Redaktionsbeitrag

Prozessoptimierung: Diese Methoden bringen Sie ans Ziel

Veröffentlicht am 09.04.2021

Was nützt Prozessoptimierung und Automatisierung? Und welche Umsetzungsmöglichkeiten haben Unternehmen überhaupt, um einen Prozess zu optimieren und verbessern? Diese beiden Fragen will folgender Beitrag beantworten, um Unternehmen eine Einstiegs- und Entscheidungshilfe zu bieten.

Prozessoptimierung: Diese Methoden bringen Sie ans Ziel

Mit der fortschreitenden Digitalisierung fällt der Blick vieler Unternehmen zunehmend auch auf Prozessoptimierung und Automatisierung. Die Möglichkeit, damit Zeit, Geld und Ressourcen in der Produktion zu sparen, ist verlockend. Allerdings unterschätzen viele, wie vielseitig moderne Methoden im Bereich Prozessoptimierung sein können. Es wurden eine Reihe verschiedener Methoden entwickelt, die sich zur Optimierung von Prozessen, Prozessorientierten Organisation und Prozessanalyse anbieten. Sie sollten diese in Kombination mit Unternehmenssoftware zum Einsatz bringen, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen..

Es ist nie zu früh, Prozessoptimierung anzufangen

Solange kein unmittelbares Problem vorliegt, sehen Unternehmen lange Zeit nicht den Nutzen darin, aufwändige Automatisierungsprojekte in Gang zu setzen – schließlich funktioniert alles auch so. Aber damit begehen sie einen schweren Fehler: Früher oder später ist die Modernisierung für jedes Unternehmen unumgänglich. Wer aber schon früh damit beginnt, hat es später leichter, mit den modernen Trends mitzuhalten. Dazu setzen Sie sich am besten schon früh mit Methoden der Prozessoptimierung auseinander, bevor Sie sich für eine Softwarelösung entscheiden, mit der Sie Prozesse verbessern und optimieren.

Prozessoptimierung mit Lean Management

Durch Lean Management versuchen Unternehmen stetige Verbesserung der Prozesse über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg zu gestalten. Lean Management beschreibt dabei den Ansatz, Prozesse so schlank und effizient wie möglich zu gestalten und Verschwendung von Zeit und Energie so gering wie möglich zu halten – über alle Unternehmensbereiche hinweg.

Optimierte Prozesse gelingen bei Lean Management nur, wenn auch das Personal eingebunden und über die Ziele von Lean Management aufgeklärt wird. Wenn Mitarbeiter bestehende Prozesse regelmäßig hinterfragen, Schwachstellen suchen oder effizientere Alternativen entwickeln, können Prozesse stetige Verbesserung erfahren.

In jedem Bereich muss Lean Management unterschiedlich umgesetzt werden. Arbeitsabläufe im Büro sehen anders aus als etwa in der Produktion. Im Büro können digitale Personalakten oder Software-Integration mehr Effizienz schaffen. Dagegen hat Lean Production den sparsamen und möglichst effizienten Einsatz von Personal, Werkstoffen und Betriebsmittel zum Ziel. Auch moderne Software zu Automatisierung oder Analyse kann bei Lean Production oder anderem Lean Management hilfreich sein.  

Prozessoptimierung mit der Six Sigma Methode

Die Six Sigma Methode dient nicht nur als System zur Optimierung von Prozessen, sondern zugleich auch als Methode des Qualitätsmanagements. Denn nicht nur stetige Verbesserung und Neugestaltung von Prozessen ist dabei das Ziel, es geht darin auch um Fehlervermeidung und das Eliminieren von Fehlerquellen in der Produktion, um die Qualität der Produkte zu die Effizienz zu erhöhen. Bei Six Sigma wird dabei nach der DMAIC Struktur des Prozessmanagements vor. DMAIC steht für:

  • Definieren (Define)
  • Messen (Measure)
  • Analysieren (Analyze)
  • Verbessern (Improve)
  • Kontrollieren (Control)

Wenn Unternehmen mit Six Sigma ihre Prozesse optimieren, können sie weitere positive Effekte erzielen. Sie können ihre Kosten verringern, die Abläufe beschleunigen und vor allem Kunden besser zufriedenstellen. Mit Six Sigma werden dazu alle Prozesse besonders intensiv durchleuchtet, Abweichungen genau gemessen und stetige Verbesserung konsequent umgesetzt.

Wenn Sie Six Sigma einsetzen, um Ihre Prozesse zu optimieren treten auch weitere positive Effekte ein: Sie können Kosten sparen, Abläufe beschleunigen und die Kundenzufriedenheit durch schnelleren Service und höhere Qualität steigern. Allerdings ist der Nachteil bei Six Sigma, dass dazu Mitarbeiter besonders vorbereitet und geschult werden müssen, oder externe Beratung nötig ist.

Prozessoptimierung mit Business Process Reengineering

Business Process Reengineering bedeutet so viel wie Geschäftsprozessneugestaltung. Der Begriff bezeichnet eine weitere Methode, bei der aber nicht nur die Effizienz einzelner Prozesse erhöht werden soll, sondern ein grundlegendes Umdenken der gesamten Unternehmensstruktur und ihrer Prozesse geplant ist.

Grundlage für Business Process Reengineering bilden folgende Aussagen:

  • Business Process Reengineering orientiert sich an den entscheidenden Geschäftsprozessen.
  • Die Geschäftsprozesse müssen auf die Kunden ausgerichtet werden.
  • Das Unternehmen muss sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.
  • Die Möglichkeiten von Softwarelösungen zur Prozessunterstützung müssen intensiv zum Einsatz kommen.

Für erfolgreiche Verbesserung der Prozesse ist es notwendig, jeden dieser Punkte zu berücksichtigen. Unternehmenssoftware zur Optimierung von Prozessen bringt beispielsweise nur dann etwas, wenn zuvor die Qualität der relevanten Prozesse auch analysiert und sie genau definiert wurden, wobei auch die Kundenperspektive berücksichtigt werden muss.  

Prozessoptimierung mit FMEA: Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse

Die Abkürzung FMEA steht für Failure Mode and Effects Analysis; zu Deutsch oft Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse oder Auswirkungsanalyse. Bei dieser Methode geht es ganz um frühe Fehlererkennung und -vermeidung. FMEA ist eine Teamorientierte Analyse von Prozessen, die Fehlerquellen sucht und mit Kennzahlen bewertet. Dadurch können Unternehmen Risikoquellen besser einschätzen und priorisiert bearbeiten.

Je nach Bereich sind unterschiedliche Mitglieder im FMEA-Team gefragt, die mit den Prozessen vertraut sind, diese Struktur ist dabei als Grundlage üblich:

  • Projektleiter: Legt Verantwortliche fest und stellt Ressourcen bereit
  • Verantwortliche für die Durchführung: Beschafft notwendige Informationen und koordiniert Abläufe
  • FMEA-Moderator: Wirkt bei Planung mit und leitet Teamsitzungen
  • Teammitglieder: besitzen auf jeweilige Analyse abgestimmte Expertise (Entwicklung, Fertigung, Logistik etc.)

Diese Beiträge zum Thema Prozessoptimierung zeigen, wie Unternehmen dabei auch von Software profitieren können:

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