Das Homeoffice hat sich in der Pandemie als Segen erwiesen und wird auch danach ein wichtiges Element der Arbeitsorganisation bleiben. Zoho, ein globales Technologieunternehmen, das die branchenweit umfassendste Suite an Business-Software-Applikationen anbietet, nennt fünf Voraussetzungen, um Remote Working erfolgreich, sicher und effizient in Unternehmen zu implementieren.
Fünf Tipps für das Remote Working der Zukunft
Der Arbeitsplatz der Zukunft wird eine Mischung aus Büroarbeit und Remote Working sein. Homeoffice wird also seinen festen Platz haben, die Erfahrungen damit während der letzten Monate haben aber auch Schwachstellen bei der technischen Infrastruktur, der Arbeitsorganisation und der Vorbereitung der Mitarbeiter offengelegt. Für Unternehmen ist es jetzt an der Zeit, sich richtig aufzustellen und aus den meist spontanen Homeoffice-Installationen eine dauerhaft sinnvolle Lösung zu machen. Bei dieser systematischen Umstellung auf Remote-Arbeit gibt es eine Reihe von Aufgaben zu lösen. Zoho nennt die wichtigsten Handlungsfelder:
1. Technische Ressourcen für Remote Working bereitstellen
Nur mit der richtigen Ausstattung kann das Homeoffice effizient betrieben werden. Viele Firmen und Mitarbeiter haben in den vergangenen Monaten erlebt, dass Anwendungen, wie zum Beispiel Videokonferenz-Apps, abgestürzt sind. Um das zu verhindern, müssen auf der Client-Seite die Mitarbeiter mit leistungsstarken Computern und hochauflösenden Webcams ausgestattet werden. Alte Endgeräte mit beschränkter Performance behindern die effiziente und produktive vernetzte Zusammenarbeit. Als Flaschenhals haben sich sowohl für die Endgeräte-, als auch für die Server-Seite die Netzwerkverbindungen erwiesen. Viele Unternehmen haben die Anforderungen an die für Remote Working notwendigen Leitungskapazitäten unterschätzt und müssen Bandbreiten und VPN-Verbindungen nachrüsten. Gleiches gilt für die Server-Kapazitäten.
2. Tücken der Komplexität vermeiden
Für Remote Working steht ein reichhaltiges Angebot an Software-Lösungen und -Tools zur Verfügung. Entsprechend groß ist die Verlockung, sich in diesem Pool zu bedienen. Daraus kann sich jedoch rasch ein unübersichtliches Portfolio unterschiedlichster SaaS-Anwendungen (Software-as-a-Service) diverser Anbieter für verschiedene Aufgaben, Workflows und Abteilungen entwickeln. Das führt nicht selten zu Schwierigkeiten beim Management und der Interoperabilität der Applikationen. Dazu kommen potenzielle Probleme bei der Zusammenarbeit über Team- oder Abteilungsgrenzen hinweg. Das Speichern von Informationen in unterschiedlichsten Apps erschwert darüber hinaus die Datenanalyse, und dadurch die Entscheidungsfindung auf Management-Ebene.
3. Verständnis für neue Technologien entwickeln
Neue Anwendungsformate wie SaaS- oder Cloud-Lösungen können nur dann sinnvoll ausgewählt und genutzt werden, wenn sie auch verstanden werden. Das gilt insbesondere für die Verantwortlichen und Entscheider. Sie müssen sich mit den spezifischen Unterschieden und den jeweiligen Vor- und Nachteilen von Angeboten wie Software-as-a-Service, Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS) auseinandersetzen und die richtige Wahl für ihr Unternehmen treffen.
4. Schulungen für Mitarbeiter im Remote Working anbieten
Je rascher diese neuen Technologien angewendet werden, desto schneller können sich ihre Vorteile für die Arbeit im Home- und Remote-Office entfalten. Daher ist es wichtig, alle Mitarbeiter für Remote Working in Trainings zu schulen, sodass sie neue Anwendungen möglichst rasch produktiv und sicher einsetzen können. Zur laufenden Unterstützung sollten Online-Ratgeber und Support Hotlines deshalb für selbständiges Lernen und Fragen bereitstehen.
5. Die Sicherheit im Remote Working erhöhen
Diese Trainingsmaßnahmen haben auch positive Auswirkungen auf die Sicherheit. Versierte Anwender sind besser gegen Cyberangriffe geschützt. Für Cyberkriminelle haben deswegen sich mit der raschen Verbreitung von Remote Working neue Angriffsfelder erschlossen. Neben menschlichen Fehlern sind es vor allem ungesicherte Verbindungen und Geräte, die Attacken und Zugriffe auf wertvolle Unternehmensdaten begünstigen. Sicherheitskritisch ist außerdem auch die Auswahl des Service Providers. Security- und Compliance-Vorgaben verbieten häufig, dass Kundendaten für personalisierte Werbung extern gespeichert und genutzt werden. Wichtige, unternehmenskritische Informationen sollten daher in einem eigenen Rechenzentrum vorgehalten werden.
„Wir erleben gerade live das denkbar größte Homeoffice-Experiment“, erklärt Sridhar Iyengar, Geschäftsführer von Zoho Europe. „Software-as-a-Service und Cloud-basierte Kommunikations-Tools haben das möglich gemacht. Sie sind auch der Schlüssel für den zukünftigen Mix aus Büro- und Heimarbeit.“
