Prozesse optimieren: Durch die zunehmende Kombination mit KI-Technologien kann intelligente Suche nicht nur ihren eigentlichen Zweck in Unternehmen immer besser erfüllen. Sie lässt sich auch zur Optimierung ganzer Prozesse nutzen.
IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und KI, nennt fünf Beispiele.
Wie sich mit KI und intelligenter Suche Prozesse optimieren lassen
Enterprise Search ist eigentlich ein Instrument, um schnell und zielgerichtet die erforderlichen Informationen aus riesigen Datenbeständen in Unternehmen und Behörden zu ziehen. Die Datenquellen können dabei strukturiert oder unstrukturiert sein und die Daten können aus angebundenen internen oder externen Quellen stammen. Um diese Aufgabe optimal zu erledigen, wird Enterprise Search zunehmend mit Künstlicher Intelligenz ausgestattet. Dazu zählen etwa Machine Learning oder regelbasierte, linguistische und semantische Verfahren.
Durch diesen KI-Technologiestack erweitert sich aber auch das Einsatzfeld von Enterprise Search ganz erheblich. Mit den KI-basierten Analysefähigkeiten der Software können Unternehmen und Behörden heute ganze Prozesse optimieren – und damit den ROI für Enterprise Search noch einmal deutlich beschleunigen.
Prozesse optimieren – IntraFind erläutert fünf Beispiele:
1. Anträge prüfen
Durch automatische Textklassifikation und NLP (Natural Language Processing) kann intelligente Such-Software die Vorqualifikation von Formularen und Anträgen in Behörden automatisieren. Anträge, die auf Antragsportalen gestellt werden, müssen dann nicht länger von Menschen auf Stimmigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Diese Arbeit kann stattdessen KI übernehmen. Antragssteller erhalten dann bereits während der Dateneingabe einen Hinweis, dass Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden müssen, wodurch sich Antragstellung und -bearbeitung beschleunigen.
2. Dokumente sortieren
Mit Machine-Learning-Verfahren ist eine Lösung für unternehmensweite Suche in der Lage, Kategorien zu erkennen, in die sich Daten einordnen lassen. Das kann beispielsweise dazu genutzt werden, die Themen von Dokumenten zu identifizieren und sie entsprechend zu sortieren. Unternehmen und Behörden haben dadurch etwa die Möglichkeit, eingehende E-Mails automatisiert zu analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterzurouten. Zudem lassen sich sogar automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.
3. Supportanfragen beantworten
Mitarbeiter im Service und Support können über eine zentrale Suche Informationen über alle Datenquellen hinweg schnell und einfach finden – seien es Servicehandbücher, die im Intranet abgelegt sind, oder aber auch Ersatzteilkataloge, die in speziellen Service-Informationssystemen vorliegen. Dadurch müssen sie nicht mehr jedes System einzeln ansteuern und sich mit unterschiedlichen Bediensystematiken beschäftigen. Durch KI-basierte Content-Analytics-Funktionen können sie dabei über die reine Volltextsuche hinaus auch Zusammenhänge zwischen Sachverhalten ausfindig machen. Das spart Arbeitszeit und die Kunden erhalten schneller die Lösungen für ihre Probleme.
4. Verträge auswerten
Auf Basis moderner Machine-Learning-Verfahren können Klauseln und wichtige Datenpunkte in Verträgen oder Ausschreibungen erkannt und zur gezielten Prüfung, Risikoanalyse, Kommentierung und Bearbeitung extrahiert werden. Fachanwälte beispielsweise sparen durch diese intelligente Lesehilfe viel Zeit und enorme Ressourcen, da sie Verträge nicht mehr einzeln lesen und ihre relevanten Stellen manuell markieren müssen. Sie können sich verstärkt ihren Kernaufgaben widmen und minimieren das Risiko, entscheidende Stellen zu übersehen. Das zahlt sich insbesondere dann aus, wenn man bei Gesetzesänderungen oder Firmenübernahmen große Vertragsbestände prüfen muss.
5. Bewerber auswählen
Mit KI-basierter Enterprise Search können Unternehmen und Personalvermittler eine intelligente Bewerbersuche in ihren HR-Systemen implementieren. Die Software identifiziert automatisch Kenntnisse und Fähigkeiten in Lebensläufen und matcht sie mit den Jobprofilen von offenen Stellen. Zudem erhalten Personalmitarbeiter die Möglichkeit, über Freitext und Filtermechanismen gezielt nach geforderten Qualifikationen zu suchen und so rasch die geeigneten Bewerber zu finden. Der Personalauswahlprozess beschleunigt sich dadurch erheblich.
Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG, sagt:
„Durch KI-Technologien – oftmals in Verbindung mit intelligenter Suche – kann man Menschen erheblich entlasten. Automatisierung und Augmentierung ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die echte menschliche Intelligenz erfordern. Der Mensch wird aber nicht nur entlastet. Viele Routineaufgaben kann Software auch erheblich schneller und deutlich weniger fehleranfällig erledigen als er selbst.“
