Durchschnittlich drei von vier Rechnungen erhalten Unternehmen heute noch auf Papier. Auch den Weg von der Poststelle über die Prüfung bis zur Zahlung legt eine Rechnung meist als Papierbeleg zurück. Dabei sprechen gleich mehrere Gründe dafür, auf elektronische Rechnungsverarbeitung umzustellen und den Prozess zu automatisieren. Der ERP-Hersteller proALPHA hat die Argumente gegen manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung zusammengefasst.
Sieben gute Gründe, die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ins Archiv zu verbannen
60 Prozent der Unternehmen bevorzugen heute immer noch eine Rechnung auf Papier. Und kommt dennoch eine per E-Mail, wird sie zunächst ausgedruckt. Nicht nur ein langwieriges, sondern auch ein kostspieliges Unterfangen. Das Festhalten an „bedrucktem Holz“ könnte daran liegen, dass nur sieben Prozent der Rechnungsempfänger die exakten Kosten für die Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen kennen. Dabei sprechen nicht nur die Kosten dafür, die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ad acta zu legen:
Die klassische Papierrechnung wird in vielen Unternehmen erst zugeordnet und kontiert, nachdem die Rechnungsdaten manuell erfasst wurden. Manuelle Eingaben sind jedoch sehr fehleranfällig und führen oft zu umfangreichen Nachbearbeitungen. Zuordnung und Kontierung verzögern sich dadurch erheblich. Besonders drastisch ist dies bei Sammelrechnungen. Hier führen Fehler oft zum Stopp des Genehmigungsprozesses.
Nach dem Abtippen der Rechnungsdaten folgt die zeitaufwändige manuelle Prüfung der steuerrechtlichen und betrieblichen Anforderungen. Formfehler wie etwa fehlende steuerrechtliche Pflichtangaben führen nicht selten zu weiteren Verzögerungen. Erschwerend kommt hinzu, dass international agierende Unternehmen die jeweils nationalen Regeln einhalten müssen. Werden fehlerhafte Rechnungen freigegeben, kann dies zur Folge haben, dass in einer späteren Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug gestrichen wird.
Für die fachliche Prüfung finden sich selten alle nötigen Daten an einem zentralen Ort. Bevor ein Mitarbeiter die Rechnung als geprüft weitergeben kann, muss er sich die Bestellung, Rahmenvereinbarungen oder die mit dem Lieferanten individuell ausgehandelten Zahlungsmodalitäten erst zusammensuchen. Statt die Belege rasch abzuarbeiten, müssen die Mitarbeiter suchen und nachfragen. Dies führt zu weiteren Verzögerungen. Ein Teufelskreis.
Interne und externe Vorgaben, wie die GoBD, haben zwar zu einer Dokumentation und Standardisierung von Abläufen geführt. Aber ohne Digitalisierung ist die Einhaltung der Vorschriften nicht nachvollziehbar.
Die Genehmigung und Buchung von unstrukturierten Rechnungsdaten kann, so der Verband elektronische Rechnung, bis zu 100 Tage in Anspruch nehmen. Dies führt zu konkreten, finanziellen Nachteilen. Denn die Möglichkeit zum Skontoabzug geht verloren.
Werden Rechnungen zu spät bezahlt, ist dies nicht nur ärgerlich für den Lieferanten. Bei hochspezialisierten, kleineren Anbietern führt dies mitunter rasch zu Liquiditätsengpässen – was wiederum nachfolgende Lieferungen verzögert. Ferner kann es sein, dass Lieferanten bei regelmäßiger verspäteter Zahlung die Kosten einer späten Zahlungsabwicklung in ihre Angebote einpreisen. Höhere Einkaufskosten sind die Folge.
E-Invoicing-Experten geben die Vollkosten des papierbasierten Rechnungseingangsprozess mit 17,60 Euro pro Beleg an. Die Verarbeitung einer elektronischen Eingangsrechnung schlägt ihnen zufolge nur mit 6,40 Euro zu Buche. Das Einsparpotenzial durch elektronische Rechnungen liegt also bei mindestens 60 Prozent. Andere Experten gehen sogar von bis zu 90 Prozent Zeitersparnis aus.
Experten rechnen mit 17,60 Euro für einen papierbasierten Rechnungseingangsprozess
Eine elektronische Abwicklung bietet neben Kostenvorteilen auch Chancen für zusätzlichen Produktivitätsgewinn. In einer Studie von ibi research an der Universität Regensburg gab jedes dritte Unternehmen an, seine Kostensituation hätte sich nach Einführung eines elektronischen Rechnungsempfangs spürbar verbessert. Bei knapp 40 Prozent wurden Abläufe durchgängiger, bei 45 Prozent verringerten sich die Bearbeitungszeiten. Und immerhin 20 Prozent können jetzt mehr Skonto nutzen.
Experten weisen in dem Zusammenhang auch darauf hin, dass es mit der simplen Eins-zu-Eins-Übertragung manueller Abläufe in die digitale Welt nicht getan ist. Deutlich höhere Effizienzsteigerungen lassen sich erzielen, wenn Unternehmen sämtliche relevanten Abläufe überarbeiten und Workflows standardisieren.
