Die Debitorenbuchhaltung in Krankenhäusern sieht sich neuen Herausforderungen gegenüber. Durch Verrechnungen, ausbleibende Zahlungen oder Kürzungen sinkt die Liquidität und der manuelle Aufwand erhöht sich, da jede Änderung fallbezogen erfasst und über mehrere Abteilungen hinweg geklärt werden muss. Das Evangelische Krankenhaus Königin Elisabeth Herzberge (KEH) in Berlin hat mit YAMBS das Forderungsmanagement automatisiert und abteilungsübergreifende Transparenz geschaffen.
Krankenhaus Königin Elisabeth Herzberge (KEH) automatisiert Forderungsmanagement
Steigende Forderungsbestände und -reichweiten verschlechtern in vielen Krankenhäusern die Liquiditätslage. Da die Buchhaltung nicht in direktem Kontakt mit den Kostenträgern steht, können offene Posten nur in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen geklärt werden. Im Fall des Evangelischen Krankenhauses Königin Elisabeth Herzberge (KEH) ist die Buchhaltung mit dem Forderungsmanagement von rund 75 Klärungsfällen pro Woche beschäftigt. Bisher fehlte die abteilungsübergreifende Transparenz, weswegen die Abstimmung über mehrere Abteilungen hinweg nicht selten zu Bearbeitungszeiten von mehreren Wochen führte.
Abhilfe erhoffte sich das KEH durch ein fachübergreifendes Tool für das Forderungsmanagement, das nicht nur eine Dokumentation der Fälle ermöglichen, sondern auch ein Kommunikationstool beinhalten sollte. Das YAMBS.Forderungsmanagement überzeugte das Projektteam durch seine flexibel anpassbaren Funktionen, die krankenhausspezifische Prozesse individuell abbilden können. Die Anforderungen wurden in enger Abstimmung mit den beteiligten Fachabteilungen spezifiziert und in der Software angepasst. Auf Anregung des KEH entwickelten die Berater von Software4Professionals unter anderem eine spezielle Funktion, welche direkt in der offenen Postenliste in SAP in einem separaten Icon anzeigt, ob ein Klärungsfall vorliegt. Die direkte Verknüpfung von YAMBS.Forderungsmanagement mit der offenen Postenliste ermöglicht mehr Transparenz. Ein Wechsel zwischen den beiden Anwendungen ist nun nicht mehr erforderlich.
Noch ist die Software nicht in allen Abteilungen final ausgerollt. Doch schon jetzt sind die Vorteile in den angebundenen Abteilungen deutlich zu spüren.
Jessica Fabel, Projektverantwortliche beim KEH:
„An diesem Projekt waren viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt und haben ihre Vorschläge eingereicht. Jetzt sind alle begeistert, wie komfortabel und schnell der gesamte Klärungsprozess abläuft.“
Wurden bei offenen Posten bisher zunächst Mahnungen versendet, falls sich die Krankenkassen nicht zurückgemeldet hatten, wird jetzt sofort das Forderungsmanagement angestoßen, sobald eine Forderung nicht beglichen wird. Der Klärungsprozess durchläuft die erforderlichen Abteilungen dann automatisch. Die zeitraubende Klärung per Hauspost und E-Mails zwischen den beteiligten Abteilungen entfällt. Über die Monitorfunktion lässt sich der Status jedes Klärungsfalls abteilungsübergreifend ablesen. Die zuständigen Mitarbeiter sind nun sofort im Bilde, beispielsweise bei einer telefonischen Anfrage der Krankenkasse im Patientenmanagement. Das Gespräch wird direkt im Workflow dokumentiert und der Fall an die nächste Bearbeitungsinstanz weitergeschickt.
Die Mitarbeiter in allen angebundenen Abteilungen sind durch die Automatisierung deutlich entlastet, die Klärungsfälle werden zügig bearbeitet, wodurch die Liquidität insgesamt ansteigt. Bereits im ersten Jahr konnten 350 Fälle mit einem Volumen von rund 580.000 Euro geklärt werden.
Petra Göthling, Leiterin Rechnungswesen des KEH:
„Mit YAMBS.Forderungsmanagement haben wir nun ein SAP-kompatibles, fachbereichsübergreifendes und individuelles Kommunikations- und Monitoring Tool, welches uns ermöglicht, intern zu kommunizieren und uns schneller zum Ausgleich der offenen Posten verhilft.“
