Moderne IT-Infrastrukturen bestehen meist aus vielen unterschiedlichen Software-Teillösungen. Eine Vertriebsplattform etwa ist mehr als ein Shopsystem. In ihr fügt sich ein komplexes Geflecht zusammen, bestehend aus Shop, Warenwirtschaft, Rechnungsstellung, Payment und vielen mehr. Entsprechend aufwendig ist der Aufbau einer solchen digitale Plattform. Doch auch wenn diese Projekte technologisch anspruchsvoll sind, entstehen die Hauptrisikofaktoren letztlich durch Fehlkommunikation und unzureichende Vorbereitung.
Gelungene Integration neuer Systeme in gewachsene IT-Infrastrukturen
Dies trifft vor allem auf die Systemintegration zu einem der ressourcenintensivsten Teile der Implementierung einer IT-Infrastruktur. Schließlich verfügen Unternehmen heute über gewachsene technologische Infrastrukturen und laufende Systeme, die mit den neuen Systemen nachgerüstet und verbunden werden müssen. Greenfield-Entwicklung ist eher die Ausnahme.
Das größte Risiko bei der IT-Integration in eine laufende Systemlandschaft besteht darin, dass Probleme oft erst zu spät sichtbar werden. Nehmen wir dafür ein Beispiel: Ein Unternehmen hat Kundendaten und möchte diese in eine neu entwickelte Plattform übertragen. Die Daten selbst scheinen gut strukturiert zu sein; das Team kann eine Schnittstelle entwickeln, damit die neue Plattform sie nutzen kann. Die API wird getestet und alles scheint reibungslos zu laufen. Allmählich tauchen jedoch seltsame Daten im Frontend auf, die interne Mitarbeiterinformationen beinhalten. Nach der Problemuntersuchung stellt sich heraus, dass jemand einige Jahre zuvor Daten hinzugefügt hatte, ohne die Datenstruktur anzupassen. Das Problem: Die bestehende Software ist für einen anderen Zweck verwendet und das Team, welches die neue Plattform entwickelt, war nicht informiert. Auch wenn seine Lösung technischen Aufwand bedeutet, ist das Problem nicht von technologischer Natur. Ausschlaggebender ist zu wissen, wie man solche Probleme gar nicht erst entstehen lässt.
Nun ist jedes IT-Integrationsprojekt individuell, jedes System birgt seine eigenen Tücken. Doch viele Fallen lassen sich vermeiden, indem man einige übergreifende Themen beachtet – sowohl auf Seite des ausführenden Teams als auch durch die restlichen Stakeholder.
Vorbereitung der bestehenden Infrastruktur
Um erfolgreich Software-Teillösungen in bestehende IT-Infrastrukturen zu integrieren, ist sicherzustellen, dass alles dafür vorbereitet ist. Das bedeutet einerseits, dass man die vorhandene Infrastruktur im Rahmen einer Anamnese so genau wie möglich analysiert und abgebildet hat. Dabei sind diejenigen Daten besonders entscheidend, mit denen das System später arbeiten muss, beispielsweise Kunden- oder Produktdaten. Die Daten selbst sollten “sauber” sein und von Mängeln wie im obigen Beispiel beschrieben bereinigt. Und sie sollten so strukturiert sein, dass sie auch zu den neuen Systemen passen. Häufig findet sich gerade in über lange Zeit organisch gewachsenen Datenstrukturen viel Unsinn – oder relevante Informationen sind nicht mehr vorhanden. Wer hier nicht vorbereitet ist, muss später aufwendig Probleme lösen.
Zur Vorbereitung gehört es auch, Schnittstellen explizit zu definieren. Dies bedeutet nicht einfach nur mehr zu dokumentieren – jede Dokumentation ist bis zu einem gewissen Grad veraltet. Am besten macht die Software selbst Informationen explizit. Wenn es eine neue Anforderung an ein bestehendes System gibt, sollte für die Software entsprechend eine Weiterentwicklung und nicht schlicht eine Anpassung auf den neuen Anwendungsfall erfolgen. Wer es sich zu einfach macht und beispielsweise Mitarbeiterdaten einfach zu den Kundendaten im System hinzufügt, zahlt dafür später den Preis.
Frühzeitiger Wissenstransfer
Vom technologischen Standpunkt aus scheitern Implementierungen in bestehende IT-Infrastruktur auch an Informationsmangel. Das heißt, dass die Entwickler nicht über notwendige Informationen verfügen. Um daraus resultierende Probleme zu vermeiden, muss ein frühzeitiger und gründlicher Wissenstransfer stattfinden. Die Kernfrage ist dabei ist das Institutionalisieren des Wissens. Oft gibt es nur ein oder zwei Personen im Unternehmen, die wissen, wie und warum man etwas ursprünglich einmal entwickelt hat – wenn überhaupt. Manchmal sind diese Personen auch gar nicht mehr im Unternehmen. Ist dieses Wissen nirgends transparent dokumentiert und geteilt, entstehen nachgelagert große Probleme. Plötzlich funktionieren wichtige Features nicht und Tests schlagen fehl, obwohl es nicht an den technologischen Fähigkeiten mangelt. Sich bewusst Zeit für den Wissenstransfer zu nehmen ist unabdinglich. Die Integrierenden müssen von Beginn an die richtigen Fragen stellen.
Rechtzeitiger Zugang und umfangreiche Tests
Zuletzt ist es essentiell, dass die Integrierenden auch die Möglichkeit haben, sich die bestehende Infrastruktur rechtzeitig anzuschauen. Sie sollten so früh wie möglich darauf bestehen, vollständige Datensätze einsehen zu können. Nur dies ermöglicht es, umfangreiche integrale Tests durchzuführen und sicherzustellen, dass die IT-Integration reibungslos verläuft. Wenn dies nicht der Fall ist, dann können größere Probleme erst bei der Implementierung und dem Integrationstest erfasst werden – also dann, wenn sie sich im Frontend bemerkbar machen. Dies ist oft jedoch viel zu spät und kann im Extremfall zur einer Sprengung des Zeit- und Kostenbudget nach hinten heraus führen
Die IT-Integration in modernere IT-Infrastrukturen ist kein Hexenwerk
Obwohl die IT-Integration von unterschiedlichen Software-Teilsystemen in eine Systemlandschaft mitunter risikobehaftet ist, kann sie dennoch reibungslos ablaufen. Dabei ist sicherzustellen, dass wichtige Schritte befolgt werden: Die bestehende Infrastruktur muss gut vorbereitet sein und den Integrierenden muss alles Wissen an die Hand gegeben werden, sodass das Testen der Datensätze frühzeitig beginnen kann. So lässt sich das Software-Projekt bewerkstelligen und die unterschiedlichen Teillösungen unter einen Hut bekommen.
