Mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit hat für viele Mitarbeiter die Anzahl von Video-Meetings sprunghaft zugenommen. Eine Folge davon ist die sogenannte „Meeting-Fatigue“. Sie drückt sich in Erschöpfung und Müdigkeit aus, begleitet von Ungeduld und Konzentrationsproblemen. Derweil sorgt künstliche Intelligenz (KI) während Meeting-Marathons für mehr Effizienz. GoTo stellt drei Kernaspekte vor, die Meetingteilnehmer für die optimale Unterstützung durch KI beachten sollten.
Drei Tipps für ein besseres Meeting-Transkript mit KI
Um die Ressourcen der Mitarbeiter zu entlasten, erstellt die Technologie Transkripte der Meetings und stellt den Teilnehmern nach dem Meeting vollständige Notizen zur Verfügung. Die KI kann zudem eigenständig festhalten, wem welche Aufgaben zugewiesen worden sind, ohne dass diese Personen an dem Meeting teilgenommen haben.
Dank Natural Language Processing (NLP) versteht KI gesprochene Sprache und kann den akustischen Input in geschriebenen Text umwandeln. Niemand muss mehr bei geschäftlichen Meetings oder Interviews mitschreiben und dennoch erhalten anschließend alle eine Abschrift. Während der Videokonferenz können sich die Teilnehmer vollständig auf das Meeting konzentrieren – mit dem beruhigenden Gefühl, später Zugriff auf Transkriptnotizen zu haben.
Dennoch gilt es, die nötigen Voraussetzungen zu schaffen, damit die KI-Technologie bestmöglich arbeiten kann. Drei entscheidende Aspekte sind.
1. Klare verbale Kommunikation
Jeder kennt die Situation, dass das Gegenüber während eines Gesprächs nur schwer zu verstehen ist. Gut also, wenn die KI parallel zum Online-Meeting ein Transkript anfertigt. Doch wenn sich bereits Team-Mitglieder nur schwer gegenseitig verstehen, wird auch die KI Schwierigkeiten haben. Natural Language Processing-Technologie ist in den meisten Fällen noch auf Hochsprache trainiert. Dialekte versteht sie nur nach weiterem Training. Deswegen gilt es, so deutlich wie möglich zu sprechen.
Nach dem Meeting stellt die KI den Teilnehmern dann eine vollständige Mitschrift zur Verfügung. Diese schriftliche Zusammenfassung verschafft allen, die Zugriff zum Transkript haben, die Möglichkeit, das Gespräch nachzulesen, und behebt so grundlegende Missverständnisse und Gedächtnislücken. Auch Kollegen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, erhalten so in Kurzform eine schriftliche Aufzeichnung, ohne sich das Meeting ansehen zu müssen. Das Transkript kann nach bestimmten Begriffen durchsucht werden, was das Auffinden relevanter Informationen zusätzlich vereinfacht und effizienter gestaltet.
2. Internet-Verbindung sicherstellen
Ein weiterer entscheidender Faktor für den Erfolg des Meeting-Transkripts ist die Qualität der WLAN-Verbindung. Damit die KI das Transkript zuverlässig erstellen kann, muss die teilnehmende Partei sicherstellen, dass eine stabile Internetverbindung während des Meetings verfügbar ist. Das vermeidet Sprachaussetzer und Verzerrungen in der Übertragung und trägt dazu bei, dass die NLP-Technologie Worte und Satzstrukturen zuverlässig erkennt.
Dementsprechend wählen sich Teilnehmer idealerweise nicht über mobile Daten oder schwache öffentliche Netzwerke ein. Dies sollte bereits in den IT-Guidelines jedes Unternehmens auch aus Sicherheitsgründen fest verankert sein. Doch auch bei einer sicheren, stabilen WLAN-Verbindung muss auf die Auslastung geachtet werden. Beispielsweise sollte im Homeoffice vermieden werden, dass die Kinder parallel Videospiele spielen oder auf zu vielen Geräten parallel gestreamt wird.
3. Arbeitsumfeld optimieren
Die Qualität eines Online-Meetings hängt zudem von weiteren externen Faktoren ab, die das Arbeitsumfeld betreffen – vor allem im Homeoffice. Dazu zählt etwa konstanter Hintergrundlärm beispielsweise von einer Baustelle oder Autos auf der Straße. Das alles kann Teilnehmer einer Videokonferenz irritieren, aber vor allem den Gesprächsfluss stören und das gesprochene Wort übertönen. Vor einem Meeting das Fenster oder die Zimmertür zu schließen, minimiert diese Geräuschpegel und hilft der KI-Technologie optimale Ergebnisse beim Meeting-Transkript zu erzielen. Wenn Partner oder Kinder über ein wichtiges anstehendes Online-Gespräch Bescheid wissen, lassen sich unerwartete Störungen am Heimarbeitsplatz besser vermeiden.
Effiziente Meeting-Transkript-Erstellung mit KI
KI-Tools machen die Transkripterstellung eines Meetings unter optimalen akustischen Voraussetzungen sehr effizient. Damit unterstützt die Technologie räumlich verteilte Teams bei der Zusammenarbeit, entlastet sie in der Teilnahme an Meetings und stellt in der Videokonferenz den menschlichen Austausch in den Vordergrund. Werden die drei Tipps zur optimalen Meetingvorbereitung beachtet, sind die Weichen für das KI-Transkript gestellt und dem Erfolg einer dezentralen Zusammenarbeit steht nichts im Wege.
