Grund 2: Es kam zu Verzögerungen innerhalb der Poststelle oder auf dem Postweg
Je nach Art und Größe des Unternehmens, kann die Poststelle eine zentrale Rolle in der Dokumentenverarbeitung spielen – das gilt sowohl für die eigene Poststelle als auch für die des Unterzeichners. Denn bevor ein Dokument schlussendlich versandt beziehungsweise an anderer Stelle geöffnet wird, durchläuft es einen langwierigen Prozess: Adresskontrolle beziehungsweise Adressierung, Falzen, Kuvertieren, Verschließen, Wiegen und Frankieren beziehungsweise Öffnen der Eingänge und Entnahme, Stempel zur Bestätigung des Posteingangs beziehungsweise Dokumentation des Ausgangs sowie Sortierung und anschließende Verteilung. Dazu passiert es des Öfteren, dass es je nach Versandweg zu Verzögerungen bei der Zustellung kommt. All dies ist bei der Bearbeitung klassischer Postsendungen unumgänglich, wird jedoch bei der Verwendung einer digitalen Signatur vollständig außen vor gelassen.
Natürlich ist selbiges der Fall bei einem Versand via E-Mail. Jedoch berichteten Unternehmen, die bereits einen elektronischen Signaturservice verwenden, in der anfangs genannten Studie von FP davon, dass sie Dokumente doppelt so schnell signiert zurückerhalten als solche, die per E-Mail versendet wurden. Summa summarum konnten diese Unternehmen durch den Einsatz digitaler Signaturen ihre Geschäftsprozesse im Vergleich zu vorher um bis zu 40 Prozent beschleunigen.
