Redaktionsbeitrag

ERP Interview mit Delta Barth: DMS und ECM Software

Veröffentlicht am 28.06.2021

Die EAS-MAG-Redaktion, hat mit Delta Barth Systemhaus GmbH, ein Interview zum Thema „DMS und ECM Software“ durchgeführt. Das Interview liefert spannende Einblicke in die moderne Dokumenten- und Content-Verwaltung.

5 Fragen an Delta Barth zum Thema DMS & ECM

1. Welchen Nutzen sehen Sie im Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS)?

Für Unternehmen bietet ein Dokumentenmanagementsystem mehrere Vorteile, um das wachsende Aufkommen von Geschäftsdokumenten effizient und zentral zu organisieren, revisionssicher zu archivieren sowie den Vorgaben des Gesetzgebers nachzukommen. Es macht dabei keinen Unterschied, ob Dokumente in Papierform oder digital von Geschäftspartnern bereitgestellt werden. Alle ein- und ausgehenden Dokumente werden mit einer vordefinierten Verschlagwortung abgelegt. So kann jeder Anwender schnell und sicher entsprechende Dokumente suchen und finden. Eine Suche in Ordnern oder Aktenschränken entfällt. In Verbindung mit unserer ERP-Lösung DELECO® werden zum Beispiel gebuchte Dokumente im DMS archiviert, Eingangsbelege den entsprechenden Bestellungen zugeordnet oder E-Mails mit Kontakten verknüpft.

2. Wie wichtig sind im Moment Workflows und Compliance-Anforderungen in DMS- und ECM-Projekten?

Workflows sind der Schlüssel zum papierlosen Büro. Mit einer zunehmenden Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen und den steigenden gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von Geschäftspapieren definieren Workflows den digitalen  Durchlaufprozess eines Dokumentes innerhalb einer Organisation. Es können Freigabeprozesse sowie Verantwortlichkeiten hinterlegt und elektronisch durch mehrere Instanzen geführt werden.

3. Welche anderen EDV-Systeme sollten Ihrer Ansicht nach mit der DMS- / ECM-Lösung verbunden sein? Und warum?

Die Vernetzung von ERP-Software und Dokumentenmanagementsystem stellt eine besonders wichtige Schnittstelle dar. Die Vorteile liegen auf der Hand:  Die Verbindung von ERP-System und DMS bietet eine zentrale und revisionssichere Ablage von Geschäftsdokumenten jeglicher Art. Doppeltes Erfassen von Daten entfällt, die gewünschten Dokumente können direkt aus einer ERP-Software heraus gesucht und geöffnet werden. Die Verwaltungsaufwände werden dadurch deutlich minimiert. Effizienz, Skalierbarkeit und Datensicherheit sind garantiert. Mit unserer ERP-Lösung DELECO® bieten wir eine vollständige Verbindung zwischen beiden Systemwelten und ermöglichen somit eine Optimierung bestehender Ressourcen in verschiedenen Kernbereichen.

4. Auf welche Punkte sollte man Ihrer Meinung nach bei der Auswahl einer DMS- / ECM-Lösung achten?

Grundlegend ist zu beachten, dass ein DMS zur gesamten Systemlandschaft passt. Ist bereits ein zentrales ERP-System vorhanden, sollte dieses mittels  Schnittstellen an das gewählte DMS angebunden werden. So lassen sich jegliche Prozesse innerhalb des Unternehmens effizient im Arbeitsalltag vereinfachen. Zusätzlich muss ein wichtiger Punkt beachtet werden: Es bedarf eines gewissen Maßes an Disziplin und Durchhaltevermögen seitens der Mitarbeiter, um bestehende Strukturen nachhaltig digital zu verändern. Die Vorteile müssen daher entsprechend offen und klar kommuniziert werden.

5. In welchen Schritten würden Sie eine DMS- / ECM-Lösung in einem Unternehmen einführen?

Eine Einführung ist von mehreren Faktoren abhängig und lässt sich nicht pauschalisieren. Als Unternehmer sollte man sich mehrere Fragen stellen: Ist eine zentrale ERP-Lösung bereits vorhanden oder muss meine komplette Arbeitswelt in das digitale Zeitalter umziehen? Welche Anforderungen sollen umgesetzt werden? Möchte man lediglich ein digitales Archiv oder auch Arbeitsweisen und Prozesse verändern? Die Fragen könnte man nun um ein Vielfaches fortführen. Wir von der DELTA BARTH Systemhaus GmbH setzen darauf, unsere Geschäftspartner bei diesen Fragen zu unterstützen. Gemeinsam mit dem Kunden erarbeiten wir einen individuellen Leitfaden, welche Komponenten effizient und kostendeckend im Unternehmen eingeführt werden können.


Das Interview wurde schriftlich, mit Ulli Sonntag, Vertriebsmitarbeiter der Delta Barth Systemhaus GmbH geführt.