Kaum eine Branche ist so dynamisch wie der E-Commerce – entsprechend häufig ändern sich dort auch steuerrechtliche Rahmenbedingungen. Den Überblick darüber zu behalten kann schwierig sein, doch dabei sind Unternehmen nicht auf sich allein gestellt.
Steuerberatung im E-Commerce-Business – Rahmenbedingungen und Herausforderungen für Startups und Wachstumsunternehmen
Der Digitalisierungstrend der Gesellschaft wirkt sich natürlich auch auf die Geschäftsmodelle bestehender und neuer Unternehmen aus. Dadurch ergeben sich auch steuerrechtlich neue Herausforderungen für alle Unternehmen, die sich im E-Commerce-Bereich geschäftlich betätigen, beispielsweise über einen eigenen Online-Shop, eBay oder Amazon.
Die Rechnungsstellung – im Zusammenspiel mit der Buchführung und Steuer – ist dabei der „Casus Knacksus“, schließlich hat sie mehrere Aufgaben zu erfüllen.
- Sie muss den gesetzlichen Bestimmungen des Bundesfinanzministeriums entsprechen.
- Sie muss für den Kunden leicht verständlich und gut strukturiert dargestellt sein, um Vertrauen aufzubauen. Darüber hinaus erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass ein zeitnaher Geldeingang folgt.
- Die korrekte und zeitnahe Rechnungsstellung ist existentiell wichtig, vor allem für Startups. Nur über die Begleichung von Rechnungen kann ein Cash-Flow ins Laufen kommen.
Welche Pflichtangaben gibt es?
Vor allem Unternehmensgründern graut es oftmals vor der Rechnungsstellung und der anschließenden Anfertigung ihrer Buchhaltung, da sie Angst haben, etwas falsch zu machen. Deshalb hier die wichtigsten Vorschriften, um folgenschwere Fehler zu vermeiden.
Rechnungen im Sinne des § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) und §§ 31-34 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung) sind alle Dokumente, die eine Lieferung oder sonstige Leistungen in Rechnung stellen. Dabei ist es völlig gleichgültig, ob die Rechnung elektronisch oder physisch per Post verschickt wird. Entscheidend sind die Inhalte, welche auf dem Dokument vermerkt sein müssen.
Folgende Elemente müssen aus gesetzlicher Sicht aufgeführt sein:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers und Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung bzw. Bezeichnung der sonstigen Leistung
- Liefer- bzw. Leistungsdatum
- Rechnungsbetrag, Steuerbetrag, Steuersatz bzw. ein Hinweis auf Steuerbefreiungen
- Eventuell vereinbarte Entgeltminderungen (z.B. Rabatte, Skonto, Boni)
Ausnahmen
Natürlich gibt es kein Gesetz ohne Ausnahmen und Spezialregelungen. Im E-Commerce-Business gibt es nämlich nicht nur den eigenen Online-Shop, sondern man kann sich als Verkäufer auch auf „eBay“ oder „Amazon“ listen lassen, um von deren Reichweite zu profitieren.
eBay
eBay galt jahrelang als digitales Auktionshaus. Die überwiegende Zahl der dort verkauften Artikel weist mittlerweile allerdings einen Fixpreis, ohne Verhandlungsbasis, auf. Wenn man diese Plattform nun gewerblich nutzt, dann interessiert sich logischerweise das Finanzamt für diese Aktivitäten.
Hier die wichtigsten Hinweise in diesem Zusammenhang:
Porto: Wenn die Ware nicht beim Händler abgeholt wird, fallen Porto- und Versandkosten an, die wiederum der Umsatzsteuer unterliegen, welche somit an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Umsatzsteuer: Registrierte Unternehmen bekommen von eBay – sofern die Rechnungsstellung über deren luxemburgische Gesellschaft erfolgt (was künftig jedoch grundsätzlich nicht mehr der Fall sein soll) – eine Nettorechnung ausgestellt. Unternehmer sind bei Inanspruchnahme von Dienstleistungen aus dem EU-Ausland verpflichtet, die Umsatzsteuer selbst zu ermitteln und beim Finanzamt abzuführen (sog. „Reverse Charge“; Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG). Der Leistungsempfänger übernimmt sozusagen die Versteuerung für den Leistungserbringer. Eine effektive Steuerbelastung hierdurch ergibt sich hierbei bei Kleinunternehmern, da diese nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer dürfen die ermittelte Umsatzsteuer dagegen direkt als Vorsteuer gegenrechnen wodurch es insoweit nicht zu einer Liquiditätsbelastung kommt.
Amazon
Die umsatzstärkste Verkaufsplattform im Internet ist Amazon. Auf dem sogenannten „Marketplace“ erlaubt Amazon Drittverkäufern das Präsentieren und Verkaufen ihrer Waren. Als Jungunternehmer hat man eine Reichweite von mehreren Millionen Besuchern am Tag. Da ist es auch verschmerzbar, dass Amazon durchschnittlich ca. 15% vom Bruttoverkaufspreis für sich einstreicht.
Doch auch hier gibt es, aus steuerrechtlicher Sicht, einige wichtige Punkte zu beachten. Umsatzsteuerlich kompliziert wird es insbesondere dann, wenn die Versendung von Amazon übernommen wird, diese jedoch nicht von Deutschland aus erfolgt, sondern von ausländischen Amazon-Lagern – was häufiger der Fall ist als gemeinhin angenommen wird.
Amazon erledigt für die Verkäufer die Abrechnung und behält sich seine Provision unmittelbar ein. Der Unternehmer muss jedoch den vollen Verkaufserlös als Betriebseinnahme erfassen, kann im Gegenzug aber die Gebühr von Amazon als Betriebsausgabe berücksichtigen. Eine Verrechnung des Verkaufspreises mit den Gebühren ist in der Gewinn- und Verlustrechnung nicht zulässig.
Hier ist wichtig, dass nicht nur auf den Geldeingang die Umsatzsteuer anfällt, sondern auch auf die Amazon-Gebühr, weil Amazon nur als Vermittler auftritt und sich die Umsatzsteuer immer aus dem Betrag ermittelt, den der (End)Kunde aufwendet. Ein weiterer wichtiger Punkt: Werden dem Kunden Versand- oder Verpackungskosten in Rechnung gestellt, muss auch hierauf Umsatzsteuer berechnet und vom Verkäufer abgeführt werden.
Neuregelung für elektronische Marktplatzbetreiber
Seit Jahresanfang 2019 gibt es neue, strenge Regelungen im Bereich elektronischer Marktplätze (Handel von Waren im Internet). Das Gesetz soll den Ausfall von Steuern beim Handel von Waren im Internet verhindern. Die praktischen Auswirkungen dieser neuen Regelungen machen sich gerade jetzt bemerkbar. Deshalb sollte jeder Unternehmer, der in diesem Bereich tätig ist, einen Umsatzsteuerspezialisten konsultieren um folgenschwere Fehler zu vermeiden.
Betreiber elektronischer Marktplätze sind von nun an verpflichtet, persönliche Daten der Verkäufer aufzuzeichnen, wenn die Lieferung innerhalb Deutschlands steuerbar ist. Die Bestätigung der steuerlichen Registrierung ist ebenfalls ein Teil davon. Ohne Erfüllung der vom Gesetzgeber vorgegebenen Pflichten, haften die Plattformbetreiber für nicht entrichtete Umsatzsteuer der Händler, welche die elektronische Plattform nutzen. Somit gilt es – um keine existenzgefährdenden Risiken für den Plattformbetreiber entstehen zu lassen – eine Haftung für die nicht entrichteten Steuern der Händler wirksam zu vermeiden; gerne unterstützen wir von HWS hierbei.
Jahresabschluss oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
An der Ermittlung des steuerlichen Ergebnisses kommt kein Unternehmen vorbei. Schließlich geht es darum, wie hoch die Ertragssteuern (Einkommensteuer bzw. Körperschaftsteuer sowie Gewerbesteuer) ausfallen. Wie es an diesem Punkt weitergeht, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab bzw. vom Umsatz und Gewinn desselbigen.
Sofern die nachfolgend aufgeführten Voraussetzungen erfüllt sind, ist die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR, sog. § 4 Abs. 3 EStG-Rechner) zulässig. Simpel gesprochen lautet die Formel dann:
Einnahmen – Ausgaben = Gewinn/Verlust.
Ist der Betrag positiv, wurde ein Gewinn erzielt. Gratulation! Sie „dürfen“ Steuern bezahlen. Ist er negativ, haben Ihre geschäftlichen Aktivitäten zu einem Verlust geführt. Sie brauchen keine Einkommenssteuer und Gewerbesteuer bezahlen.
Wer darf die EÜR anwenden?
- Die Rechtsformen der GmbH, der UG und der AG dürfen dies nicht.
- Die EÜR dürfen nur Unternehmen anwenden, deren Umsatz die Grenze i.H.v. 600.000 Euro und die Gewinngrenze i.H.v. 60.000 Euro im Jahr nicht überschreiten.
- Auch der eingetragene Kaufmann kann die EÜR anwenden, wenn er unter diesen Schwellenwerten liegt.
- Alle Freiberufler nach § 18 EStG – und zwar egal wie hoch Gewinn und Umsatzhöhe sind.
Liegen die Voraussetzungen für eine zulässige Erstellung einer EÜR nicht vor (zum Beispiel bei Kapitalgesellschaften oder Überschreitung der Größengrenzen), muss zwingend ein Jahresabschluss mit doppelter Buchführung und Bilanzierung erstellt werden. Auch wenn eine EÜR zulässig wäre, ist zu überlegen ob nicht doch freiwillig bilanziert wird, da hierdurch viel aussagekräftigere Auswertungen zur Profitabilität möglich sind. Bei einer EÜR kann es nämlich aufgrund des Zu- und Abflussprinzips schnell zu erheblichen zeitlichen Verschiebungen kommen, worunter der Aussagegehalt der betriebswirtschaftlichen Auswertungen massiv leidet.
Die Umsatzsteuer
Besonders für Startups ist die Umsatzsteuer extrem wichtig und gleichzeitig birgt diese auch existenzielle Risiken. Schon zu Beginn muss im steuerlichen Erfassungsbogen entschieden werden, ob man von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchte oder nicht. Der Hintergrund für diese Regelung ist, den bürokratischen Aufwand am Anfang möglichst gering zu halten.
Grundvoraussetzungen sind folgende Punkte:
- Im Jahr der Gründung dürfen nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz erwirtschaftet werden.
- Im Vorjahr dürfen nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz erwirtschaftet worden sein.
- Der Umsatz im Folgejahr darf voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten.
Alle genannten Beträge sind Bruttowerte, das heißt alles was der Kunde als Entgelt aufwendet (also inklusive etwaiger Umsatzsteuer). Also Vorsicht bei der Kalkulation.
Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung?
Eine gar nicht leicht zu beantwortende Frage. Die Antwort hängt vom individuellen Business ab. In Fällen, in denen hohe Investitionskosten oder hohe Lieferantenkosten auf die Gründer zukommen, kann es Sinn machen, die umsatzsteuerliche Regelbesteuerung (verpflichtend für die nächsten 5 Jahre) zu wählen. Sofern die enthaltene Vorsteuer aus Investitionen höher ist als die Umsatzsteuer aus Verkäufen, wird der übersteigende Betrag vom Finanzamt wenige Tage nach Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung erstattet – das Unternehmen hat hierdurch somit einen Liquiditäts- und Finanzierungsvorteil.
Wenn man sich für die Kleinunternehmerregelung entscheidet, muss Folgendes beachtet werden:
Es ist keine Umsatzsteuer beim Kunden auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen. Das senkt den bürokratischen Aufwand und man ist konkurrenzfähiger am Markt, insbesondere wenn man seine Leistungen überwiegend an Privatpersonen erbringt und selbst nur überschaubare Eingangsleistungen bezieht. Allerdings muss der Zusatz „im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ in jeder Rechnung angeführt sein. Es kann bei Anwendung der Vorschrift umgekehrt natürlich keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden.
Professionelle Steuerberatung unabdingbar
An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, da gerade im E-Commerce-Bereich alles sehr schnell und dynamisch von statten gehen kann und sich auch der Gesetzgeber, die Finanzverwaltung und Rechtsprechung dynamischer verhält als in anderen Bereichen des Steuerrechts. Eine Empfehlung, die gestern noch richtig war, kann kurze Zeit später schon wieder falsch sein. Eine Steuerberatungskanzlei, die Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet, ist Ihnen daher sehr ans Herz zu legen. Achten Sie darauf, dass die Kanzlei bereits fundierte Erfahrungen mit Unternehmen aus dem digitalen Bereich vorweisen kann.
