erklärt:

„Gute CRM-Systeme müssen dem Anwender ermöglichen, uneingeschränkt und ohne Komplikationen, Datensätze rechtskonform zu bearbeiten.“

Kontakte können ihr Recht auf Vergessenwerden in Anspruch nehmen. Dabei kommt es nicht nur auf die Bearbeitung und Abmeldung der Daten an, sondern auch auf die komplette Vernichtung der Daten.

Softwarelösungen müssen deshalb dem Anwender die Möglichkeit bieten, den kompletten Datensatz zu entfernen. Mit Einführung der DSGVO benötigen Systeme somit weitere Funktionen. Eine gute CRM-Lösung dient zur Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben – auch ganz aktuell bei internationalen Transfers personenbezogener Daten in die USA. Mit dem Fall des Privacy Shield tun sich auch dort neue Vakanzen auf, die ein professionelles Kundendatenmanagement ausfüllen kann. Auf diese Art gilt es Verstöße und Organisationsschwierigkeiten zu vermeiden.

Autor: Jürgen Litz, Geschäftsführer

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So kann Sie ein CRM-System erfolgreicher machen:

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Beziehungen zu Kunden systematisch zu verwalten. Es erfasst, speichert und analysiert alle kundenbezogenen Informationen, wie Kontaktangaben, Kaufhistorien, Interaktionen und Präferenzen. CRM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Verkaufsprozesse, Marketingkampagnen und Kundenservice effizienter zu gestalten, indem sie Einblicke in das Verhalten und die Bedürfnisse der Kunden bieten. Ziel ist es, durch bessere Kommunikation und personalisierte Angebote die Kundenzufriedenheit und -bindung zu erhöhen. Moderne CRM-Systeme integrieren oft Künstliche Intelligenz, um Daten auszuwerten und individuelle Empfehlungen zu generieren.

Wie kann ein CRM-System Sie digital erfolgreicher machen?

Ein CRM-System macht Unternehmen digital erfolgreicher, indem es Kundendaten zentralisiert und personalisierte Interaktionen ermöglicht. Es verbessert die Kundenzufriedenheit durch gezielte Kommunikation und maßgeschneiderte Angebote. Vertriebs- und Marketingprozesse werden optimiert, da CRM-Systeme den Kundenlebenszyklus analysieren und so gezieltere Kampagnen und effizientere Vertriebsstrategien ermöglichen. Automatisierungen von Aufgaben wie Follow-ups oder E-Mail-Marketing sparen Zeit und steigern die Produktivität. Darüber hinaus helfen CRM-Daten, fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, was die Geschäftsstrategie verbessert. Insgesamt stärkt ein CRM-System die Kundenbindung, erhöht die Effizienz und treibt das digitale Wachstum des Unternehmens voran.

Wichtige Schlagworte im Kontext von CRM-Systeme:

Kundenbindung (Customer Retention)

Kundenbindung beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, bestehende Kunden langfristig zu halten. CRM-Systeme unterstützen dies, indem sie personalisierte Kommunikation ermöglichen und relevante Angebote bereitstellen, die auf individuellen Kundenbedürfnissen basieren. Dadurch wird die Loyalität gestärkt und Abwanderungen verringert.

Automatisierung

CRM-Systeme automatisieren repetitive Aufgaben wie E-Mail-Kampagnen, Follow-ups oder Lead-Management. Diese Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Unternehmen, effizienter und produktiver zu arbeiten, während sie gleichzeitig konsistente Kundeninteraktionen aufrechterhalten.

Datenanalyse

CRM-Systeme erfassen und analysieren große Mengen an Kundendaten. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse helfen Unternehmen, das Verhalten, die Bedürfnisse und Vorlieben der Kunden besser zu verstehen und fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die Verkaufsprozesse und Marketingstrategien verbessern.

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DAS EAS-MAG-Glossar für den Beitrag:

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Datenschutz

Der Datenschutz bezieht sich auf den Schutz personenbezogener Daten vor unberechtigtem Zugriff, Missbrauch und Verlust. Unternehmen, die Software einsetzen, müssen sicherstellen, dass sie gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO erfüllen. Dazu gehören Datensicherheit, Transparenz bei der Datenverarbeitung und das Recht auf Löschung oder Berichtigung. Datenschutzfunktionen in Unternehmenssoftware umfassen Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit-Protokolle und regelmäßige Sicherheitsupdates. Ein umfassendes Datenschutzmanagement minimiert das Risiko von Datenlecks und stärkt das Vertrauen der Kunden, während es gleichzeitig die rechtlichen und finanziellen Risiken für das Unternehmen verringert.

CRM-System

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Unternehmen hilft, Kundenbeziehungen effizient zu verwalten. Es sammelt und organisiert alle Informationen zu Kunden und Interaktionen an einem zentralen Ort, was eine bessere Kundenkommunikation und -betreuung ermöglicht. CRM-Systeme unterstützen Vertrieb, Marketing und Kundenservice, indem sie Verkaufsprozesse optimieren, Marketingkampagnen automatisieren und Support-Anfragen verwalten. Zudem bieten sie Analysewerkzeuge, um Kundenverhalten und Geschäftsergebnisse zu verstehen. Ziel eines CRM-Systems ist es, die Kundenzufriedenheit zu steigern, die Kundenbindung zu stärken und letztlich den Umsatz zu maximieren.

Unternehmenssoftware

Unternehmenssoftware ist eine spezialisierte Software, die Unternehmen bei der Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Zu den gängigen Anwendungen gehören Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), und Human Resource Management Systems (HRMS). Diese Softwarelösungen integrieren verschiedene Geschäftsbereiche wie Buchhaltung, Vertrieb und Personalwesen, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Unternehmenssoftware ermöglicht die zentrale Verwaltung von Daten, fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und bietet Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungsfindungen. Sie reduziert manuelle Arbeitsaufwände, minimiert Fehler und spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation von Unternehmen, erfordert jedoch eine sorgfältige Implementierung und Schulung.

 
Transparenzhinweis für Pressemitteilung
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Unternehmen

cobra – computer´s brainware GmbH
Als einer der führenden Anbieter in Deutschland entwickelt und vertreibt das Konstanzer Softwarehaus cobra – computer’s brainware GmbH innovative CRM-Lösungen made in Germany. Mit der Erfahrung von über 30 Jahren gilt das Unternehmen als Pionier für CRM und als Experte für Kunden- und Kontaktmanagementsysteme. Die Lösung cobra CRM fokussiert abteilungsübergreifende Kundeninformationen und verbessert so die Kundenbetreuung, das Kampagnen- und Leadmanagement sowie die Optimierung von Arbeitsabläufen. Davon profitieren Vertrieb, Marketing, Service und Geschäftsleitung. Als Vorreiter der Branche gehört cobra zu den ersten Anbietern, die Datenschutzmanagement und CRM vereinen. Die Software unterstützt so Nutzer bei der Einhaltung der komplexen Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung anwenderfreundlich und rechtskonform zertifiziert. Mobile Lösungen für Smartphone, Tablet oder Laptop gehören ebenso zum Portfolio und ermöglichen den flexiblen Einsatz der CRM-Software. Kleine, mittelständische und große Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz berät und beliefert cobra sowohl auf direktem Weg als auch mithilfe seiner circa 250 Vertriebspartner. Zu den 18.000 Kunden zählen Unternehmen wie Continental, die UnimogSparte der Daimler AG, Europa-Park, Ergo Direkt oder Siemens.

Autor

Jürgen Litz, Geschäftsführer