Dienstwagen, Einzelbüro und gute Bezahlung. Das brauchte es früher, um junge Talente zu locken. Heute hingegen sind andere Ansätze gefragt. Gerade die Millennials – sprich die Generation, die in den frühen 80ern und in den späten 90ern geboren wurde – legen bei der Wahl des Arbeitgebers viel Wert auf Flexibilität und vor allem eine ausgewogene Work-Life-Balance. Um das zu bieten, müssen Unternehmen mehr tun, als die Unternehmenskultur zu überarbeiten.

Zusammenbringen, was zusammengehört: Mobile Work und Mobile Business

Denn das Bekenntnis zu mehr Agilität im Arbeitsalltag ist nur die halbe Miete. Wer flexibel und agil sein will, braucht eine zuverlässige Unternehmenssoftware aus der Cloud, die eine moderne Arbeitsumgebung erlaubt und den hohen Ansprüchen der Mitarbeiter genügt. Dabei gilt: Mobile Work und Mobile Business müssen als Einheit gesehen werden. Was dem Mitarbeiter hilft, muss auch dem Unternehmen nutzen – und umgekehrt. Doch welche Vorteile bietet Mobilität, wie lassen sich Mobile Work und Mobile Business verbinden und welche ERP-Features sind dafür nötig?

Flexibilität für Mitarbeiter und Imagegewinn für Unternehmen

Business Software kann mehr als nur Ressourcen, Kapital und Material verwalten. Sie hat auch die Fähigkeit, unsere Arbeitsweise neu zu definieren. War es noch vor wenigen Jahren üblich, jeden Tag lange Pendelwege in Kauf zu nehmen, im Büro zu sitzen und seinen Alltag um die Arbeit herum zu organisieren, bieten heute ERP-Systeme aus der Cloud ganz andere Möglichkeiten. Sie verbinden Arbeits- und Privatleben, indem sie an jedem Ort, zu jeder Zeit verfügbar sind. Ob im Büro, zu Hause oder unterwegs: Das Unternehmen ist überall dort, wo es der Mitarbeiter braucht – einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung.

Neben diesen Vorteilen für Mitarbeiter profitiert aber auch das Unternehmen. Zum einen natürlich durch die gestiegene Loyalität: Zufriedene Mitarbeiter, die ihre Zeit frei einteilen können sind weniger wechselwillig als andere. Das sorgt für eine hohe Retention Rate und senkt die Akquisekosten für die Nachbesetzung. Zum anderen lassen sich darüber auch Kunden beeindrucken: Wer sich als digitales und modernes Unternehmen versteht, kann es sich heute nicht mehr leisten, seinen Außendienst nur mit Papier ins Feld zu schicken. Ansprechende Cloud-Lösungen sind gefragt, die nicht nur Echtzeit Lagerbestände anzeigen, sondern auch die individuelle Konfiguration eines Produktes ermöglichen – und das gemeinsam mit dem Kunden an einem Gerät.

Was Business Software für agile Mitarbeiter leisten muss

Die Beispiele zeigen: Sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen ziehen einen Nutzen aus Mobilität. Doch wie sieht das in der Praxis aus? Die folgenden Beispiele aus den Bereichen Außendienst, Service sowie Handel zeigen, welche Cloud-Funktionen flexibles Arbeiten ermöglichen, welchen Mehrwert sie Mitarbeitern bieten und wie kleine und mittelständische Unternehmen damit Weichen für neues Business stellen:

1. Außendienst

Kurzfristige Termine, spontane Verschiebungen oder Eskalationen bei Kunden – im Feld gleicht kein Tag dem anderen. Darum brauchen gerade Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, ein agiles und flexibles System aus der Cloud. Darüber haben sie jederzeit Zugriff auf alle relevanten Unternehmens- und Kundendaten.

Gleichzeitig lässt sich der Grad der Zusammenarbeit erhöhen. Zum Beispiel verbessert sich durch die zentrale Ablage von Informationen die Absprache mit dem Innendienst. Das spart Zeit: Waren früher tägliche oder wöchentliche Termine nötig, reicht heute ein Austausch pro Monat. Die dadurch eingesparten Stunden lassen sich wieder in die Kunden investieren.
So kann sich der Außendienstler vor Ort genügend Zeit nehmen, um am Tablet individuelle Aufträge aufzunehmen, Bestellungen zu erfassen oder nach Alternativen zu suchen. Parallel helfen aktuelle Lagerdaten dabei, Kunden die effizienteste Auftragserledigung zu bieten.

2. Service

Im Wettbewerb wird es immer schwerer, sich zu differenzieren. Eine Möglichkeit ist das Servicegeschäft. Ob Beratung, Instandhaltung oder Reparatur – der Einsatz von Service-Technikern gewinnt an Bedeutung. Um Kunden aber einen zufriedenstellenden Support zu bieten, verlangt es nach stets aktuellen Kunden- und Geräteinformationen. Sie helfen dabei, zu jeder Zeit beim Kunden den Überblick zu behalten, Missverständnisse zu vermeiden und gezielt zu beraten. Dafür braucht es inhouse, aber auch mobil den Zugriff auf Stammdaten zu den Kunden, Leistungskatalogen und Maschinen.

Weiter lassen sich so Einsätze effizienter planen und Notfälle flexibler berücksichtigen. Das unterstützt nicht nur Techniker, sondern auch den Innendienst. Dieser braucht die Rückmeldung, wann ein Service-Mitarbeiter wieder verfügbar ist – in Echtzeit. War es früher noch nötig, Aufträge und Reportings in der Zentrale abzuholen, kann heute durch Cloud-Lösungen der Aufwand reduziert werden. So zeigen beispielsweise Alert-Funktionen den nächsten Einsatzort und Auftrag an.

3. Handel

Wie gut Mobile Work und Mobile Business zusammenspielen, ist besonders gut im Handel zu beobachten. Über eine mobile Kasse können hier beispielsweise Mitarbeiter Artikel erfassen und gleichzeitig den Kunden im Laden, Großhandel oder Lager begleiten. Die Artikelerfassung erfolgt per Eingabe oder Bildauswahl. Am Point of Sale findet dann der Kassiervorgang statt, der dank Schnittstellen zwischen Business Software und Kassenhardware integriert abläuft.

Nutzer erhalten dadurch mehr Zeit für die Kundenbetreuung und haben weniger Aufwand beim Eintippen der ausgewählten Ware. Endkunden hingegen profitieren von einem optimierten Einkaufserlebnis, das auch die Kundenloyalität stärkt.

Fazit: Mobile Work und Mobile Business brauchen Mut

Mobilität ist der Schlüssel für künftigen Erfolg. Das gilt sowohl im War for Talents als auch für die Entwicklung des eigenen Geschäftes. Wer das erkannt hat, sieht Mobile Work und Mobile Business nicht als getrennte Bereich, sondern als Einheit. Zusammengehalten werden beide Teile im Idealfall durch den unternehmerischen Mut, Neues auszuprobieren und Vertrauen gegenüber dem „Unkontrollierbaren“ aufzubauen. Gleichzeitig brauchen auch die Mitarbeiter Mut, neue Software zu erlernen und die sich daraus bietenden Vorteile für sich zu nutzen.

Mobilität für Einsteiger: Drei Tipps für die Mutigen

Der Blick in den Außendienst, Service und Handel belegt, welche Vorteile Mobile Business den Mitarbeitern bietet. Diese Freiheit, von überall und zu jeder Zeit arbeiten zu können, erfordert allerdings klare Spielregeln, die Firmen beachten sollten.

  • Tipp für Unternehmen
    Ohne Vertrauen geht nichts: Gerade Betriebe, die noch keine Erfahrungen haben, neigen zur Kontrolle. Diese ist aber zur Etablierung einer neuen Arbeitsweise hinderlich. Was hier hilft sind Regeln hinsichtlich Erreichbarkeit und Stundenerfassung.
  • Tipp für Mitarbeiter
    Work-Life-Balance halten: Jederzeit arbeiten zu können, heißt nicht jederzeit arbeiten zu müssen. Hier braucht es vor allem die Selbstdisziplin, Grenzen zu ziehen und der Versuchung zu widerstehen, vor dem Schlafengehen E-Mails zu prüfen.
  • Tipp für alle
    Vereinsamung verhindern: Das Arbeiten von zu Hause ist oft bequemer, angenehmer und auch effizienter. Um dabei nicht die sozialen Kontakte zu verlieren, sollten fixe Tage im Büro vereinbart werden. Das stärkt den Zusammenhalt und unterstützt den Gedankenaustausch.

Autor: David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe

David Lauchenauer ist Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe. (Quelle: Myfactory)

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