Gastbeitrag

Hybrides Projektmanagement: Fokus auf das Ziel

Veröffentlicht am 30.06.2022

Wo von „hybrid“ gesprochen wird, liegt der Verdacht nahe, nichts so richtig zu machen. Beim Managen von Projekten sieht das anders aus. Hybrides Projektmanagement beschreibt eine Mischform aus klassischen und agilen Methoden. Richtig aufgesetzt erhöhen sich damit sowohl die Aussichten auf Erfolg als auch die Zufriedenheit der beteiligten Mitarbeiter:innen. Doch unter welchen Umständen sollten sich Unternehmen für ein hybrides Projektmanagement entscheiden? Eine Checkliste kann dabei helfen, Projekte von Beginn an sauber zu planen und klassische und agile Methoden bestmöglich miteinander zu kombinieren.

Was genau ist hybrides Projektmanagement?

Die klassische Lehre des Projektmanagements fußt auf der Idee, durch vorausschauende Planung sowie klare Strukturen in angemessener Zeit und zu vorgegebenen Kosten ein Ziel zu erreichen. Projektpläne sehen aus wie Wasserfälle und haben in ausgedruckter Form früher meterlang die Bürowände dekoriert. Software-Lösungen wie MS Project machen die vielen Zeilen und Spalten des Projektverlaufs inzwischen besser handhabbar, führen jedoch nicht zu mehr Akzeptanz von Veränderungsprozessen. Wirklich problematisch wird es da, wo eine starre Planung, strenge Hierarchien und Anforderungen an Mitarbeiter:innen, ständig über den Fortschritt des Projekts zu berichten, dafür sorgen, dass Projekte zwar abgeschlossen, aber die Ergebnisse im Alltag nicht umgesetzt werden. Vermutlich gibt es in jedem Konzern mindestens eine Software, die für viel Geld eingekauft und dennoch nie eingesetzt worden ist.

Aus solchen Negativerfahrungen entwuchs Anfang dieses Jahrtausends das agile Projektmanagement, dessen Grundprinzipien im „agilen Manifest“ dokumentiert sind. Hierzu zählen unter anderem die Überzeugung, dass die Zusammenarbeit von Menschen wichtiger ist als Prozesse und Werkzeuge und dass es besser ist, flexibel auf Veränderungen zu reagieren als einen starren Plan zu befolgen. Die iterative Entwicklung von Lösungen ersetzt das vorausgeplante Endprodukt. Gleichzeitig wird die Hierarchie im Team durch eigenverantwortliche Rollen aufgelöst.

In der Praxis hat es sich jedoch noch nie bewährt, blind einer vorgegebenen Methode zu folgen. Der selbst auferlegte Zwang, sich an „der richtigen“ Methode festzubeißen, ist gefährlich. Hybrides Projektmanagement bedeutet, sich die passenden Elemente aus klassischen und agilen Methoden herauszusuchen, um das Projektziel bestmöglich zu erreichen.

Hybrides Projektmanagement

Hybrides Projektmanagement am Beispiel einer digitalen Transformation

Stellen wir uns folgendes Praxisbeispiel vor: Bei einem globalen Konzern sollen im Zuge einer umfassenden digitalen Transformation die IT-Infrastruktur und -Datenbasis runderneuert werden. Außerdem sollen digitale Geschäftsmodelle entwickelt und die Mitarbeiter:innen auf ein datengetriebenes Mindset eingeschworen werden. Die Projektinhalte sprechen eindeutig für agile Vorgehensweisen. Trotzdem ist hier vermutlich ein hybrides Vorgehen ratsam. Wieso, lässt sich entlang der Unternehmenshierarchie gut nachvollziehen:

  • Eigentümer und Fremdkapitalgeber wollen wissen, was mit ihrem Geld passiert. Ohne definierte Ziele, einen Zeitrahmen und ein festgelegtes Budget wird ein Transformationsprojekt kaum Zustimmung erhalten. Genauso muss regelmäßig über den Fortschritt berichtet werden, ohne zu viel Unsicherheit zu vermitteln.
  • Solange das Management in der Linie für Budgets und konkrete Ziele verantwortlich ist, lässt sich ein gänzlich anders ausgestaltetes Projekt schwer vermitteln. Wenn Manager:innen sich in ihrer Macht bedroht oder ihren eigenen Bonus durch andere beeinflusst sehen, werden sie zum Projektrisiko. Daher ist ein Mindestmaß an Hierarchie wichtig, welches Teilerfolge sicherstellt und die oben genannten Berichtsanforderungen erfüllt.
  • Trotzdem ist es im Interesse des Managements, möglichst nachhaltig wirksame Veränderungen herbeizuführen – und das so schnell wie möglich. Daher sind iterative Entwicklungsprozesse, selbst organisierte Sub-Teams und verschiedene Use Cases, die Mitarbeiter:innen unabhängig bearbeiten, für viele Projektbereiche durchaus sinnvoll.
  • Manche Mitarbeiter:innen, darunter auch viele Digital Natives, sind Veränderungen gegenüber skeptisch und bevorzugen es, ihnen vorgegebene Aufgaben zu erfüllen. Es will also gut überlegt sein, wer in einer eigenverantwortlichen Rolle aufblüht und wer als zuverlässig zuarbeitende Kraft mehr Wert schaffen kann.

Checkliste: 5 Fragen, um ein Projekt hybrid auszugestalten

Die Auswahl der geeigneten Methoden zum Projektmanagement hängt daher im Wesentlichen von zwei Faktoren ab. Erstens: Was funktioniert menschlich-kulturell im Unternehmen oder Teilbereich? Und zweitens: Worum geht es in dem Projekt und wie lassen sich gesetzte Ziele erreichen?

Die folgende Checkliste hilft dabei, Projekte methodisch sinnvoll aufzusetzen:

  1. Wie komplex ist das Vorhaben? Je höher die Komplexität, desto höher die Gefahr, durch rein agile Arbeitsformen nicht nur den Durchblick, sondern auch das Vertrauen und Verständnis der Stakeholder zu verlieren.
  2. Wie lange wird das Projekt voraussichtlich dauern? Mit der Zeitdauer erhöht sich die Unsicherheit und damit das natürliche Bedürfnis nach einer Dokumentation von Fortschritt und Risikofaktoren.
  3. Welche regulatorischen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? Wo strenge Branchenvorschriften oder staatliche Vorgaben Teil des Geschäfts sind, muss das freie Denken und Arbeiten zu gegebener Zeit Prüfungen standhalten können.
  4. Wie klar sind die Anforderungen der (internen) Kunden definiert? Je mehr Spielraum zu Projektbeginn sichtbar ist, desto wichtiger sind iterative Entwicklungsschritte, die Entscheidungen frühzeitig und mit geringen, individuellen Auswirkungen ermöglichen.
  5. Welche Methoden stehen im Einklang mit der Unternehmenskultur? Je nach bestehenden Führungsverhalten, Bewertungsmustern und Gewohnheiten erfordert der Einsatz agiler Methoden umfangreiches Change Management. Und das wiederum funktioniert nicht ohne die Unterstützung des Top-Managements. Im Zweifel kann es daher dazugehören, Skeptiker zunächst in klassischen Projekthierarchien arbeiten zu lassen, um sie später durch den Erfolg agiler Teams von alternativen Methoden zu überzeugen.

Hybrides Projektmanagement als Wegbereiter für eine agile Zukunft

Agile Methoden können das Projektmanagement in vielen Fällen bereichern. Doch Agilität ist kein Allheilmittel. Was in klar abgegrenzten Räumen funktioniert, kann mit der Gießkanne verteilt Projekte und Themen zum Scheitern bringen. Flexibilität ist zwar erforderlich, muss jedoch auch zum Unternehmen passen. Mitarbeitende müssen in die Lage sein, mit Veränderungen Schritt zu halten. Wer ein junges Unternehmen mit einem überdurchschnittlich motivierten Team aufbaut, kann vom agilen Arbeiten schneller profitieren als ein Konzern mit jahrhundertealter Tradition und zigtausenden Mitarbeitern. Deswegen ist ein Vorteil hybriden Projektmanagements nicht zu unterschätzen. Jegliche Mischform ebnet nach und nach den Weg in Richtung moderner Unternehmensführung. Mit der Zeit gewinnen zunächst unbekannte Begrifflichkeiten und Rollenbilder an Bekanntheit. Jeder kleine Erfolg stützt das Vertrauen in neue Methoden. Und mit jeder Erfahrung verbessert sich die Einschätzung dessen, was das Unternehmen voranbringt und was nicht.