Redaktionsbeitrag

Warum die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware mehr einem Hausbau ähnelt, als einem Autokauf!

Veröffentlicht am 30.01.2018

Matthias Weber über seine langjährigen Erfahrungen im Vertrieb von Unternehmenssoftware und der Frage: Warum die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware mehr einem Hausbau ähnelt, als einem Autokauf!

Diesen Beitrag können Sie auch in einer englischen Übersetzung auf EAS-MAG.digital lesen. You can also read this article in an English translation on EAS-MAG. digital.

Warum die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware mehr einem Hausbau ähnelt, als einem Autokauf!

Sales-Mitarbeiter kennen den Spruch: „Wenn ich ein Auto kaufe, dann mache ich doch auch erstmal eine Probefahrt. Warum kann ich Ihre Software nicht vorher kostenlos testen?“ Ganz unrecht hat der Interessent da nicht. Die Investitionssumme für eine neue Unternehmenssoftware ist schnell mal fünfstellig. Die Entscheidung für ein Produkt hat meist Auswirkungen auf die nächsten 10 bis 15 Jahre. Im Vorbeigehen kauft daher niemand eine solche Software und entsprechend vorsichtig nähern sich die Entscheider dem Thema, wollen sich absichern – ähnlich einer Probefahrt beim Autokauf. Aber der Vergleich Softwarekauf wäre wie Autokauf hinkt: die richtige Unternehmenssoftware ist mehr als ein Auto.

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Warum die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware mehr einem Hausbau ähnelt, als einem Autokauf!

  • Cloud & SaaS vereinfachen Vieles
  • Führerscheinprüfung vs. Schulung
  • Kurzstrecke vs. Langstrecke
  • Unternehmenssoftware ist kein Auto
  • Fundament eines Unternehmens: ERP-Software
  • Die Unternehmenssoftware als virtuelles Bürohaus für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter
  • Schon mal von Probewohnen gehört? – 5 Schritte zum Ziel

Cloud & SaaS vereinfachen Vieles

Die Digitalisierung in der IT-Branche macht Vieles einfacher. Software kann heute als „Software As A Service“ (SaaS) angeboten werden oder ist bereits Cloud-basiert. Anbieter von ERP-Systemen können diese Wege einfacher Test-Systeme zur Verfügung stellen – kostenfrei versteht sich. Doch ist das die Lösung? Nicht ganz! Die grundsätzliche Verfügbarkeit eines solchen Systems ist bereits die halbe Miete, aber für eine qualifizierte Auswahl eines neuen Systems braucht es weit mehr.

Führerscheinprüfung vs. Schulung

Bleiben wir bei dem Gleichnis, die Anschaffung von Unternehmenssoftware ähnelt einem Autokauf: Um das Auto zu testen braucht man einen Führerschein. Einen „ERP-Führerschein“ besitzen aber die wenigsten Anwender – schon weil es ihn nicht gibt. Der Grund: Die grundsätzliche Bedienung eines Autos ist in jedem Fahrzeug gleich – wobei jedem Fahrer kurz der Atem stockt, wenn man von einem Linkslenker-Fahrzeug auf einen Rechtslenker-PKW umsteigt. Bei ERP-Software ist im Gegensatz dazu das Bedienmodell nicht genormt. Programmierer haben sich die Freiheit herausgenommen, Ihre Software kreativ nach Ihren Bedienvorstellungen zu programmieren. Daher gibt es keinen ERP-Bedien-Führerschein – jede Software ist anders. Das ist der Grund, warum man ohne Erklärung und Schulung ein Softwareprodukt nicht perfekt testen kann. Das dafür nötige Know-How, mit dem Wissen, wie alle Funktionen optimal genutzt werden können, haben nur Experten für dieses Programm.

Kurzstrecke vs. Langstrecke

Die Bereitstellung einer Test- oder Demo-Umgebung als Cloud-Applikation, Software As A Service oder in einer virtuellen Umgebung, wird bei den Herstellern oder Anbietern immer gängiger. Doch kommt man als Interessent damit ans Ziel? Dies ist vergleichbar mit der Frage, ob ich ein neues Auto nur auf Kurzstrecke teste oder über mehrere Tage das Fahrzeug auch auf Langstreckenfahrten ausprobiere. Abhängig von der Preisklasse des Fahrzeugs, wird der Händler dies sicher anbieten.

Das ist bei Software-Anbietern ähnlich. Ein Langstrecken-Test bedeutet bei einer Software, dass der Test mit den Daten und der Datenmenge des Unternehmens erfolgt, nicht mit lustigen Demo-Daten, zu denen man keinen Bezug hat, oder mit nur wenigen Datensätzen, die jedes System verarbeiten kann. Wie auch beim Auto ist die Beladung eines Softwaresystems immer kritisch für die Performance. Die Art der Datenmenge und die Anzahl der gleichzeitigen Benutzer haben Einfluss auf die Nutzbarkeit der jeweiligen Software – selten kann ein reines Demo-System dies adäquat simulieren. Nur wenige Autokäufer kommen mit der ganzen Familie und den gepackten Urlaubskoffern zum Händler und machen eine mehrtägige Probefahrt nach Italien. Der Vergleich, ein Autokauf sei wie die Anschaffung neuer Unternehmenssoftware, funktioniert auch in diesem Punkt nur begrenzt.

Unternehmenssoftware ist kein Auto

Wenn man ehrlich zu sich selbst ist, dann dient der Vergleich von Unternehmenssoftware mit einem Auto nur dem Interessenten, um kostenfreie Kaufberatung beim Anbieter zu erhalten. Ein Auto ist keine Unternehmenssoftware. Wenn man ein Auto kauft, kann man mehr oder weniger sofort losfahren. Nach dem Kauf einer Unternehmenssoftware, braucht man entsprechende Hardware (außer in einem Public Cloud Szenario), Installation und Konfiguration, Datenübernahme oder initiale Dateneingabe und Schulung – erst danach kann man loslegen. Bevor man also Unternehmenssoftware nutzen kann, bedarf es weit mehr als das Auto beim Verkehrsamt und der Versicherung anzumelden und zur Tankstelle zu fahren.

Fundament eines Unternehmens: ERP-Software

Unternehmenssoftware ist mehr als nur ein Auto. Schon vor dem Meta-Thema „digitale Transformation“ war Software für ein Unternehmen das virtuelle Gehirn des Betriebes. Daten werden in einer zentralen Datenbank abgebildet und Geschäftsprozesse digital abwickelt und überwacht. Unternehmenssoftware ist daher eher das Fundament eines Unternehmens. Auf Grundlage von Software entstehen neue Geschäftsmodelle und bieten damit ein virtuelles Haus für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter.

Die Unternehmenssoftware als virtuelles Bürohaus für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter

Es gibt viel bessere und passendere Vergleiche für Unternehmenssoftware: digitales Abbild des Unternehmens, Gehirn des Unternehmens oder das virtuelle Bürohaus. Gerade das Bildnis eines virtuellen Bürohauses zeichnet die heutigen Aufgaben gut nach. ERP-Software ist heute angelegt als ein kollaboratives und kommunikatives Programm, über das alle Interessensgruppen verbunden sind damit sie miteinander kommunizieren können. Kunden können via Webshop direkt Produktinformationen abfragen und Aufträge platzieren. Lieferanten können geplante Lieferungen anmelden und so Einfluss auf die Lagerdisposition nehmen. Mitarbeiter bearbeiten Prozesse und erhalten Informationen über Eskalationen. Sie können Kunden über Lieferengpässe informieren und gleichzeitig versuchen, alternative Lieferanten zu beauftragen. Diese ganzen Aufgaben werden innerhalb einer zeitgemäßen Unternehmenssoftware abgebildet. Ein solches Zusammenspiel testet man nicht während einer kurzen Probefahrt bzw. Testphase.

Schon mal von Probewohnen gehört?

Trotz des Dissens, dass ein ERP-Kauf kein Autokauf ist, braucht es für diese Challenge, die Suche nach einer neuen Unternehmenssoftware, eine Lösung. Die ERP-Heroes, Experten für Unternehmenssoftware, haben 5 Ideen gefunden, mit der man die Herausforderung angehen kann und so sicher ans Ziel kommt, quasi Probewohnen in Schritten – bis hin zum Einzug:

  • Ein Lastenheft anlegen!
  • Request für Information (RFI / R4I)
  • In der Sandbox spielen gehen!
  • Zu einer lastenheftbezogenen Produktpräsentation einladen!
  • Evaluierungsworkshop

Ein Lastenheft anlegen!

Ein Lastenheft, das gerne auch mal mit dem Pflichtenheft verwechselt wird, hilft allen an der Softwareauswahl Beteiligten, ein Verständnis für die Anforderungen an das virtuelle Bürohaus zu entwickeln. Wichtig: Ein Wunschkonzert kann schnell teuer werden. Pool, Sauna und Fitnessraum sind tolle Features für das Traumhaus, aber werden diese teuren Features dann auch genutzt? Ist evtl. ein großer Parkplatz, ergonomische Arbeitsplätze und eine flexible Raumaufteilung nicht besser? Diese Gedanken über die notwendigen Eigenschaften sollten ganz am Anfang der Anschaffung neuer Unternehmenssoftware stehen. Unabhängige Experten für Unternehmenssoftware bieten oftmals Workshops an, in denen gemeinsam ein solides Lastenheft erarbeitet wird, sofern man nicht die Zeit oder das Know-How dafür hat.

Request für Information (RFI / R4I)

Eine weitere Methode sich dem Thema zu nähern, ist eine „Request for Information“. Das Unternehmen gestaltet einen „öffentlichen“ Aufruf an Hersteller und Anbieter mit einem einfachen Fragebogen, der die ersten Kernfragen klärt: Features, Lizenzmodell und Projektablauf. Die „suche-ERP.de“-Plattform, ein Angebot der ERP-Heroes, bietet solch eine RFI an. Das Besondere: Der Interessent hat die Wahl zwischen einem Whitebox- und einem Blackbox-Verfahren. Nach einem kostenlosen Erstgespräch mit den Experten der ERP-Heroes erstellen diese einen Request und schicken ihn an Ihre ERP-Partner. Auf Wunsch des Kunden erfolgt dies auch anonym (Blackbox-Verfahren). Das heißt: Die ERP-Hero-Partner bewerben sich beim Interessenten mit allen Informationen. Der Kunde entscheidet, ob er den Anbieter kontaktiert. Im Whitebox-Verfahren kommen die Dienstleister auf den Kunden direkt zu. Der gesamte Service ist für Interessenten kostenfrei.

In der Sandbox spielen gehen!

Wer sich bereits auf dem Markt informiert hat und sich eine TOP-3-Anbieter-Liste zusammengestellt hat, kann bei diesen Anbietern nach einer kostenfreien Sandbox fragen. Eine Sandbox wird eine Installation genannt, die wie ein Sandkasten zum Spielen dient. Hersteller von nativen Cloud-Lösungen können dies oft einfacher gewährleisten als OnPremise-Lösungen. Aber auch die können über SaaS (Service As A Service) eine Demo-Software anbieten. Mit dieser Sandbox bekommen Sie einen ersten Eindruck des Programmes. Aber: ERP-Software zählt zu den erklärungsbedürftigen Softwarelösungen: ohne Schulung kommt man schnell an seine Grenzen. Eventuell gibt es auf YouTube von der Software ein Tutorial- oder ein Test-Video, wie beispielsweise vom IT-Boy. So bekommt man einen leichtern Einstieg in die Software und die Frustration, wenn die ersten Schritte nicht so klappen wie man möchte, wird weitgehend vermieden.

Zu einer lastenheftbezogenen Produktpräsentation einladen!

Konkreter wird es in einer lastenheftbezogenen Produktpräsentation. Mit einem entsprechenden Lastenheft zur Vorbereitung, kann sich der Software-Anbieter optimal auf die Präsentation einstellen und Ihnen zeigen was Sie sehen wollen. Der Vorteil: Funktionen der Software, die für Sie nicht relevant sind, werden für den Moment ausgelassen und verwirren nicht. Der Blick bleibt fokussiert auf das Wesentliche. Je nach Projektsumme sind Anbieter bereit, diese Präsentation kostenfrei anzubieten. Je personalisierter der Termin durchgeführt wird, desto mehr Zeit steckt in der Vorbereitung. Daher wird es auch gelegentlich vorkommen, dass eine kleine Aufwandsentschädigung gewünscht wird. Dies ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Große Projekte bieten bereits bei der Ausschreibung ein Pauschalentgelt für die Dienstleister an, die zur Präsentation eingeladen werden.

Evaluierungsworkshop

Wenn man kurz vor der Entscheidung steht und letzte Unsicherheiten ausgeräumt werden sollen, dann empfehlen die ERP-Heroes einen Evaluierungsworkshop. Die Idee hinter diesem Termin: Experten der Software, meist Consultants, bauen zusammen mit den Key-Usern des Unternehmens eine kleine Installation auf, die einem späteren Betriebsszenario möglichst nahekommt. Kritische Prozesse und wichtige Abläufe werden dann in dem System nachgestellt. Mit dem Rat des Experten kann so sichergestellt werden, dass bei der späteren Einführung nicht eventuell noch fehlende Funktionen zu Mehraufwand führen. Diese Workshops sind in der Regel kostenpflichtig. Der Aufwand lohnt sich jedoch. Zusätzliche hohe Anpassungsprogrammierungen während der Einführung können so mit vergleichsweise wenig Geld vermieden werden.

Fazit

Unternehmenssoftware ist kein Auto, Unternehmenssoftware ist das Fundament für Unternehmensprozesse und damit entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.