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Neues im Bereich ERP: AnwenderInnen im Mittelpunkt

Die letzten zwei Jahre waren für mittelständische Unternehmen eine echte Herausforderung. Neben ständigen Veränderungen und Unsicherheiten mussten sie neue Möglichkeiten finden, ihre unternehmerischen Ziele zu erreichen und ihre Arbeitsweise an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Besonders schwierig war das für all jene MitarbeiterInnen, die bereits zuvor ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit manuellen Routine-Aufgaben und umständlichen Backoffice-Prozessen verbrachten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie AnwenderInnen jetzt bei ERP im Mittelpunkt stehen.

Neues im Bereich ERP: AnwenderInnen im Mittelpunkt

Die in diesem Bereich bestmögliche Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), ihre Agilität und Produktivität effektiv zu steigern, die Kosten niedrig zu halten und den Druck auf die überlastete Belegschaft zu reduzieren, sind dabei innovative Unternehmenstools und Technologien. Doch was müssen moderne ERP-Systeme mitbringen, um Unternehmen im Mittelstand hierbei optimal zu unterstützen? Wohin geht der Trend im ERP-Bereich im Jahr 2022 und darüber hinaus? Das lesen Sie jetzt!

Moderner Mittelstand: Was sollte ein gutes ERP-System können?

Unit4 CEO Mike Ettling erläuterte kürzlich auf einer Veranstaltung für AnalystInnen in Boston, welche Eigenschaften ein agiles ERP-System für den Mittelstand haben sollte. Als besonders wichtig hob er hervor:

  • Flexible Erweiterbarkeit um Apps, die harmonisch miteinander koexistieren, ohne die Kernanwendung zu beeinträchtigen
  • Solide Kernfunktionalität ohne Kompromisse
  • Intelligente Technologien (wie KI und maschinelles Lernen) zur Automatisierung von Workflows und Prozessen
  • Durchgängiger Zugriff, um die Interaktion mit dem ERP während der Nutzung von Systemen wie Slack oder Teams zu gewährleisten
  • Offene Architektur, um bereits im Einsatz befindliche Systeme integrieren zu können
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit, auch für GelegenheitsnutzerInnen

All diese Merkmale haben eines gemeinsam: Sie erleichtern den AnwenderInnen tagtäglich die Arbeit und sorgen schnell und zielgerichtet für eine Verbesserung der Benutzererfahrung. Für uns daher ganz klar der Top-Trend für 2022!

ERP-Trend 2022: Optimale Bedingungen schaffen für hervorragende Arbeit

Gerade wenn es um Unternehmenssoftware geht, wird ein positives Nutzererlebnis künftig kein optionales Extra mehr sein. Vielmehr wird es ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Systems sein, das seinen AnwenderInnen echte Unterstützung im Arbeitsalltag bietet.

In unserem privaten Umfeld haben wir uns alle mittlerweile an Software gewöhnt, die einfach zu bedienen ist und schnell, unkompliziert und intuitiv das erledigt, was wir uns von ihr erwarten. Am Arbeitsplatz ist das für viele allerdings leider (noch) nicht der Fall.

Eine von Unit4 durchgeführte Studie ergab, dass 74 Prozent der BenutzerInnen nicht gerne mit dem ERP-System arbeiten, das ihr Unternehmen im Einsatz hat. Schlimmer noch: Die übrigen 26 % gaben an, die Arbeit mit ihrem ERP regelrecht zu hassen.

Doch ohne ein einfach nutzbares, intuitives System sind die meisten AnwenderInnen nicht in der Lage, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und ihre Produktivität zu steigern. Das ist keine Überraschung, denn wer den größten Teil seiner Arbeitszeit damit verbringt, mit dem hauseigenen Backoffice-System zu kämpfen, kann seine eigentliche Arbeit nicht wirklich zielführend erledigen. Doch es gibt eine Lösung.

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Benutzererfahrung verbessern – aber wie?

Um dem Bedarf nach verbesserter User Experience gerecht zu werden, hat Dmitri Krakovsky, CPO von Unit4, mit seinem neu geschaffenen User-Experience-Team fünf zentrale Faktoren erarbeitet, die für ein besseres Benutzererlebnis unerlässlich sind:

1. Möglichkeiten zur Personalisierung

Jeder User, jede Userin hat auch eine eigene Anforderung an das genutzte ERP-System. Ganz besonders in Unternehmen, die sich nicht auf starre, produktbasierte Fertigungsprozesse stützen. Ein gutes Benutzererlebnis zeichnet sich dabei meist dadurch aus, dass alle Software-NutzerInnen individuell bestimmen können, welche Features und Services sie wirklich brauchen – und welche nicht. Gerade für eine Personalisierung dieser Art ist in der Regel eine Mikroservices-Architektur unerlässlich, in der die einzelnen Dienste als separate, voneinander abkoppelbare Elemente behandelt werden, die jeder nach Bedarf aus- oder abwählen kann.

2. Echte Unterstützung für die AnwenderInnen

Hier rückt das Thema KI erst so richtig in den Vordergrund. Systeme sollten in der Lage sein, die Bedürfnisse der BenutzerInnen zu antizipieren, indem sie bei routinemäßigen Workflows entsprechende Eingabeaufforderungen anzeigen und bei der Durchführung bestimmter Vorgänge die nächsten erforderlichen Schritte vorschlagen. Durch die Integration fortschrittlicher virtueller Assistenten in ein ERP-System können die AnwenderInnen Daten schneller abrufen, ohne dabei jedes Mal starren, strukturierten Prozessen folgen zu müssen. Das ermöglicht nahtlosen Zugriff auf die Unternehmensdaten und eine unkomplizierte Weiterverarbeitung. Ein gutes Beispiel hierfür wäre etwa Wanda von Unit4.

3. Geringes Fehlerrisiko

Eine Tatsache, die im Zusammenhang mit der Nutzung von ERP-Systemen oft übersehen wird, ist, dass die meisten AnwenderInnen so genannte „Light User“ sind, die die Software entweder nicht oft brauchen oder sich nicht im Detail damit beschäftigen müssen. Von diesen BenutzerInnen kann man folglich nicht erwarten, dass sie alle Eigenheiten des Systems kennen und verstehen. ERP-Tools, die eine hervorragende Benutzererfahrung anstreben, sollten daher über integrierte Sicherheitsmaßnahmen verfügen, die Fehler und Diskrepanzen schnell erkennen und den AnwenderInnen helfen, rasch wieder auf den richtigen Weg zu kommen.

Neues im Bereich ERP: AnwenderInnen im Mittelpunkt

4. Hohe Geschwindigkeit und Effizienz

Ein gutes Benutzererlebnis sollte stets darauf abzielen, einzelne Aufgaben so rasch und einfach wie möglich zu erledigen. Denn je schneller Tasks vom Tisch sind, desto produktiver sind die Mitarbeitenden. Unit4 hat es sich hier etwa zum Ziel gesetzt, den Usern so genannte 10-Sekunden-Interaktionen mit dem System zu ermöglichen. Das geschieht entweder durch die vollständige Automatisierung von Prozessen (wie etwa beim Smart Invoicing) oder durch die Optimierung der Benutzeroberfläche, über die die AnwenderInnen Ihre Aufgaben erledigen.

5. Zielgerichtetes Arbeiten mit dem richtigen Ergebnis

Eines ist klar: Auch das beste Benutzererlebnis ist nutzlos, wenn es schlussendlich nicht den richtigen Output liefert. Ein modernes ERP-System sollte daher nicht nur transparente Daten und Prozesse garantieren. Es sollte selbstverständlich auch ein besonderes Augenmerk auf das finale Ergebnis legen.

Blicken Sie über den Bildschirmrand hinaus

Die Auswirkungen des Trends zu einer nahtloseren und intuitiveren Nutzererfahrung gehen weit über Benutzeroberflächen und Schnittstellen hinaus. ERP-AnbieterInnen – und auch KäuferInnen – müssen sich nicht nur bewusst machen, wie wichtig diese Elemente sind. Sondern auch, welchen Herausforderungen sie auf dem Weg dorthin gegenüberstehen. Für viele von ihnen könnte es sogar notwendig sein, die Architektur ihrer Lösung von Grund auf neu zu konzipieren.

Bei Unit4 war das beispielsweise der Fall. In den letzten zwei Jahren haben wir uns intensiv mit dieser Herausforderung auseinandergesetzt. Wir haben ein ERP-System der nächsten Generation (ERPx) entwickelt, das den Trend in Richtung eines besseren Benutzererlebnisses unterstützt und vorantreibt.

Auch wenn es unerlässlich ist, neue Technologien anzunehmen und zu nutzen, sollten Sie dabei verstärkt auf die Art und Weise achten, wie die Systeme ihre Features und Funktionen für die NutzerInnen bereitstellen. Es ist nicht ausreichend, dass Ihr Tool einen guten Eindruck macht. Eine positive Benutzererfahrung, die produktives, angenehmes Arbeiten ermöglicht, muss künftig zentraler Bestandteil des Systemdesigns sein.

Autor: Mike Ettling, CEO bei Unit4

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So kann Sie Unternehmenssoftware erfolgreicher machen:

Was ist Unternehmenssoftware?

Unternehmenssoftware ist eine Sammlung von Anwendungen und Tools, die speziell entwickelt wurden, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Sie deckt eine Vielzahl von Funktionen ab, darunter Buchhaltung, Personalwesen, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Lieferkettenmanagement und Enterprise Resource Planning (ERP). Diese Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Abläufe zu automatisieren, Daten effizient zu verwalten und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern. Durch den Einsatz von Unternehmenssoftware können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, indem sie Echtzeitdaten und Analysen nutzen. Darüber hinaus ermöglicht sie die Skalierung von Geschäftsaktivitäten, die Reduzierung von Kosten und die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, was letztendlich zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.

Wie kann Unternehmenssoftware ein Unternehmen digital erfolgreicher machen?

Unternehmenssoftware kann Unternehmen digital erfolgreicher machen, indem sie Geschäftsprozesse automatisiert und optimiert, wodurch Effizienz und Produktivität steigen. Sie ermöglicht die Integration verschiedener Abteilungen und fördert eine nahtlose Zusammenarbeit, indem sie Echtzeitdaten bereitstellt. Durch präzise Datenanalysen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und Markttrends schneller erkennen. Unternehmenssoftware verbessert zudem die Kundenbeziehungen durch effektives Kundenbeziehungsmanagement (CRM), was zu gesteigerter Kundenzufriedenheit und -bindung führt. Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert menschliche Fehler und spart Zeit und Ressourcen. Darüber hinaus unterstützt sie Unternehmen dabei, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und ihre digitale Transformation voranzutreiben, um im Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu bleiben.

Wichtige Schlagworte im Kontext von Unternehmenssoftware:

Digitalisierung

Der Prozess, bei dem analoge Geschäftsprozesse in gute und sinvolle digitale umgewandelt werden, um Effizienz und Produktivität zu steigern.

Integration

Die Verbindung verschiedener Softwarelösungen und Systeme, um einen reibungslosen Informationsfluss und eine einheitliche Datenbasis im Unternehmen zu gewährleisten.

Automatisierung

Der Einsatz von Software zur Durchführung wiederkehrender Aufgaben ohne menschliches Eingreifen, um Fehler zu reduzieren und Ressourcen zu sparen.

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DAS EAS-MAG-Glossar für den Beitrag:

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EAS-MAG-Glossar:

ERP-System

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine integrierte Softwarelösung, die zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdeckt, wie Finanzen, Produktion, Vertrieb, Lagerhaltung und Personalmanagement. Es ermöglicht eine nahtlose Datenverarbeitung und -vernetzung über verschiedene Abteilungen hinweg, wodurch betriebliche Effizienz und Transparenz gesteigert werden. Durch die zentrale Datenbank in einem ERP-System werden Silos vermieden, und Unternehmen können auf konsistente, aktuelle Informationen zugreifen. Dies erleichtert Entscheidungsprozesse, optimiert Ressourcen und fördert die Zusammenarbeit. Moderne ERP-Systeme sind oft modular aufgebaut und können individuell an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.

Cloud

Cloud bezeichnet die Bereitstellung von Software, Diensten und Daten über das Internet statt lokal auf firmeneigenen Servern. Unternehmen nutzen Cloud-basierte Lösungen, um Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz zu erhöhen. Anwendungen, wie CRM, ERP oder Buchhaltung, werden über die Cloud gehostet und ermöglichen Mitarbeitern den Zugriff von überall. Die Cloud reduziert die Notwendigkeit für teure IT-Infrastruktur und Wartung, da Anbieter für Sicherheit, Updates und Verfügbarkeit sorgen. Typische Cloud-Modelle umfassen SaaS (Software as a Service), PaaS (Platform as a Service) und IaaS (Infrastructure as a Service).

ERP - Enterprise Resource Planning

Im Kontext von Unternehmenssoftware steht ERP (Enterprise Resource Planning) für integrierte Softwarelösungen, die zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens steuern und optimieren. Ein ERP-System bündelt verschiedene Funktionen wie Finanzen, Personalwesen, Produktion, Beschaffung und Vertrieb in einer einheitlichen Plattform. Dadurch wird der Informationsfluss zwischen Abteilungen verbessert und Daten werden in Echtzeit bereitgestellt, was die Entscheidungsfindung erleichtert. ERP-Systeme reduzieren manuelle Aufgaben, steigern die Effizienz und minimieren Fehler. Sie sind skalierbar und anpassbar, um den spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Branchen gerecht zu werden. Durch die Zentralisierung von Daten bietet ein ERP-System Transparenz und Kontrolle über alle Geschäftsprozesse und unterstützt Unternehmen bei der strategischen Planung und Umsetzung.

Digitalisierung

Digitalisierung bezieht sich auf die Umwandlung traditioneller Geschäftsprozesse und -modelle durch den Einsatz digitaler Technologien. Dies umfasst die Integration von Softwarelösungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, Verbesserung der Datenverarbeitung und Optimierung der Kommunikation. Durch Digitalisierung können Unternehmen Effizienz steigern, Kosten senken und die Qualität von Produkten und Dienstleistungen verbessern. Sie ermöglicht eine datengesteuerte Entscheidungsfindung und bietet Zugang zu Echtzeitinformationen. Unternehmenssoftware wie ERP-, CRM- und SCM-Systeme spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung, indem sie Prozesse integrieren und Transparenz schaffen. Digitalisierung fördert Innovation, steigert die Wettbewerbsfähigkeit und unterstützt Unternehmen bei der Anpassung an sich wandelnde Marktanforderungen.

KI - Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet die Fähigkeit von Computern und Maschinen, Aufgaben zu übernehmen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Dazu gehören Lernen, Problemlösung, Mustererkennung und Entscheidungsfindung. KI-Systeme nutzen Algorithmen und Daten, um eigenständig zu lernen und sich zu verbessern. Beispiele sind maschinelles Lernen, neuronale Netze und natürliche Sprachverarbeitung. KI findet Anwendung in vielen Bereichen, darunter autonome Fahrzeuge, Spracherkennung, personalisierte Empfehlungen und medizinische Diagnosen. Sie bietet das Potenzial, Effizienz und Innovation zu steigern, bringt jedoch auch ethische Herausforderungen und Diskussionen über Datenschutz und Arbeitsplatzveränderungen mit sich. KI verändert die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten.

Unternehmenssoftware

Unternehmenssoftware ist eine spezialisierte Software, die Unternehmen bei der Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Zu den gängigen Anwendungen gehören Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), und Human Resource Management Systems (HRMS). Diese Softwarelösungen integrieren verschiedene Geschäftsbereiche wie Buchhaltung, Vertrieb und Personalwesen, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Unternehmenssoftware ermöglicht die zentrale Verwaltung von Daten, fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und bietet Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungsfindungen. Sie reduziert manuelle Arbeitsaufwände, minimiert Fehler und spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation von Unternehmen, erfordert jedoch eine sorgfältige Implementierung und Schulung.

 
Transparenzhinweis für Gastbeitrag
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Unternehmen

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Autor

Mike Ettling, CEO bei Unit4