Spürbar weniger Aufwand: 4 Stunden statt 4 Tage
Bei der Implementierung des Service Catalogs wurde dieser schließlich über eine Schnittstelle auch an die vorhandene Personalmanagementlösung des Pharmakonzerns angebunden. Bereits mit den ersten, über den Service Catalog initialisieren HR-Prozessen wurde klar, dass dieses Digitalisierungsprojekt eine immens positive Auswirkung auf die Abläufe in der HR haben würde.
Der verantwortliche IT-Leiter erinnert sich:
„So haben wir zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Zum einen hatten wir keine redundanten Daten und zum anderen dauerten die Prozesse statt 4 Tagen nur noch 4 Stunden.“
Der Grund: Die verschiedenen Prozesse, etwa die Neuanstellung eines Mitarbeiters in einer bestimmten Abteilung, konnten jetzt per Mausklick über den Service Catalog gebucht werden. Mit dieser Buchung wurden im Hintergrund von selbst die dazugehörigen Aufgaben ausgelöst und umgesetzt, etwa die Bereitstellung von PC, Arbeitsplatz, Firmenwagen, Kantinenkarte etc.
Ergänzend zur Einführung des Matrix42 Service Catalogs hatte man außerdem eine Vollautomatisierung in Bezug auf die Anlage des Active-Directory-Benutzerkontos sowie eines Office365 Mail-Accounts vorgenommen. Das hatte den Effekt, dass nicht nur die Accounts der neuen Mitarbeiter aufgrund eines ausgearbeiteten Organisations- und Funktionskonzepts automatisch den dazugehörigen Standard AD-Gruppen zugeordnet werden, sondern auch beim internen Mitarbeiterwechsel automatisch Standardberechtigungen entfernt und hinzugefügt werden.
Nice to have
Mittlerweile können in dem Chemieunternehmen sogar Plätze im hauseigenen Kindergarten über das System gebucht werden. Neben vielen anderen für die Personalabteilung wichtigen Aspekten hatte man auch die Verfügbarkeit von Kindergartenplätzen in den Service Catalog eingepflegt. So können Angestellte oder neue Mitarbeiter über die HR-Abteilung sogar einem Kitaplatz für ihr Kind anfragen. Auch die Beantragung von Firmenparkplätzen erfolgt bei Neuanstellungen oder Wechseln direkt im System.
