Redaktionsbeitrag

Interview mit Ceyoniq: DMS & ECM

Veröffentlicht am 28.08.2020

Die EAS-MAG-Redaktion, unter der Leitung von Matthias Weber, hat mit Michele Barbato, Teamkoordinator Produktmanagement bei Ceyoniq Technology, ein Interview zum Thema „DMS & ECM“ durchgeführt. Das Interview liefert spannende Einblicke in die Moderne Dokumenten- und Content-Verwaltung.

5 Fragen an Ceyoniq zum Thema DMS & ECM

Auf unsere 5 Fragen zum Thema DMS & ECM gibt uns Michele Barbato, Teamkoordinator Produktmanagement bei Ceyoniq Technology, Antworten:

1. Welchen Nutzen sehen Sie im Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bzw. Enterprise-Content-Management (ECM)?

Die Verwaltung vieler Informationen aus unterschiedlichen Quellen und der Bereitstellung dieser Informationen für alle Anwendungen und Anwender stellt jedes Unternehmen vor große Herausforderungen. Das sieht man selbst bei der täglichen Arbeit: Man sucht in seinen E-Mails, hat viele Daten und Dokumente auf dem Dateiserver oder in seiner lokalen Ablage und braucht dann noch den Kontext aus dem ERP-System.

Mit einer zentralen Informationsplattform können Unternehmen diese Herausforderungen sehr gut meistern. Es werden alle vorhandenen Informationsinseln geschlossen, da die Informationen an einer Stelle im ECM verwaltet werden. Diese Strategie bietet dann auch die Basis von Prozessoptimierungen und Kostenersparnissen.

Die unternehmensweite Informationsplattform nscale der Ceyoniq Technology besitzt eine Vielzahl von Schnittstellen, so dass sehr schnell gängige ERP-Systeme, Office, Mail-Systeme und auch andere Anwendungen, die jeder im täglichen Gebrauch hat, mit der Plattform verbinden kann.

Das Ergebnis: Informationen werden im Zusammenhang, strukturiert in digitalen Akten zur aktiven Benutzung vorgehalten. Mit der Workflowfunktion können verschiedene Geschäftsprozesse, z.B. die Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert werden.

Zusammengefasst bedeutet das für jedes Unternehmen: Kosteneinsparung und Prozessoptimierung.

2. Wie wichtig sind im Moment Workflows und Compliance-Anforderungen in DMS- und ECM-Projekten?

Die Einhaltung der Revisionssicherheit ist eine Herausforderung für jedes Unternehmen. Diese Funktion ist seit jeher eine Produkteigenschaft von ECM. An viele Anforderungen, wie der Einhaltung der Anforderung der GoBD und die Umsetzung von TR-ESOR oder TR-RESISCAN, kann mit nscale-Produkten ein Häkchen gesetzt werden.

Uns ist es jedoch wichtig, dass Mehrwerte im Sinne der Business-Cases für Unternehmen geschaffen werden. Daher haben wir diese Mehrwerte immer im Blick und beraten den Anwender passgenau inklusive der Compliance-Betrachtung. Dabei sind Workflows sehr wichtig. Workflows unterstützen die Anwender in der Optimierung der Arbeitsabläufe, die unter Compliance-Aspekten entwickelt werden müssen wie z.B. das 4-Augenprinzip bei der Prüfung von Eingangsrechnungen.

Mit einem ECM-System werden alle Anforderungen realisiert:

Mit der zentralen Verwaltung von Compliance-Anforderungen z. B. Aufbewahrungs- und Löschzeiten, durch die Zusammenarbeit bei der Dokumentenbearbeitung mit Check-In und Check-Out-Funktionen und der Automatisierung von Geschäftsprozessen bildet ECM die ideale Lösung zur Einhaltung der Compliance – in der Regel als „Abfallprodukt“.

3. Welche anderen EDV-Systeme sollten Ihrer Ansicht nach mit der DMS- / ECM-Lösung verbunden sein? Und warum?

Eines der wichtigsten Ziele ist es, Informationsinseln aufzulösen, daher sollten alle strategischen Anwendungen mit dem ECM verbunden werden:

  • ERP-Systeme: hier dient das ECM-System als Ablageort für alle geschäftsrelevanten Informationen in einer strukturierten digitalen Akte. Aber auch peripher-Anwendungen müssen beachtet werden: Das zentrale Inputmanagement, z.B. die digitale Poststelle mit Klassifizierungsfunktion, ist die Voraussetzung für die Optimierung der Arbeit mit Informationen. Ein Beispiel sind hier Eingangsrechnungen, die automatisiert erkannt werden. Die wichtigen Daten werden extrahiert und nach der Freigabe im ECM-Workflow an das ERP übergeben.
  • E-Mail-Management: E-Mails sind geschäftsrelevante Unterlagen. Hier gelten die gleichen Compliance-Anforderungen, wie bei Rechnungen oder anderen geschäftsrelevanten Dokumenten. Daher müssen diese revisionssicher abgelegt werden. Einen Mehrwert schafft man jedoch erst, wenn die E-Mails in den sachlogischen Zusammenhang gebracht werden oder zur Automatisierung genutzt werden können. Mit Hilfe von ECM-Systemen können aus dem E-Mailsystem nach der revisionssicheren Archivierung direkt Workflows gestartet werden.
  • Personalmanagement-Software: Die Verwaltung von Personalstammdaten, das Durchführen von Personalabrechnungen und die Verwaltung von Dienstreisen, das Talentmanagement sind Anforderungen, die sehr gut durch Personalmanagement-Software realisiert werden. Die zentrale Dokumentenhaltung dagegen ist nicht immer Bestandteil von Personalmanagement-Software. Gerade beim Bewerbermanagement hilft ein zentrales ECM sehr gut weiter. Hier kann bereits hinterlegt werden, wer eine Bewerbung bearbeiten soll, wann ein Bewerber eingeladen werden soll und welche Ergebnisse nach einer Bewerbung festgehalten werden sollen. Der Vorteil: Unternehmen haben immer alle Informationen parat, da ein ECM auch die Anbindung von mobilen Clients erlaubt.
  • CAD-Systeme: Eine der größten Herausforderungen bei CAD-Systemen ist die zentrale Verwaltung aller CAD-Dateien und die Freigabe nach Änderungen. Beides kann mit ECM hervorragend in einer Projektakte abgebildet werden. Durch den Workflow werden die Freigaben protokolliert. Wenn die Projektakte Teil es ECMs ist, kann der Einkauf die Teile beschaffen. Diese Daten werden in einer Beschaffungsakte im ECM verwaltet.
  • Alle Dokumente des Vertriebs, wenn er Produkte verkauft, können im ECM verwaltet werden. Wobei dieser, wenn Fragen zum Produkt entstehen, sie aus der Dokumentation zum konstruierten Produkt aus dem ECM erfahren kann.
  • Ein gutes Beispiel für die Nutzung einer zentralen Informationsplattform ist das Vertragsmanagement. Hier gibt es ganz verschiedene Applikationen, die darauf zugreifen müssen bzw. Daten dazu bereitstellen. Auf der einen Seite sind da die Verträge aus der Beschaffung von Gütern oder der Benutzung von Dingen, wie z.B. die Miete für das Bürogebäude. Auf der anderen Seite gibt es auch Verträge, die mit Kunden abgeschlossen werden, die wiederum in eine Kundenakte gehören und ggf. mit dem ERP verbunden werden sollen. Daran sieht man, dass ECM-Systeme Lücken in einer Informationskette lösen, die alternativ immer einen Medienbruch darstellen und damit Kosten verursachen.
  • Office-Integration: Die schwierige Arbeit mit Office-Dokumenten ist schnell ein Hindernis für die Nutzung eines ECMs. Daher ist eine enge Verbindung von ECM und Office-Komponenten sehr wichtig. Der Anwender braucht schnell Dokumente aus dem ECM, ggfs. muss er Daten aus dem ECM in das Office-Dokument übernehmen oder die automatisierte Erstellung von Ausgangsschreiben mit der automatischen Ablage im ECM bieten. Dies bringt schnell Kostenersparnisse und Prozessoptimierungen.

4. Auf was sollte man Ihrer Meinung nach bei der DMS- / ECM-Lösung achten?

Da ein ECM als zentrale Informationsplattform mit vielen Anwendungen arbeiten muss, ist eine breite Schnittstellenunterstützung wichtig. Außerdem muss ein ECM nicht nur Dokumente verwalten sondern auch mit allen Daten und alle -formen umgehen können. Das Arbeiten mit Daten und Dokumenten muss revisionssicher erfolgen und es muss eine einfache – fast intuitive – Handhabung unterstützen. Daher braucht ein ECM viele Clients z.B. für die Arbeit von unterwegs einen mobilen Client oder eine Office-Integration oder eine Windows Explorer-Integration. Auch ein Web-Client muss gegeben sein. Alle Clients müssen die gleichen Funktionen anbieten, entsprechend ihrer Technologiebasis.

Für behinderte Menschen muss auch eine Barrierefreiheit gegeben sein. Auf der Serverseite sollte eine Skalierbarkeit gegeben sein, d.h. hier sollte bereits eine Zukunftsfähigkeit gegeben sein. Durch die Verwaltung aller Daten muss dennoch eine Performance gegeben sein. Heutzutage muss auch die Verwendung des ECMs in der Cloud als wichtiger Faktor beachtet werden, ohne dass ein Technologiewechsel und eine Datenmigration erforderlich ist.

Für diese Werbung ist das Cloud-Office.center (a QITT-brand, part of mwbsc GmbH) verantwortlich.

Für einen zukunftsfähigen Einsatz ist die Einrichtung eines detaillierten Berechtigungssystems wichtig, damit auch bei einem Unternehmenswachstum diese Änderungen im ECM und damit auf den Zugriff der Informationen machbar sind.

Das ECM muss dann eine flexible Lizensierung mitbringen z.B. Pay-per-Use-Modelle. Die Liste ist eigentlich recht lang. Wichtig ist, dass der Anwender eine Strategie und damit auch die Anforderungen an ein ECM hat. Ein ECM ist immer nur ein Werkzeug, wie jedes EDV-System. Wirtschaftlich und effizient wird es erst, wenn genau die Anforderungen gelöst sind, die den Kunden erfolgreich machen.

5. In welchen Schritten würden Sie eine DMS- / ECM-Lösung in einem Unternehmen einführen?

Grundsätzlich verfolgen wir einen agilen Ansatz, den wir zusammen mit dem Kunden gehen. Dieser Ansatz basiert darauf, dass der Kunde eine konkrete Aufgabe mit dem ECM lösen möchte.

Aus der langjährigen Erfahrung der Ceyoniq Technology haben wir hierzu viele Best-Practice-Ansätze:

  • Installation einer Best-Practice-Lösung mit gemeinsamer Anpassung zusammen mit einer Pilotgruppe des Anwender
  • Prüfung und Test durch die Anwender mit Betreuung durch den Hersteller/Anbieter
  • Anpassung an die Anforderungen des Kunden, Präsentation und ggfs. nochmals eine kurze Prüfung durch die Pilotgruppe
  • Nach Freigabe erfolgt in der Regel eine Produktivsetzung. Hierbei kann im Vorfeld noch eine Schulung durchgeführt werden. Häufig können die Pilotanwender durch ihre enge Mitarbeit bereits sehr gut mit der Software umgehen und es bedarf keiner Schulung. Die Pilotgruppe führt meistens die internen Schulungen durch und dient auch als interner Ansprechpartner.

Das Interview wurde schriftlich mit Michele Barbato, Teamkoordinator Produktmanagement bei Ceyoniq Technology, geführt.

Über Michele Barbato:

Michele Barbato, Produktmanager bei Ceyoniq Technology
Bereits seit 1994, als sich die Digitalisierung technologisch noch in einer frühen Entwicklungsphase befand, beschäftigte sich Michele Barbato mit Themen und Produkten aus dem Enterprise-Content-Management-Umfeld. Mehrere Jahre war der gebürtige Münsteraner für verschiedene Unternehmen der Branche tätig, weshalb er umfangreiches Expertenwissen in seine Position als Produktmanager der Ceyoniq Technology einbringt.

Über  Ceyoniq Technology GmbH:

Seit mehr als 25 Jahren ist die Ceyoniq Technology GmbH Hersteller branchenübergreifender, intelligenter Softwarelösungen in den Bereichen DMS, ECM & EIM auf Basis der unternehmensweiten Informationsplattform nscale. Mithilfe dieser modularen, skalierbaren und hochflexiblen Informationsplattform können komplexe Geschäfts- und Kommunikationsprozesse optimiert, Daten zu werthaltigen Informationen gebündelt und Dokumente revisionssicher und beweiskräftig archiviert werden. Hinzu kommt ein umfassendes Consulting-Portfolio für Informationssicherheit, Datenschutz und Prozessberatung der Versorgungs- und Versicherungswirtschaft. Die Ceyoniq Technology GmbH ist ein Tochterunternehmen der KYOCERA Document Solutions Inc. und beschäftigt am Hauptsitz in Bielefeld sowie an weiteren bundesweiten Standorten mehr als 150 Mitarbeiter.

Das Bildmaterial wurde von Ceyoniq zur Verfügung gestellt.