Matthias Weber im Gespräch mit Markus Wieser, Executive Director Product Management bei ATOSS Software, zum Thema Trends im Workforce Management. Wir stellten Herrn Wiese fünf Fragen zum Thema. Lesen Sie hier seine Antworten.
Interview mit Markus Wieser von ATOSS Software zum Thema Trends im Workforce Management
Wohin geht die Reise beim Workforce Management?
Der Trend geht ganz klar in Richtung Selbstbestimmung und Mitsprache der Mitarbeiter bei der Arbeitszeitgestaltung. Und das haben wir schon früh erkannt. Daher sind die technischen Voraussetzungen dazu in unseren Lösungen heute bereits gegeben. Über absolut einfach zu bedienende Desktop Self Services kann tatsächlich jeder Mitarbeiter seine Dienstpläne einsehen, Arbeitszeitwünsche erfassen, Urlaub beantragen oder Zeitbuchungen vornehmen. Vorgesetzte können ebenso bequem und schnell Anträge bearbeiten. Der Anwender bekommt genau die Funktion angezeigt, die er zur Erledigung seiner Aufgabe braucht. Nicht mehr und nicht weniger. Er wird außerdem proaktiv über To-Dos, Termine sowie offene oder bestätigte Anträge informiert. So macht Workforce Management allen Beteiligten Spaß!
Wo liegt der aktuelle Fokus im Bereich der Personaleinsatzplanung?
Hier geht es neben der operativen vor allem um die strategische Personaleinsatzplanung, also darum, Personalbedarf und Personalkapazität für längere Zeit, beispielsweise ein Jahr im Voraus, in Einklang zu bringen. Mit einer Workforce Management Software lässt sich die Kapazität der vorhandenen Mitarbeiter langfristig so verteilen, dass sie optimal zum Personalbedarf passt. Um die Frage zu beantworten, wie viele Mitarbeiter mit welchen Arbeitsverträgen benötigt werden, bietet sich eine genaue Betrachtung der vorhandenen Personalstruktur an: Wie viele Mitarbeiter in Teilzeit bzw. Vollzeit oder geringfügig Beschäftigte habe ich? Welche Zusammensetzung wäre ideal für meinen Personalbedarf und was bedeutet das für das Recruiting? Die ideale Personalstruktur lässt sich zum Beispiel auch dann ermitteln, wenn eine Filialeröffnung ansteht. Das System simuliert mögliche Varianten und zeigt an, welche Personalzusammensetzung ideal wäre. Eine präzise Personalstrukturanalyse bildet die Grundlage für eine langfristige Kapazitätsplanung und die darauf basierende perfekte operative Personaleinsatzplanung.
Was kann Workforce Management außerhalb der Personaleinsatzplanung leisten?
Gerade in Produktions- und Logistikunternehmen gibt es viele Qualifikationen, die regelmäßig erneuert werden müssen. Zum Beispiel die Ersthelfer-Qualifikation oder Zertifikate für die Bedienung von Maschinen. Ein System für Workforce Management kann über ablaufende Qualifikationen informieren und auf Wunsch sogar eine Schulung empfehlen, die für den Erhalt dieser Qualifikation notwendig ist. Ist die Weiterbildung gebucht, erscheint sie automatisch im Dienst- oder Schichtplan und der Mitarbeiter wird rechtzeitig informiert. Auch bei Planänderungen, zum Beispiel, wenn eine Weiterbildung verschoben wird, erhält der betroffene Mitarbeiter eine Nachricht. All diese Features haben zum Ziel, den Planer und die HR-Abteilung von zeitfressenden Informations- bzw. Kommunikationsschritten zu entlasten und diese sicherer zu machen. Darüber hinaus unterstützt Workforce Management Organisationen aller Branchen dabei, gesetzliche und betriebliche Vorgaben, sei es in Bezug auf Höchstarbeitszeiten, Zeitsalden oder auch Fristen, zum Beispiel für den Ablauf von Probezeiten und den Einsatz von Leasingkräften, einzuhalten.
Welche Schwerpunkte setzen Sie bei Ihrer Produktentwicklung?
Es gibt zwei Entwicklungsziele, die uns besonders wichtig sind. Zum einen die extreme funktionale Power und Leistungsfähigkeit der Software und zum anderen eine überzeugende User Experience. Deshalb sind unsere Lösungen über Smartphone, Tablet & Co. mobiloptimiert nutzbar. Da geht es zum Beispiel um den ortsunabhängigen Zugriff auf so wichtige Daten wie Dienstpläne, Anwesenheiten und Arbeitszeitdaten. Mitarbeiter können quasi auf dem Sofa gemeinsam mit der Familie ihren Urlaubsantrag stellen oder unterwegs ihre Arbeitszeiten erfassen bzw. korrigieren. Vorgesetzte können jederzeit und überall den Einsatz ihres Teams steuern, Anträge genehmigen oder Gruppenbuchungen vornehmen. Schichttauschbörse und Wunschdienstplanung stehen ebenfalls intuitiv zur Verfügung – wie man es von einer privaten App kennt und erwartet.
ATOSS gilt als Trendsetter im Bereich Workforce Management – was planen Sie als nächstes?
Wir experimentieren gerade mit Einsatzmöglichkeiten von künstlicher Intelligenz (KI), die für das Workforce Management eine enorme Erleichterung darstellen. Zum Beispiel im Bereich der natürlich sprachlichen Interaktion im Kontext Self Services. Statt einer Navigation zum Menüpunkt „Urlaub beantragen“ und dem langwierigen Ausfüllen eines Formulars nutze ich einen sprachgesteuerten Assistenten und sage kurz und knapp: ‚Ich möchte nächste Woche von Mittwoch bis Freitag Urlaub nehmen.‘ Das System erkennt meine Absicht und erledigt den Antrag sozusagen vollautomatisch. Selbstlernende KI bringt vor allem auch im hochkomplexen Prozess der Personaleinsatzplanung einen Mehrwert. Ein Beispiel: Der Planer führt Korrekturen aus. Das System erkennt diese und lernt daraus selbstständig für künftige Planungen. So sieht intelligentes Workforce Management der Zukunft aus.
Interviewpartner: Markus Wieser, Executive Director Product Management bei ATOSS Software
