Pressemitteilung

Automatisierung der Buchhaltung: weniger Fehler, mehr Transparenz

Veröffentlicht am 22.07.2020

Welche Vorteile birgt die Automatisierung der Buchhaltung? Eine Checklist von Marie Moesgaard, Country Managerin bei Pleo.

Automatisierung der Buchhaltung: weniger Fehler, mehr Transparenz


Effizienteres Arbeiten und weniger Fehleingaben dank Automatisierung

Durch neue IT-Tools für Unternehmensausgaben lässt sich das Administrieren von Ausgaben weitestgehend automatisieren. Die manuelle Eingabe von Daten in Excel-Tabellen und das Kopieren von Daten aus einer Maske in die nächste entfällt. Quittungen werden nicht mehr gesammelt und wie anno 1999 auf einem Blatt Papier aufgeklebt. Das entlastet nicht nur die Buchhaltung und Mitarbeiter, sondern reduziert auch Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Tags, Kategorien und Notizen liefern detaillierte Informationen über die Ausgaben und das völlig transparent. Mit einer automatisierten wie digitalisierten Buchhaltung ist die Zettelwirtschaft Schnee von gestern und Buchhalter können sich endlich über eine visuell ansprechende Darstellung der Ausgaben freuen. Die Bearbeitung und Genehmigung von Ausgaben – also das Einreichen, Prüfen und Zuordnen von Rechnungen verläuft nun mit nur wenigen Klicks.

Transparenz durch Visualisierung

Alle Ausgaben lassen sich einfach in Kategorien visualisieren – sei es in Balken-, Kreis- oder Strichdiagrammen. Dadurch fällt es deutlich leichter, Kostenpunkte oder Ausreißer nach oben wie unten zu identifizieren als durch die Analyse einer Kreuztabelle. Führungskräfte und Buchhalter sehen auf einen Blick, ob in einem bestimmten Segment ungewöhnlich viele Ausgaben getätigt wurden, ob Marketing-Budgets kontinuierlich ausgeschöpft oder auch überschritten wurden und wie viel Geld einzelne Mitarbeiter auf Geschäftsreisen ausgeben. Außerdem gibt es keine „blinden Flecken“ mehr – also Ausgaben, die man lange übersieht und von denen man plötzlich überrascht wird. Denn alle Ausgaben, ganz gleich wie und für was sie getätigt wurden, liegen übersichtlich an einem einzigen Ort vor. Und zu guter Letzt: Diese Datendarstellung ist viel benutzerfreundlicher, was dabei hilft, Berichte abteilungsübergreifend auszutauschen (für diejenigen, die mit Tabellenkalkulationen weniger vertraut sind).

Jeder Cent zu jeder Zeit

Egal wer wann welche Ausgabe getätigt hat: Klopft der Steuerprüfer an oder gibt es Rückfragen von Stake- wie Shareholdern, ist mit einer einzigen Eingabe in die Suchmaske die gesuchte Information abrufbar. Die automatische Datensicherung und Archivierung verbessert daher auch die Einhaltung der Steuervorschriften – vor allem hinsichtlich der gesetzeskonformen Aufbewahrung von Quittungen. Immerhin beträgt die Aufbewahrungspflicht für Selbstständige und Gewerbetreibende von Geschäftsunterlagen zwischen sechs und zehn Jahren. Auf ausschließlich analogem Wege – ohne Automatisierung der Buchhaltung – kann man dabei schon mal die Übersicht verlieren. Besonders profitieren dabei Unternehmen, die ihre Buchhaltung per Schnittstelle mit DATEV Online verknüpft haben. Dann ist das Administrieren der Ausgaben ab dem Moment der Bezahlung bis zur Umsatzsteuer abgedeckt.

Payment nach den eigenen Vorzügen

Vor Ort können Mitarbeiter entweder in bar oder auch mit der eigenen – wohlgemerkt vollwertigen – Firmenkreditkarte bezahlen. Online steht alternativ eine virtuelle Kreditkarte parat, die an die vollwertige Plastikkarte gekoppelt ist und damit eins zu eins das Guthaben des eigenen Kontos spiegelt. So kann jeder Mitarbeiter jederzeit den passenden Weg der Bezahlung wählen. Und: Ganz unabhängig vom Bezahlungsmittel ist fortwährend sichergestellt, dass die Beträge im Rahmen des mit dem Unternehmen vereinbarten Limits liegen. Schließlich läuft jeder Bezahlvorgang automatisch über ein und dieselbe Plattform mit den einmal konfigurierten und jederzeit änderbaren Limits und Budgets.


Marie Moesgaard ist Country Managerin bei Pleo, der intelligenten, sofort einsatzbereiten Plattform für alle Unternehmensausgaben sowie Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets für Mitarbeiter. Excelbasierte Spesenabrechnungen, Barkassen und fehlende Belege gehören damit der Vergangenheit an. Pleo fängt Belege unterwegs ab, kategorisiert Ausgaben automatisch auf Basis des bisherigen Nutzerverhaltens und macht eine manuelle Spesenabrechnung somit überflüssig.