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Schlüssel zur erfolgreichen Softwareeinführung: Mut zur Lücke!

Wie gelingt eine erfolgreiche Softwareeinführung? Für unsere ERP-Tipp-Reihe haben wir vom ERP-Hersteller OGS einen Tipp erhalten. Manfred Over, Gründer und Geschäftsführer der Software- und Beratungsfirma OGS hat für Sie einen interessanten ERP-Tipp:

ERP-Tipp:
Mut zur Lücke! – Der Schlüssel zur erfolgreichen Software-Neueinführung?

Die derzeit genutzte Software ist in die Jahre gekommen. Zum einen ist sie optisch und vom Handling her nicht mehr „State of the Art“, zum anderen fehlen Funktionen, z.B. die Möglichkeit, Auftragsbestätigungen per E-Mail oder Fax zu versenden. Wenn eine Parallelwelt aus Vorlagen in Excel– und Word existiert, um Defizite auszugleichen ist dies ein klares Anzeichen dafür, dass die derzeitige Software nicht mehr den aktuellen Unternehmensprozessen entspricht. Der Druck wächst, die Geschäftsführung entscheidet, dass eine neue Softwarelösung ausgesucht und im Unternehmen eingeführt werden soll.

Prozesse und Workflows genau kennen und definieren

Unabhängig von Oberfläche und weiteren Kriterien sollte man sich im Klaren darüber sein, dass die Hauptaufgabe darin besteht, die Abläufe des Unternehmens transparent darzustellen. Durch die Kluft zwischen der bisherigen Alt-Anwendung und den tatsächlichen Arbeitsabläufen arbeitet das Unternehmen nicht optimal. Ziel muss es jetzt sein, die Abläufe mittels eines neuen ERP-Systems zu optimieren. Ein Problem besteht darin, dass die nach dem derzeitigen Gusto arbeitenden Mitarbeiter oft nicht in der Lage sind, sich neue Prozesse vorstellen zu können (Betriebsblindheit). Desweiteren zieht sich eine Organisation über mehrere Abteilungen hinweg. Jede Abteilung ist also nicht nur in sich, sondern auch im Zusammenhang mit den übrigen Abteilungen betrachtet und abgestimmt. Hierzu ist es wichtig zu wissen, welche Möglichkeiten moderne Software Pakete leisten können.

Ziele festlegen und auf die richtige Unterstützung setzen

Daher ist es ratsam, einen externen Organisationsspezialisten hinzuzuziehen, der Erfahrung von Software- Einführungen in Ihrer Branche nachweisen kann. Auch eine Kontaktaufnahme zu seinen früheren Mandanten lässt seine Kompetenz überprüfen. Der Berater muss in jeder Phase, angefangen von der Erstellung des Lastenheftes, des daraus resultierenden Pflichtenheftes, der Auswahl des geeigneten Softwareprodukts, bis hin zum Echt-Start zur Verfügung stehen. Vereinbaren Sie einen Festpreis für jeden Meilenstein und fixieren Sie diese vertraglich.

Beraterhörigkeit?

Die Schwierigkeit bei der Erstellung eines Lastenheftes besteht oftmals darin, dass der Berater und die eigenen Mitarbeiter die zu beschreibenden Abläufe aufgrund ihrer Komplexität gar nicht bis ins kleinste Detail definieren und jede Eventualität berücksichtigen können. Trotz dieser Tatsache erstellt der Berater im nächsten Schritt aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft zur Weitergabe an potentielle Softwareanbieter. Die Wahl fällt dann auf das Softwarehaus, welches möglichst viele der zuvor festgelegten Kriterien mit „ja“ quittiert und bei der Erstpräsentation den besten Eindruck hinterlässt.

Für die wenigen Punkte, die mit „nein“ beantwortet wurden, werden im nächsten Step Programmanpassungen vereinbart und schließlich erfolgt dann die Softwareeinführung….mit dem Ergebnis, dass die Software für das Tagesgeschäft in dieser Form nicht zu gebrauchen ist! Jetzt beginnt das übliche Prozedere: „Es stand doch so im Pflichtenheft!“ argumentiert der Softwareanbieter. Falls er Recht hat, muss die Software auf Kosten des Unternehmens geändert werden. Dies kann zu einer gravierenden Überschreitung des Budgetrahmens führen.

Gewissheit und Wahrheit als Erfolgsfaktoren zur erfolgreichen Softwareeinführung

Was ist hier falsch gelaufen?

Es wurde vergessen dem Pflichtenheft eine Beschreibung der gewünschten Prozesse beizufügen! Dies setzt voraus, dass der ausgewählte Softwareanbieter fähig ist zu prüfen, ob sein Softwarepaket diese Anforderungen erfüllt. Des Weiteren sollten das Lastenheft und damit auch das Pflichtenheft auch nur die Forderungen an die neue Software beinhalten, welche ganz konkret mit einer 100%igen Sicherheit feststehen. Und nur dieser Teil sollte zunächst vom Softwarehaus umgesetzt und danach ausgiebig im Hause getestet werden. Hier werden dann die noch fehlenden oder zu ändernden Funktionen sehr schnell ersichtlich. Aus der daraus folgenden Erkenntnis wird dann ein zweites Pflichtenheft erstellt und der Softwareanbieter mit der Umsetzung beauftragt. Dies kann eventuell mehrmals geschehen.

Faire Vertragsgestaltung

Um die Kosten für das Unternehmen kalkulierbar zu machen, wäre folgende Preismodalität denkbar:

Die Standard-Software wird erst nach erfolgtem Echt-Start zur Zahlung fällig. Die Modifikationen und Unterstützung/ Dienstleistung sind fällig je Abschnitt im Pflichtenheft. Kommt es nicht zu einem Echt- Start, ist der Kunde berechtigt die Softwarelizenzen kostenlos zurückzugeben.
Das Beraterhonorar ist gesplittet: Ein Teil erfolgt bei Umsetzung der genannten Aufgaben und ein Erfolgshonorar wird nach erfolgreichem Projektabschluss gezahlt.

Bei dieser Vertragsgestaltung können Sie sich sicher sein, dass sowohl der Berater als auch der Softwareanbieter ein starkes Interesse an einer erfolgreichen Softwareeinführung haben.


Dieser FSM-Tipp kommt von Manfred Over, Gründer und Geschäftsführer der Software- und Beratungsfirma OGS.

Über Manfred Over:

Manfred Over ist Gründer und Geschäftsführer der Software- und Beratungsfirma OGS und begleitet seit 30 Jahren mittelständische Firmen bei der Einführung neuer Software.

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So kann Sie Unternehmenssoftware erfolgreicher machen:

Was ist Unternehmenssoftware?

Unternehmenssoftware ist eine Sammlung von Anwendungen und Tools, die speziell entwickelt wurden, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Sie deckt eine Vielzahl von Funktionen ab, darunter Buchhaltung, Personalwesen, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Lieferkettenmanagement und Enterprise Resource Planning (ERP). Diese Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Abläufe zu automatisieren, Daten effizient zu verwalten und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern. Durch den Einsatz von Unternehmenssoftware können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, indem sie Echtzeitdaten und Analysen nutzen. Darüber hinaus ermöglicht sie die Skalierung von Geschäftsaktivitäten, die Reduzierung von Kosten und die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, was letztendlich zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.

Wie kann Unternehmenssoftware ein Unternehmen digital erfolgreicher machen?

Unternehmenssoftware kann Unternehmen digital erfolgreicher machen, indem sie Geschäftsprozesse automatisiert und optimiert, wodurch Effizienz und Produktivität steigen. Sie ermöglicht die Integration verschiedener Abteilungen und fördert eine nahtlose Zusammenarbeit, indem sie Echtzeitdaten bereitstellt. Durch präzise Datenanalysen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und Markttrends schneller erkennen. Unternehmenssoftware verbessert zudem die Kundenbeziehungen durch effektives Kundenbeziehungsmanagement (CRM), was zu gesteigerter Kundenzufriedenheit und -bindung führt. Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert menschliche Fehler und spart Zeit und Ressourcen. Darüber hinaus unterstützt sie Unternehmen dabei, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und ihre digitale Transformation voranzutreiben, um im Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu bleiben.

Wichtige Schlagworte im Kontext von Unternehmenssoftware:

Digitalisierung

Der Prozess, bei dem analoge Geschäftsprozesse in gute und sinvolle digitale umgewandelt werden, um Effizienz und Produktivität zu steigern.

Integration

Die Verbindung verschiedener Softwarelösungen und Systeme, um einen reibungslosen Informationsfluss und eine einheitliche Datenbasis im Unternehmen zu gewährleisten.

Automatisierung

Der Einsatz von Software zur Durchführung wiederkehrender Aufgaben ohne menschliches Eingreifen, um Fehler zu reduzieren und Ressourcen zu sparen.

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DAS EAS-MAG-Glossar für den Beitrag:

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Excel

Excel ist ein weitverbreitetes Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft, das zur Datenanalyse, Berichterstellung und Finanzverwaltung eingesetzt wird. Unternehmen nutzen Excel zur Verarbeitung großer Datenmengen, Erstellung von Diagrammen und Automatisierung von Aufgaben durch Makros und Formeln. Es ermöglicht Nutzern, Daten zu organisieren und komplexe Berechnungen durchzuführen. Excel dient oft als Ergänzung zu umfassenderen ERP-Systemen und bietet Flexibilität für individuelle Analysen und kurzfristige Projekte. Dank seiner Benutzerfreundlichkeit und vielseitigen Funktionen ist es in nahezu allen Branchen ein unverzichtbares Werkzeug für das Reporting und die Entscheidungsunterstützung. Excel ist auch integrativ und kann mit anderen Softwarelösungen verknüpft werden.

Unternehmenssoftware

Unternehmenssoftware ist eine spezialisierte Software, die Unternehmen bei der Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Zu den gängigen Anwendungen gehören Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), und Human Resource Management Systems (HRMS). Diese Softwarelösungen integrieren verschiedene Geschäftsbereiche wie Buchhaltung, Vertrieb und Personalwesen, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Unternehmenssoftware ermöglicht die zentrale Verwaltung von Daten, fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und bietet Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungsfindungen. Sie reduziert manuelle Arbeitsaufwände, minimiert Fehler und spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation von Unternehmen, erfordert jedoch eine sorgfältige Implementierung und Schulung.

 
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