Projektmanager in Unternehmen haben es oft nicht leicht: Im Zuge der Digitalisierung kommen immer größere und komplexere IT-Projekte mit größeren Risiken auf sie zu. Wer dann auch noch eine ungeeignete Methode für sein Projektmanagement verwendet, hat schlechte Erfolgschancen. Aber welche Methode ist überhaupt geeignet? Ist modern und agil immer besser als klassisches Projektmanagement?
Klassisches vs. Agiles Projektmanagement: Welche Methode passt besser?
Projektmanagement umfasst den gesamten Prozess: von der Konzeption und Planung des Projekts, der Durchführung und Anpassung, bis hin zum Projektabschluss. Wie dieser Prozess im Detail aussieht, hängt maßgeblich davon ab, für welche Projektmanagement-Methode sich ein Unternehmen entscheidet. Die Ziele dabei sind immer gleich: Risiken minimieren, Aufgaben klar verteilen, Ressourcen optimal nutzen und Fristen einhalten. Dann kann der Projektleiter guten Gewissens sein, dass das Projekt erfolgreich endet.
Es gibt aber verschiedene Methoden, die das in der Theorie ermöglichen. Woher weiß ich, welche Projektmanagement-Methode in der Praxis für mein Projekt, meine Aufgaben und meine Prozesse am besten geeignet ist? Die zwei großen Kategorien, die sich Projektmanagern anbieten sind traditionellere, klassische Methoden, die sich schon lange bewährt haben, und das moderne, agile Projektmanagement. Diese Methoden gehen unterschiedlich an Anforderungen und Aufgaben des Projektmanagements heran. Bevor Sie sich für eine Option entscheiden, müssen Sie genau über die Unterschiede informiert sein.
Klassische Projektmanagement-Methoden: Wasserfall, Prince2 und Co.
Das klassische Projektmanagement ist für Prozesse bekannt, die hoch standardisiert und von starren Abläufen durchsetzt sind. Bei diesen Methoden sind Teams oft stark hierarchisch geprägt und folgen strikt der Projektplanung. Teilweise wird dabei bereits zu Beginn die gesamte Projektstruktur – von Anfang bis Ende – genau geplant. Typische klassische Methoden sind das Wasserfall-Modell oder PRINCE2. Aber die Liste ist lang – es gibt etliche Projektmanagement-Methoden dieser Art.
Vorteile klassischer Methoden: Sie sind oft als Standard bekannt und erprobt. Sie sind für viele Projekte geeignet, vor allem wenn es darum geht, Prozesse mit sehr striktem Zeitmanagement umzusetzen.
Nachteile klassischer Methoden: Ihre Umsetzung ist häufig sehr kompliziert und erfolgt (beispielsweise bei PRINCE2) in der Regel nur mit spezieller Zertifizierung. Zudem sind ihre Prozesse unflexibel und nicht in der Lage, schnell und effektiv auf neue Anforderungen, Aufgaben oder Rahmenbedingungen zu reagieren.
Agile Projektmanagement-Methoden: Scrum und Kanban
Agiles Projektmanagement ist eine neuere Entwicklung im Projektmanagement und erweist sich als äußerst effektiv beim Umgang mit Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung. Bekannte Beispiele sind die Scrum-Methode oder Kanban. Im Gegensatz zu umfangreicher Anfangsplanung und starren Strukturen steht bei Scrum Anpassungsfähigkeit und kurze Entwicklungszyklen im Vordergrund. Projekt-Teams gehen dabei iterativ vor – also schrittweise in Form von Sprints, in denen sie vorher festgesetzte Ziele umsetzen.
Vorteile agiler Methoden: Da Projekte in Sprint-Abschnitte unterteilt sind, kann Projektmanagement durch agile Methoden wie Scrum oder Kanban ein hohes Maß an Flexibilität erreichen und schnell auf Veränderungen reagieren. Außerdem fördern die flachen Hierarchien die Motivation in den Teams, da jedes Mitglied bei Entscheidungen mitwirken kann. Das begünstigt auch neue Ideen und Innovationen im Projekt.
Nachteile agiler Methoden: Agiles Projektmanagement benötigt intensive Kommunikation, was viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Wenn Projektleiter und Projektteams unerfahren in agilen Methoden sind, kann sich das Projekt in übermäßig iterativen Sprints festfahren und sich selbst ausbremsen. Daher sollte im besten Fall ein externer Berater herangezogen werden.
Welche Methode ist wann sinnvoll?
In der Praxis müssen Unternehmen je nach Projekt einzeln entscheiden. Doch es lässt sich grob sagen, dass für große, komplizierte Projekte, deren Verlauf nicht im Vorhinein glasklar einsehbar ist, agile Vorgehensweisen besser geeignet sind. Häufig ist das bei Software– und Digitalisierungsprojekten der Fall. Hier sind die speziellen Anforderungen und Risiken durch agiles Projektmanagement gut in den Griff zu bekommen.
Wer also die IT-Infrastruktur des Unternehmens erneuern will oder neue Software implementiert ist oft mit agilen Prozessen besser aufgestellt. Doch damit auch hier Fehltritte vermieden werden, sollte kein Unternehmen auf gute Beratung verzichten.
Diese Beiträge zeigen, wie Projektmanagement mit verschiedenen Methoden umgesetzt und auch mit Software unterstützt werden kann.
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