Künstliche Intelligenz spaltet die Unternehmenslandschaft. Während sie die einen als übertriebenen Hype abtun, strukturieren andere den gesamten Betrieb mithilfe von KI-Tools um. Dabei zeigt sich, dass sich mit den richtigen Anwendungen nicht nur viel Zeit, sondern auch hohe Kosten einsparen lassen. Für die Wettbewerbsfähigkeit wird der Einsatz von KI also immer entscheidender.
Das Optimierungspotenzial ist dabei vor allem bei kleineren Betrieben besonders hoch. In welchen zehn Bereichen KI-Tools deutliche Verbesserungen bereithalten und worauf Unternehmen bei der Verwendung solcher Technologien achten müssen, wird im folgenden Artikel näher beleuchtet.
Automatisierungsansätze mit dem größten Potenzial
Unternehmen, die bisher für die Texterstellung teure Agenturen beauftragt haben, können mit KI-Tools wie ChatGPT oder Neuroflash Werbetexte, Social-Media-Beiträge oder E-Mails erzeugen lassen. Auch suchmaschinenoptimierte Produktbeschreibungen oder internationale Übersetzungen für Onlineshops lassen sich so professionell generieren. Für die Angebots- und Rechnungserstellung gibt es ebenfalls passende Tools, die sich die nötigen Informationen aus Kundenanfragen oder CRM-Daten beschaffen. Dadurch wird der administrative Aufwand im Betrieb deutlich reduziert.
Auch für die Kommunikation können KI-Tools herangezogen werden. KI-basierte Chatbots beantworten beispielsweise häufige Kundenanfragen, während Programme wie Gmail Smart Compose automatisch Antworten für Kunden- oder Lieferanten-E-Mails formulieren. Dokumente wie Eingangsrechnungen oder Verträge werden mithilfe von KI automatisch klassifiziert, verschlagwortet und abgelegt. Dank zahlreicher möglicher Schnittstellen sind die Daten zudem mit vielen Programmen kombinierbar.
Für die Analyse verschiedener Informationen gibt es weitere passende KI-Tools. Wer interne Abläufe untersuchen möchte, erhält mit Zapier und passenden KI-Add-ons gute Einstiegsprogramme, die zudem die Systeme hinsichtlich Automatisierungspotenzialen analysieren. Auch die Auswertung von Kundenfeedback oder -daten kann mit KI erfolgen, wobei der Fokus auf dem Erkennen von Trends und dem Aufdecken von Optimierungsmöglichkeiten liegt. Darüber hinaus können Unternehmen mit KI-Tools Lerninhalte, Videos oder Schulungsmaterial für den Onboarding-Prozess oder interne Weiterbildungen generieren. Auch die IT-Sicherheit kann mit KI verbessert werden, wenn entsprechende Tools das Netzwerk automatisch nach Unregelmäßigkeiten untersuchen.
Chatbots und KI-Agenten im Vergleich
Für den Einstieg in KI-basierte Kommunikation eignet sich die Implementierung eines Chatbots, etwa auf der Unternehmenswebseite. Dieser reagiert auf Kundenanfragen und entlastet so die Mitarbeiter. Typische Anwendungsbereiche sind die Beantwortung von Fragen im Kundenservice oder im Support, aber auch Unterstützung bei der Leadgenerierung oder die automatische Terminbuchung. Dank seiner schnellen Einrichtung und einfachen Handhabung kann ein Chatbot ohne viel Vorbereitung den E-Mail- und Telefonaufwand im Unternehmen reduzieren.
Im Gegensatz dazu sind die Möglichkeiten eines KI-Agenten deutlich vielfältiger. Dieser beantwortet nicht nur Kundenanfragen, sondern kann komplexe Handlungsschritte selbstständig übernehmen und stellt so eine deutliche Entlastung für den Betrieb dar. In der Buchhaltung ist ein KI-Agent zum Beispiel dazu imstande, eingehende Rechnungen zu klassifizieren, diese auf Vollständigkeit zu prüfen und erst dann an den passenden Sachbearbeiter weiterzuleiten. Dadurch haben KI-Agenten besonders hohes Automatisierungspotenzial.
Vorschriften beim Einsatz von KI
Vor der Implementierung eines KI-Tools müssen Unternehmen darauf achten, dass geltende Vorschriften beachtet werden. Insbesondere datenschutzrechtliche Aspekte spielen dabei eine Rolle. Deshalb müssen Nutzer transparent darauf hingewiesen werden, wenn KI-Tools im Einsatz sind und die verarbeitete Datenmenge muss auf das nötige Minimum reduziert werden. Außerdem bedarf es technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen, etwa durch Verschlüsselungen. Die KI-Verordnung EU AI Act macht zudem ab 2025 zusätzliche Vorschriften. Dazu gehört die Kennzeichnungspflicht für Chatbots, eine Risikobewertung bei sensiblen KI-Anwendungen und die Notwendigkeit von menschlicher Kontrolle bei automatisierten Entscheidungen.
Fazit
Unternehmen sollten jetzt beginnen, KI-Tools in die Betriebsprozesse zu integrieren, müssen dabei jedoch auf die Einhaltung von Bestimmungen achten. Wer sicherstellen möchte, dass er gegen keine Verordnungen verstößt, dokumentiert seine KI-Anwendungen sorgfältig und informiert die Nutzer transparent über deren Einsatz. Unterstützung erhalten Unternehmen dabei von professionellen Dienstleistern wie IT- und Datenschutzpartnern.
