Agile Projektprozesse: Wie Software die Transformation unterstützt

Für viele große aber auch kleine Unternehmen ist in der heutigen, von Wandel geprägten Zeit besonders eines wichtig: Agilität. So erstrebenswert agile Projektprozesse auch sind, vielen ist unklar, was dafür alles zu tun ist – doch das ist gar nicht so kompliziert:

Agile Projektprozesse: Wie Software die Transformation unterstützt

Viele IT- oder dienstleistungsorientierte Unternehmen sind bereits stark auf die Wertschöpfung für die Kunden ausgerichtet. Die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen, schnell Wert zu schaffen und den Projektumfang vor Ort zu ändern, liegt in der DNA der meisten Berater. Allerdings sind sich viele Beratungsunternehmen einig, dass sie auch schneller und intelligenter innovieren müssen, um bestehende Kunden zufrieden zu stellen und neue zu gewinnen, und sind daher auf die schnelle Implementierung neuer Systeme und Anwendungen sowie kurze Reaktionszeiten bedacht.

Wenn Entscheider an Agile als eine Reihe von Tools und Prozessen denken, sind sie auf der falschen Fährte. “Du kannst nicht in den Laden gehen und etwas agiles Management kaufen”.

Veränderung braucht Selbstverständnis

Agilität ist nichts, was ein Unternehmen „so nebenbei“ umsetzen kann und sollte. Sollen die Weichen in Richtung Zukunft gestellt werden, ist ein präziser Überblick über die notwendigen Veränderungen für jedes Unternehmen unabdingbar – ganz egal, ob es sich um Investitionen, Umstrukturierungen, die Erweiterung bestimmter Geschäftsfelder oder die Expansion in zusätzliche Märkte handelt. Ein Wandel von der klassischen zur agilen IT-Organisation ist wie die Formalisierung des Fokus auf den Kunden, den man als kleines Unternehmen hatte, und das nicht loszulassen, wenn das Unternehmen wächst. Weil Sie sich auf das Gesamtbild konzentrieren müssen, konzentrieren Sie sich auf die Dinge, die sich am meisten auf bestehende und potenzielle Kunden auswirken werden. Veränderungen sind vielmehr gleich auf mehreren Ebenen notwendig. Dazu gehören die organisatorischen Verhältnisse ebenso wie die Prozesse und die Tools. Erst wenn diese drei Ebenen jeweils den veränderten Anforderungen entsprechen und eng aufeinander abgestimmt sind, entsteht die Basisstruktur einer agilen IT-Organisation. Zu ihren Kernzielen muss gehören, dass die Agilität im gesamten Service-Lebenszyklus gelebt wird.

Qualifizierte Daten unterstützen Prozessdesign

Die Unterstützung der agilen Welt kann nicht mit dem herkömmlichen Prozessdesign abgedeckt werden. So verlieren manche Abläufe ihren bisherigen Fokus oder wandeln sich. Noch zu viele Entscheider verkennen das Potential einer guten Datenbasis, um daraus sichere Zukunftsszenarien zu möglichen Trends oder anderen Entwicklungen abzuleiten, die ein Wachstum des eigenen Unternehmens potentiell vorantreiben. Zwar sammeln viele Unternehmen bereits viele Daten, allerdings finden Entscheider diese nicht unbedingt nützlich. Etabliert ist auch die Geschäftsführung in Übereinstimmung mit den Finanzdaten, was hier allerdings wenig zielführend sein wird. Denn es geht ja darum, genau das zu messen, worauf es ankommt. Vielleicht haben sie keine oder nicht genug Informationen darüber, wie sich die “Arbeit” auf die Kunden auswirkt. Zum Beispiel ist die Messung der „Time to Value“ eine leistungsfähige Kennzahl – wenn sich das verbessert, wird sich das wahrscheinlich auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Kapazitätenplanung sicher automatisieren

Der Wandel zu einer sehr anpassungsfähigen und kundenfokussierten Organisation benötigt vor allem transparente Kommunikation, aber auch ein Team, das den Anforderungen anhand des Kundennutzens entspricht. Doch nur wenn Mitarbeiter eingebunden werden, können sie Veränderungen und Anpassungen an neue Verhältnisse motiviert mittragen. Auch bei der Zusammenstellung von Projektteams sollten sich Unternehmen auf eine möglichst nachhaltige Planung stützen. Hier zählt nicht nur die Berücksichtigung von Urlaub und anderen Abwesenheiten, sondern auch welches Stundenkontingent für neue Projekte pro Mitarbeiter tatsächlich zur Verfügung steht und welche Fähigkeiten für das Projekt notwendig sind. In bereits automatisierten Prozessen lässt sich schnell erfassen, wie sich die Teams innerhalb der Projekte optimal zusammensetzen. Projektsoftware, die den Status der aktuellen Fähigkeiten der Beschäftigten und ihrer Entwicklungswünsche erfasst, unterstützt so nicht nur eine weitsichtige Projektplanung, sondern fördert auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Agile Metriken zeigen tatsächliche Effektivität

Was im ersten Moment für viele Entscheider nach einer umgreifenden Umstellung klingt, erweist sich in der Umsetzung dann langfristig als Wachstumschance: Sind Prozesse in Bezug auf die Planung und Abwicklung von Projekten sowie den Überblick über zukünftige Entwicklungen zusammengefasst, lassen sich Rückschlüsse auf die tatsächliche Effektivität des Unternehmens führen. Diese geben klare Signale, welche Entscheidungen des Managements die Entwicklung des Unternehmens positiv beeinflussen. So ist es beispielsweise von Vorteil zu wissen, ob sich ein Trend nach mehr Bedarf an bestimmten Fähigkeiten von Mitarbeitern abzeichnet und so zu entscheiden, Einstellungen mit entsprechender Ausrichtung rechtzeitig einzuplanen. Automatisierte Prozesse bieten vor allem den Vorteil, das sie einheitlich miteinander vernetzt und unkompliziert nutzbar sind. So lassen sich Projekte im Vorfeld ganzheitlich planen und zur Zufriedenheit aller Seiten umsetzen – sowohl intern für die eigenen Mitarbeiter, als auch extern für die Kunden.

Fazit

Das bisher (meist) vorherrschende Wasserfallmodell und die damit verbundenen Kulturen sowie Denkweisen in den Unternehmen können der richtige Weg in statischen Märkten sein. Allerdings kommen sie bei steigender Komplexität der Markt- und Kundenbedürfnisse an ihre Grenzen. Agile ist eine gute Möglichkeit, wachsende Unternehmen in sich verändernden Märkten zu führen.


Autor: Sean Hoban, Mitgründer und Geschäftsführer von Kimble Applications

Sean Hoban ist Mitgründer und Geschäftsführer von Kimble Applications und verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Beratung. Gemeinsam mit Mark Robinson und David Scott gründete Sean Hoban 2010 Kimble, um Prozesse in projektbasierten Unternehmen sowie die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams zu optimieren

Über Kimble Applications:

Kimble Applications hilft professionellen Serviceorganisationen ihr projektbasiertes Geschäft besser zu führen. Weltweit wird Kimble von führenden Unternehmen aus den Bereichen Beratung, Software und Hi-Tech genutzt, darunter NTT Data, TCS, Sage und Canon, um ihre Ressourcennutzung, Rentabilität und Skalierbarkeit zu optimieren. Kimble ist der einzige führende Softwareanbieter, der sich ausschließlich auf die Automatisierung von Prozessen in Dienstleistungsunternehmen (PSA= Professional Services Automation) konzentriert. Der Fokus liegt dabei auf einfach zu bedienenden Funktionen, die die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams rund um die wichtigsten Serviceprozesse verbessern. Mit CRM-Systemen kombinierbar, fördert Kimble die vorausschauende und zeitnahe Entscheidungsfindung auf Basis intelligenter Erkenntnisse und Handlungsvorschläge. Der Hauptsitz des Unternehmens, das mittlerweile mehr als 120 Mitarbeiter beschäftigt, ist in London. Zusätzliche Dependancen gibt es in Deutschland und den USA.  

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