Zentrales Enterprise Content Management mit durchgängigen Prozessen statt verstreuten Dokumentenlösungen

Fünf wesentliche Aspekte bei der ECM-Einführung in international agierenden Unternehmen.

Zentrales Enterprise Content Management mit durchgängigen Prozessen statt verstreuten Dokumentenlösungen

Das globale Datenwachstum ist ungebrochen und Unternehmen stehen gleichzeitig vor der Herausforderung, immer striktere Regelungen einzuhalten. Dies gilt sowohl in Bezug auf die interne Compliance als auch mit Blick auf die länderübergreifende Gesetzgebung. Längst umfasst „Dokumentenmanagement“ keine bloße Verwaltung mehr. Es geht im Sinne eines übergeordneten Enterprise Content beziehungsweise Enterprise Information Managements (ECM/EIM) vielmehr darum, äußerst vielschichtige Geschäftsprozesse darzustellen und zu optimieren – die Spanne reicht dabei von der rechtskonformen Aufbewahrung bis zur jederzeitigen Verfügbarkeit über leistungsstarke Suchfunktionen von jedem berechtigten Standort aus.

International aufgestellte Unternehmen und Organisationen, die sich derzeit mit der Einführung eines ECM-Systems beschäftigen, sollten nach Ansicht von Thomas Kleiner, CEO des Softwareunternehmens iXenso AG, vor allem fünf wesentliche Aspekte im Auge behalten:

1. Insellösungen richtig vermeiden

Isolierte Insellösungen in einzelnen Bereichen oder an einzelnen Standorten stellen in vielen Unternehmen nach wie vor die größte Herausforderung im Dokumentenmanagement dar. Workflows werden ausgebremst, die Produktivität sinkt, die IT-Ressourcen werden durch die oft mehrfache Datenhaltung belastet und im ungünstigsten Fall kommen auch noch Sicherheitsprobleme hinzu, die in der Praxis häufig durch komplexe, unterschiedliche Zugriffsberechtigungen entstehen können. Aufpassen muss man hier vor allem mit Blick auf dezentrale Lösungen, die sich als vermeintliche Interimslösung schnell dauerhaft etablieren können, etwa im Zuge langwieriger Entscheidungsprozesse rund um ein zentrales System.

weiter zu: 2. Gesamtkosten kritisch betrachten

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