proALPHA gibt einen Tipp zur revisionssicheren Archivierung von Daten und Belegen:
Der entscheidende Tipp von proALPHA zum Thema revisionssichere Archivierung von Daten und Belegen
Revisionssicherheit beinhaltet zwei Aspekte: einmal die technische und einmal die organisatorische Seite!
Es reicht nicht aus, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen, das testiert ist und die rechtlichen Vorgaben erfüllt, insbesondere die aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Es ist außerdem notwendig, die gesetzlichen Anforderungen in den internen Prozessen zu implementieren, und sicherzustellen, dass diese Prozesse auch eingehalten werden. Zur Sicherstellung verlangt der Gesetzgeber dazu ein Internes Kontrollsystem. Dieses System hat die Aufgabe, spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen einzurichten und zu kontrollieren. Ebenso ist für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- beziehungsweise Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Bei der Frage, wann ein Dokument vernichtet werden darf oder in welchen Fällen statt des Originals die Kopie ausreichend ist, kann ein System wie proALPHA nur unterstützen. Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige kann entscheiden, ob Dokumente zusätzlich im Originalformat aufbewahrt werden sollen. Erst wenn beide Seiten adäquat berücksichtigt sind, ist die revisionssichere Archivierung von Daten und Belegen möglich.
