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10 CRM-Funktionen, die den Vertrieb in Corona-Zeiten voranbringen

Vertriebsmitarbeiter sollten vor allem eines tun: Kunden beraten und Waren oder Dienstleistungen verkaufen – egal, ob vor Ort oder vom Homeoffice aus. Ihr Alltag sieht jedoch meist anders aus. Sie verbringen viel Zeit damit, Kundenunterlagen zu suchen und Gesprächsberichte oder Spesenabrechnungen zusammenzustellen. Mobile Vertriebslösungen, integriert in ein ERP-System, versprechen hier Abhilfe. Die 10 wichtigsten CRM-Funktionen, die heute nicht mehr fehlen dürfen, hat der ERP-Hersteller proALPHA aufgelistet.

Mobile Lösungen für mehr Vertriebserfolg – 10 CRM-Funktionen, die den Vertrieb in Corona-Zeiten voranbringen

Die Pandemie verlagerte abrupt viele Vertriebsaktivitäten ins Homeoffice. Inzwischen haben sich die meisten Unternehmen gut mit der neuen Normalität arrangiert:  Laut einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey empfanden Anfang April noch 50 Prozent das Arbeiten mit weniger direktem Kundenkontakt als sehr oder ziemlich ineffizient. Im August 2020 waren es nur noch 32 Prozent. Die B2B-Kunden in Deutschland finden die aktuelle Situation indes prima: Sie möchten an den aktuellen Kommunikationswegen mit ihren Lieferanten nichts ändern, so die Studie.

Die sich rasant weiterentwickelnden mobilen Möglichkeiten im Bereich CRM spielen beiden Seiten in die Karten: Denn neben einem durchgängigen Vertriebsprozess sorgen mobile Anwendungen auch für einen besseren Kundenservice.

Der ERP-Hersteller proALPHA verrät die zehn CRM-Funktionen, die den Vertrieb heute wirklich voranbringen:

1. Abfrage von Verfügbarkeiten

Ist ein Produkt in der gewünschten Stückzahl auf Lager? Wie lange ist die Wartezeit auf eine bestimmte Variante? Vertriebler glänzen mit exzellentem Service und Kompetenz, wenn sie Kundenfragen sofort beantworten und Liefertermine verbindlich zusagen können. Dazu benötigen sie ein mobiles CRM mit direktem Zugriff auf das ERP-System, den aktuellen Bestand sowie auf weitere, relevante Werte aus der Produktionsplanung.

2. Direkte Belegerstellung – vom Angebot bis zum Auftrag

Ein Highlight der mobilen CRM-Funktion ist zweifelsohne das verbindliche Angebot und die direkte Auftragserfassung nebst rechtsgültiger Unterschrift. Der Kunde erhält so schneller die gewünschte Ware. Die Auftragsdaten lassen sich dazu sowohl im Online-Modus als auch offline, ohne Internetverbindung, erfassen. Weil die Daten nicht erst per Fax, E-Mail oder Telefon an die Zentrale übermittelt und dort erneut manuell abgetippt werden müssen, verkürzt sich die Vorlaufzeit für Fertigung, Montage oder Versand um einen Tag oder sogar mehr. Der schnelle, durchgängig digitale Ablauf minimiert zudem das Fehlerrisiko.

3. Systematische Historie aller Aktivitäten

Vorlagen für strukturierte Besuchs- und Gesprächsberichte helfen, Anforderungen und Vereinbarungen möglichst aussagekräftig festzuhalten. Schließlich dienen sie nicht nur als Gedankenstütze, sondern auch als Referenz, etwa für die Montage. Auch bei einem Wechsel des Kundenbetreuers muss der neue Kollege wissen, was in der Vergangenheit „gelaufen“ ist und welche Bestellungen und Umsätze ein Kunde bislang platziert hat. Sämtliche relevanten Daten ruft er aus dem ERP-System ab. So kann er beim Antrittstermin gleich kompetent an die bisherige Arbeit anknüpfen.

4. Kontakte und Termine effizient verwalten

Eine mobile CRM-Funktion stärkt nicht nur die Beziehung zum Kunden. Es sorgt auch intern für ein Plus an Effizienz, zum Beispiel durch eine integrierte Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Wiedervorlagen. Für ein effizientes Arbeiten mit Kalendern, Kunden- und Kontaktdaten darf natürlich auch die Synchronisation mit Exchange nicht fehlen.

5. Faktenbasierte Vertriebsstrategie

Hilfreich ist es auch, wenn der Vertrieb aussagefähige, grafisch aufbereitete Statistiken einsehen kann, etwa zum Umsatzverlauf eines Kunden im Jahresvergleich. Daraus lassen sich Potenziale und Verkaufschancen fundierter ableiten als per Auge mal Pi.

6. Projektmanagement für den Vertrieb

Je komplexer ein Vertriebsprojekt, umso wichtiger ist es, dass sämtliche Notizen, Aufgaben, Besuche, Gesprächsnotizen, Angebote, Bestellungen und Statistiken an einem Ort gebündelt sind. Dies bietet nicht nur viel Erleichterung im täglichen Doing. Es erlaubt auch ein solides Vertriebscontrolling. Ergibt sich im Termin eine zusätzliche Chance, muss auch das Anlegen eines neuen Vertriebsprojekts mobil schnell von der Hand gehen.

7. Routen- und Tourenplanung als CRM-Funktion

Auch wenn die Zahl der Kundenbesuche in der Pandemie deutlich zurückgegangen ist: Die Zeit, die ein Vertriebsmitarbeiter im Außendienst verbringt, ist kostbar. Eine sinnvolle Besuchsplanung für eine effiziente Route ist daher gerade jetzt das A und O. Besonders zeitsparend ist es, über eine Karte alle Kontakte im näheren Umkreis anzuzeigen. So lässt sich ein Besuchsverlauf sinnvoll gestalten.

8. Papierkram von überall erledigen

Für viele Außendienstmitarbeiter stehen abends noch administrative Aufgaben an, allen voran die Gesprächsberichte und Reisekosten. Lassen sich Belege mobil erfassen und abrechnen, entlastet das merklich den Feierabend. Zudem beschleunigt es Freigaben und Erstattung – zur Freude aller Beteiligten.

9. Umfassende Recherchemöglichkeiten

Kernstück einer benutzerfreundlichen Oberfläche ist eine umfassende Suche. Eine Recherche in den Metadaten eines Unternehmens gehört hier genauso dazu wie die Suche nach frei gewählten Schlagworten.

10. Unterstützung komplexer und internationaler Organisationen

Große sowie internationale Vertriebsorganisationen haben zusätzliche Anforderungen an ein mobiles CRM. So darf zum Beispiel nicht jeder alle Daten sehen und ändern. Eine vielstufige Rechte- und Rollenverwaltung gehört daher ebenso dazu wie die Unterstützung diverser Landessprachen. Unternehmen, die die Einführung einer mobilen CRM-Lösung planen, sollten außerdem darauf achten, dass die eingesetzte Lösung für eine unbegrenzte Anzahl von Sales-Mitarbeitern eingerichtet werden kann. Sie muss zudem plattformunabhängig auf Android-, iOS- oder Microsoft-Geräten und auf Laptops genauso wie auf Smartphones und Tablets laufen.


Ein mobiles CRM ist folglich ein wesentlicher Baustein in der digitalen Transformation eines Unternehmens. Das damit verbundene Plus an Effizienz kommt natürlich zuallererst dem Vertrieb zugute. Damit aber nicht genug. Denn alle Mitarbeiter, die mit Informationen aus dem Vertrieb arbeiten, finden so sämtliche benötigten Daten und Dokumente stets aktuell und direkt in ihrem Arbeitskontext. Sei es im ERP-System oder weiteren nachgelagerten Anwendungen.

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Enterprise Search

Enterprise Search ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Informationen aus unterschiedlichen Quellen und Systemen zentral und effizient zu durchsuchen. Sie kommt in Unternehmenssoftware zum Einsatz, um Daten aus Datenbanken, Dokumentenmanagementsystemen, E-Mails und weiteren internen oder externen Plattformen zugänglich zu machen. Dabei nutzt Enterprise Search Algorithmen, die auch semantische Suchanfragen verstehen, um präzise und relevante Ergebnisse zu liefern. Sie hilft, Datenflut zu bewältigen, fördert die Effizienz und unterstützt die Entscheidungsfindung, indem sie Informationen strukturiert und schnell zugänglich macht, ähnlich einer Suchmaschine für das gesamte Unternehmen.

ERP-System

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine integrierte Softwarelösung, die zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdeckt, wie Finanzen, Produktion, Vertrieb, Lagerhaltung und Personalmanagement. Es ermöglicht eine nahtlose Datenverarbeitung und -vernetzung über verschiedene Abteilungen hinweg, wodurch betriebliche Effizienz und Transparenz gesteigert werden. Durch die zentrale Datenbank in einem ERP-System werden Silos vermieden, und Unternehmen können auf konsistente, aktuelle Informationen zugreifen. Dies erleichtert Entscheidungsprozesse, optimiert Ressourcen und fördert die Zusammenarbeit. Moderne ERP-Systeme sind oft modular aufgebaut und können individuell an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.

Return on Investment (ROI)

Return on Investment (ROI) misst den finanziellen Nutzen, den ein Unternehmen durch die Implementierung einer Softwarelösung erzielt, im Vergleich zu den damit verbundenen Kosten. Ein positiver ROI bedeutet, dass die Software den Erwartungen entsprechend zur Steigerung der Effizienz, zur Reduzierung von Betriebskosten oder zur Umsatzsteigerung beiträgt. Unternehmen bewerten den ROI oft, um zu entscheiden, ob sich die Investition in eine Software lohnt. Faktoren wie Lizenzkosten, Implementierungszeit, Schulung der Mitarbeiter und der langfristige Nutzen spielen eine entscheidende Rolle bei der Berechnung des ROI für Unternehmenssoftware.

Digitalisierung

Digitalisierung bezieht sich auf die Umwandlung traditioneller Geschäftsprozesse und -modelle durch den Einsatz digitaler Technologien. Dies umfasst die Integration von Softwarelösungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, Verbesserung der Datenverarbeitung und Optimierung der Kommunikation. Durch Digitalisierung können Unternehmen Effizienz steigern, Kosten senken und die Qualität von Produkten und Dienstleistungen verbessern. Sie ermöglicht eine datengesteuerte Entscheidungsfindung und bietet Zugang zu Echtzeitinformationen. Unternehmenssoftware wie ERP-, CRM- und SCM-Systeme spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung, indem sie Prozesse integrieren und Transparenz schaffen. Digitalisierung fördert Innovation, steigert die Wettbewerbsfähigkeit und unterstützt Unternehmen bei der Anpassung an sich wandelnde Marktanforderungen.

 
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proAlpha

proALPHA macht seit mehr als 25 Jahren Kunden glücklich, mit Software, die sie wirklich voranbringt. Neben mittelständischen Unternehmen aus Fertigung und Handel unterstützt die proALPHA Gruppe heute Anwender aus verschiedensten Branchen. Rund 1.200 Mitarbeitende begleiten jeden Tag mehr als 4.500 Kunden weltweit bei ihrer Digitalisierung. Dabei bildet die leistungsstarke ERP-Komplettlösung das digitale Rückgrat, das Systeme und Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette miteinander vernetzt und steuert. Weitere Lösungen, etwa zu Zutrittssicherung, Betriebs- und Maschinendatenerfassung sowie Datenanalyse, sowie von zertifizierten Partnern schließen sich direkt daran an.

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