Egal ob Kundendienst, Personalwesen, Buchhaltung oder Einkauf: Robotic Process Automation unterstützt Abläufe in den unterschiedlichsten Firmenbereichen
Roboter statt Outsourcing: Another Monday erklärt, warum Unternehmen auf RPA setzen und nicht auslagern sollten
Fachkräftemangel, Ressourcenknappheit, Wettbewerbsdruck: Die Gründe, warum Unternehmen Geschäfts- und IT-Abläufe auslagern, sind vielfältig. Eine Studie der Consultants von Axxcon kommt in diesem Zusammenhang zu dem Ergebnis, dass 81 Prozent der befragten Geschäftsführer und CIOs IT-Funktionen bereits ausgelagert haben, Tendenz steigend. Das Fraunhofer-Institut für Systemtechnik und Innovationsforschung (ISI) warnt jedoch: Oft ist der Outsourcing-Aufwand größer als der Nutzen.
Die deutschen RPA-Experten von Another Monday raten:
„Statt externe Partner im In- oder Ausland ins Boot zu holen, sollten Unternehmen die Möglichkeiten der Robotic Process Automation (RPA) nutzen.“
Das Unternehmen informiert, in welchen Unternehmensbereichen Software-Roboter mehr bewirken und bessere Arbeit leisten als externe Outsourcing-Firmen.
Nachteile des Outsourcings
RPA bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und verhindert negative Nebeneffekte, die mit dem Outsourcing einhergehen. So entsteht beim Auslagern von Prozessen beispielsweise erhöhter Kommunikationsbedarf, der sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Zudem sind Unternehmen in gewisser Weise vom Outsourcing-Partner abhängig, und es müssen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, wenn es beispielsweise um sensible Daten geht. Darüber hinaus geht das Auslagern von Aufgaben und Abläufen mit einem gewissen Kontrollverlust einher, der sich durch den RPA-Einsatz vermeiden lässt. Egal, ob es um Kundendienst, Personalwesen, IT oder Buchhaltung geht: Überall dort, wo Unternehmen Aufgaben auslagern können, lassen sich Software-Roboter kostengünstiger und effizienter einsetzen.
RPA in der Buchhaltung
RPA-Roboter arbeiten im Finanzbereich wesentlich effizienter als menschliche Mitarbeiter. Durch Machine Learning und die Interaktion mit dem zuständigen Mitarbeiter lassen sich einzelne Prozessschritte im Buchhaltungskontext permanent optimieren. Zu den typischen RPA-Anwendungsbereichen in der Buchhaltung gehören das Management von Kreditvergaben, Mahn- und Rechnungsabwicklung von Lieferantenrechnungen, die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen oder das selbständige Generieren von Zahlungsanweisungen. Zudem können Software-Roboter Rechnungen anhand zuvor definierter Vorgaben auf Vollständigkeit und Plausibilität überprüfen.
RPA im Personalwesen
Mithilfe von RPA können Firmen viele HR-Prozesse optimieren. Beispiele sind die Beschaffung, Betreuung und Entwicklung von Personal. Die folgenden Personalaufgaben sind prädestiniert für RPA: Verwaltung von Arbeits- und Fehlzeiten, Personalvergütung, Steuer- und Abgaben-Abfuhr, aber auch das Führen gesetzlicher Berichte und die regelbasierte Abwicklung von Personalaustritten. Wird die Personalakte mithilfe von RPA gemanagt, können Unternehmen Fehler um bis zu 80 Prozent reduzieren und deutlich schneller auf Anträge antworten.
RPA im Kundendienst
Der Kundenservice bietet ebenfalls viele Anwendungsmöglichkeiten für den RPA-Einsatz. Beispiele sind das Bearbeiten, Kategorisieren und Weiterleiten von Kunden-E-Mails. RPA erledigt diesen zähen Job in einem Bruchteil der Zeit, denn der Roboter erkennt den Inhalt, kategorisiert ihn anhand von definierten Kriterien und ordnet die Mail automatisch der entsprechenden Abteilung zu. Weitere Anwendungsfälle im Kundenservice sind Datenmanagement und -migration, Kündigungsbearbeitung, die Verbuchung von Produktrückgaben, die Bearbeitung von Kundenbeschwerden, aber auch die RPA-Integration in Chat Bots. RPA hilft im Kundendienst, Antwortzeiten zu minimieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Prozesseffizienz zu steigern.
RPA in Logistik und Einkauf
Laut McKinsey kann die RPA-Implementierung in der Logistik die Produktivität um 30 Prozent steigern, die Transaktionsgeschwindigkeit erhöhen und Kosten um 25 Prozent senken. Im Rahmen des Supply Chain Managements sind typische Anwendungsbereiche Incident Management, Eskalation bei Lieferverzögerung, Änderungsaufträge für Transport-Slots sowie Angebots- und Nachfrageplanung. Im Einkauf können Software-Roboter den operativen Einkauf, das Lieferanten- und Warengruppenmanagement oder die Datenpflege übernehmen und verbessern.
Hans Martens, Gründer und Geschäftsführer von Another Monday, erläutert:
„Viele Unternehmen wollen sich den Herausforderungen des digitalen Wandels stellen, indem sie Aufgaben neu organisieren oder an externe Experten auslagern. Doch das ist nicht ausreichend. Viel strategischer und besser lassen sich regelbasierte Prozesse durch Software-Roboter bearbeiten. Another Monday verbindet ausgeklügelte RPA-Methodik mit leistungsstarker und verlässlicher Technologie für die unterschiedlichsten Branchen und Firmengrößen. Ein langwieriges und teures Outsourcing wird so unnötig.“
