Eine internationale Studie zeigt: Zeiterfassungsmethoden in deutschen Unternehmen sind noch größtenteils veraltet. Dadurch bremsen sie die eigene Digitalisierung – und verpassen wertvolle Chancen.
Deutschland, deine Stechuhren – Digitale Zeiterfassungsmethoden werden hierzulande kaum genutzt
In deutschen Unternehmen bleiben mit Blick auf die Zeiterfassung gute alte Traditionen Trumpf, denn vielerorts registrieren sich Arbeitnehmer noch immer per Stechuhr oder Badge. 85% der Firmen in Deutschland mit Zeiterfassung arbeiten mit herkömmlichen Systemen wie Stech- oder Stempeluhren, Badges, Excel-Tabellen oder sogar mit Stift und Papier. Digitale und biometrische Alternativen werden wesentlich seltener genutzt. Dies geht aus einer internationalen Studie des Personaldienstleisters SD Worx und des Zeiterfassungsspezialisten Protime hervor.
Viel Luft nach oben für deutsche Unternehmen in Sachen digitale Zeiterfassung also, denn die Studie offenbart einen ziemlich eindeutigen Hang zu altbekannten Lösungen. Von den Unternehmen mit solch „bewährten“ Systemen nutzen 31% eine Stech- oder Stempeluhr, 28% Excel-Tabellen, 16% Badges und immerhin noch 10% sogar Stift und Papier. Deutschland bleibt damit im Vergleich zu den anderen in der Studie untersuchten Ländern am stärksten den klassischen Zeiterfassungssystemen verbunden. Ähnlich konservativ unterwegs sind nur noch die Briten; auf der Insel verwenden auch bemerkenswerte 82% der Unternehmen unerschütterlich die oben genannten traditionellen Systeme – und erstaunliche 22% davon erfassen die Zeiten ihrer Beschäftigten tatsächlich noch auf Papier.
Deutsche Unternehmen nutzen also sehr häufig eine Stech- oder Stempeluhr, während diese Art der Zeiterfassung in den benachbarten Niederlanden nahezu komplett aus der Mode gekommen ist – nur 5% der niederländischen Firmen arbeiten noch damit.
Digitale und biometrische Alternativen
Dennoch gibt es neben den genannten „traditionellen“ Systemen auch andere Varianten der Zeiterfassung, beispielsweise die Anmeldung über (mobile) Anwendungen, ggf. auf Basis von Standortbestimmung. Diese modernen Möglichkeiten werden allerdings nur von sehr wenigen deutschen Unternehmen mit Zeiterfassung genutzt, bei schwachen 9% erfolgt die Erfassung der Arbeitnehmer über eine App und sogar nur 1% verwendet Apps mit Standortbestimmung. Ganz anders auch hier die Niederlande mit vergleichsweise starken 17% via App bzw. 15% via App mit Standortbestimmung.
Biometrische Anmeldemöglichkeiten wie Fingerabdruck- oder Iriserkennung werden hingegen generell bisher kaum genutzt und bleiben insofern vorerst Zukunftsmusik. Deutschland liegt hier mit 3 % Nutzung sogar noch leicht über dem Durchschnitt aller befragten Länder.
Stephen Williams, Data Protection and Compliance Officer bei SD Worx, erläutert:
„Die begrenzte Anwendung ist auf die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) zurückzuführen. Vereinfacht gesagt muss die Verletzung der Privatsphäre bei der Datenerfassung so gering wie möglich gehalten werden, um den beabsichtigten Zweck zu erreichen. Biometrische Daten sind diesbezüglich weitaus sensibler als z. B. ein Badge oder ein elektronisches Login und eigenen sich für die Zeiterfassung daher nur dann, wenn es zusätzliche berechtigte Gründe für deren Einsatz gibt – zum Beispiel die Verhinderung von Betrug, den Schutz sensibler Daten oder die Sicherung einer Website.“
Stefan Claßen, Senior Sales Manager für Zeitwirtschaftslösungen bei SD Worx Germany ,sagt:
„Mit dem Aufkommen flexibler Arbeitszeitmodelle wie der Gleitzeit wird die Notwendigkeit einer zuverlässigen Übersicht immer wichtiger. Wenn niemand die tatsächlichen Arbeitszeiten im Auge behält, steht das Burn-out quasi vor der Tür. Moderne Zeitwirtschaftslösungen mit mobiler Erfassung und Produktivitätsprüfungen werden deshalb weiter an Bedeutung zunehmen, damit die Personalplanung bei zu hoher Arbeitsbelastung rechtzeitig angepasst werden kann und Burn-outs die Ausnahme bleiben.“
Zeiterfassungsdaten dienen auch der Personalplanung
Die von SD Worx und Protime durchgeführte internationale Umfrage zeigt ebenfalls, dass die Zeiterfassungsdaten der Beschäftigten überwiegend auch für andere Zwecke wie Arbeitsstundenanalysen (38%) oder der Personalplanung (35%) verwendet werden. Gerade das Thema Personalplanung passt perfekt zum „Talent Supply Chain Management“, welches Unternehmen für einen passgenauen Zufluss und Einsatz geeigneter Mitarbeiter und deren Bindung an das Unternehmen benötigen.
Außerdem werden die Daten gerne zur flexiblen Anpassung der Personalplanung z. B. auf Basis von Wettervorhersagen (35%) sowie für eine vorausschauende Vorbereitung der Personalplanung (34%) verwendet. Fast drei von zehn Befragten (29%) gaben zudem an, ihr Zeiterfassungs-Tool in Kombination mit Vergütungssystemen zur Bestimmung der Mitarbeiterboni zu nutzen.
Methodik
Die Online-Umfrage wurde von 502 Senior Professionals in Belgien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden und Großbritannien beantwortet. Die Stichprobe ist repräsentativ für die spezifischen lokalen Arbeitsmärkte, mit der gleichen Zusammensetzung in Bezug auf Status (Arbeiter, Büroangestellte und Beamte), Geschlecht, Region, Arbeitsmodell, Sprache, Bildungsgrad und Unternehmensgröße wie bei der Erwerbsbevölkerung in den betreffenden Ländern.
Aus der Redaktion: Überblick zu den Möglichkeiten digitaler und biometrischer Zeiterfassung
- Zeiterfassungssoftware: Diese Tools bieten Funktionen wie das Ein- und Ausstempeln, Überstundenberechnung, Urlaubsverwaltung und Berichterstellung.
- Mobile Apps: Diese ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones zu erfassen. Diese Apps können GPS-Ortung nutzen, um Standortdaten für die Zeiterfassung zu verwenden. Daneben gibt es bereits auch die Möglichkeit der sprachgesteuerten Zeiterfassung, die sich besonders im Homeoffice anbietet.
- Online-Zeiterfassungstools: Diese webbasierten Tools ermöglichen es Mitarbeitern, sich über das Internet in ein Zeiterfassungssystem einzuloggen und ihre Arbeitszeiten von jedem Ort aus zu verfolgen. Sie bieten oft auch Funktionen zur Urlaubsverwaltung und zur Berichterstellung.
- Integrierte HR-Software: Viele Unternehmen nutzen HR-Softwarelösungen, die neben der Zeiterfassung auch andere HR-Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und Leistungsmanagement integrieren.
- Biometrische Zeiterfassungssysteme: Einige Unternehmen setzen biometrische Technologien wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungssysteme ein, um die Zeiterfassung sicherer und genauer zu gestalten. Diese Tools sind besonders in sicherheitskritischen Branchen verbreitet.
