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7 Best Practices gegen GenAI-Wildwuchs im Unternehmen

Generative KI erleichtert den Arbeitsalltag, doch ihr Einsatz ist mit Risiken verbunden. Forcepoint gibt Tipps, wie sich das Potenzial von ChatGPT, Copilot, Gemini und Co. ausschöpfen lässt, ohne Datenschutz und Datensicherheit zu gefährden.

7 Best Practices gegen GenAI-Wildwuchs im Unternehmen

Generative KI nimmt Mitarbeitern viele zeitraubende Tätigkeiten ab und macht sie effizienter. Kein Wunder, dass sie die praktischen Helfer im Arbeitsalltag nutzen wollen und oft loslegen, ohne auf offiziell vom Unternehmen eingeführte Tools zu warten. Dadurch entstehen allerdings erhebliche Risiken: Es drohen nicht nur Datenschutzverletzungen und der Abfluss sensibler Firmendaten, sondern auch unfaire oder falsche Entscheidungen, wenn Mitarbeiter den KI-Ergebnissen zu sehr vertrauen und Bias oder Fehler übersehen. Hinzu kommen Haftungsfragen, sollte es zu Diskriminierung, Fehlentscheidungen oder Urheberrechtsverletzungen durch den KI-Einsatz kommen. Unternehmen benötigen daher dringend einen Plan, wie sie mit GenAI umgehen und neue Tools sicher einführen können. 

Nach Erfahrung des Sicherheitsspezialisten Forcepoint hat sich das folgende Vorgehen bewährt:

1. Standardprozess aufsetzen

Unternehmen benötigen einen immer gleich ablaufenden Prozess für die Beantragung, Bewertung und Genehmigung neuer KI-Tools sowie deren anschließende Einführung und Absicherung. Der standardisierte Prozess sorgt dafür, dass die Tools alle internen Anforderungen – etwa hinsichtlich Nutzen, Kosten und Datenschutz – erfüllen und stets nach den gleichen Maßstäben ausgewählt werden. Zudem verhindert er, dass Tools auf Umwegen ins Unternehmen gelangen und ohne Schulung der Mitarbeiter oder ausreichende Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt werden.

2. KI-Council einrichten

Da KI viele Unternehmensbereiche betrifft, nicht nur die jeweilige Fachabteilung, die ein neues Tool einführen möchte, ist die Gründung eines KI-Councils sinnvoll. Dabei handelt es sich um ein Gremium, das Experten unter anderem aus der IT, dem Security-Team und der Rechtsabteilung vereint und eng mit den Fachabteilungen zusammenarbeitet. Es bewertet nicht nur alle Anwendungsfälle und KI-Tools individuell, sondern stellt auch sicher, dass keine überflüssigen Tools eingeführt werden. Zudem steht es den Fachabteilungen beratend zur Seite und kommuniziert die Vorteile und Erfolge von GenAI-Projekten im Unternehmen, um deren Akzeptanz zu steigern.

3. Prioritäten setzen

Die Einführung neuer Technologien und Anwendungen geht immer mit Herausforderungen und Veränderungen einher. Daher sollten Unternehmen, gerade in der Anfangsphase ihrer GenAI-Reise, nicht zu viele KI-Tools parallel einführen, um sich nicht in mehreren Projekten zu verlieren. Besser ist es, Prioritäten zu setzen und sich zunächst auf ein, zwei Anwendungsfälle und Tools zu konzentrieren, die einen sehr großen Nutzen bringen oder für mehrere Abteilungen attraktiv sind. Die bei der Einführung gesammelten Erfahrungen helfen dann, weitere Tools schneller und reibungsloser im Unternehmen zu etablieren.

4. Mitarbeiter schulen

Nach der Auswahl und Einführung neuer KI-Tools sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht mit ihnen allein lassen. Die künftigen Anwender benötigen Richtlinien zum Umgang mit den Tools – sie müssen wissen, was erlaubt ist und was nicht und welche Risiken bestehen. Notwendig sind Schulungen, in denen über die Richtlinien aufgeklärt wird und in denen Mitarbeiter die Arbeit mit den Tools ausprobieren können. Und in denen sie lernen, der KI nicht blind zu vertrauen, sondern Ergebnisse zu hinterfragen und zu überprüfen.

5. Nicht alles der KI überlassen

Automatisieren Unternehmen ihre Abläufe mithilfe von KI, sollten sie genau prüfen, welche Entscheidungen sie den Algorithmen überlassen und wo menschliche Kontrollen oder Entscheidungen notwendig sind. Hier geht es einerseits darum, diskriminierende und falsche Entscheidungen zu verhindern, andererseits darum, dem EU AI Act gerecht zu werden. Dieser sieht für KI-Systeme mit hohem Risiko, zu denen etwa solche in kritischen Infrastrukturen, im Personalbereich oder für Kreditprüfungen zählen, eine menschliche Aufsicht vor.

6. Zugang zu KI-Tools reglementieren

Damit Mitarbeiter tatsächlich nur geprüfte und genehmigte KI-Tools einsetzen, sollten Unternehmen den Zugang mit Sicherheitslösungen schützen, die Tools wie Cloud Access Security Broker (CASB), Zero Trust Network Access (ZTNA) und Secure Web Gateway (SWG) vereinen. Gute Lösungen erlauben es, den Zugriff auf Basis von Benutzern, Gruppen und anderen Kriterien zu reglementieren und die Richtlinien auch auf nicht verwalteten Geräten durchzusetzen. Beim Aufruf unautorisierter KI-Tools ist es möglich, Mitarbeiter zu einer bereits eingeführten Alternative weiterzuleiten.

7. Datenabflüsse verhindern

Richtlinien und Schulungen allein reichen nicht aus, um Datenschutzverletzungen oder Datenabflüsse wirksam zu verhindern. Schließlich kann es immer vorkommen, dass Mitarbeiter absichtlich oder versehentlich personenbezogene oder vertrauliche Daten bei KI-Tools eingeben oder hochladen. Lösungen für Datensicherheit verhindern das. Idealerweise erkennen und klassifizieren sie sensible Daten über alle Speicherorte des Unternehmens hinweg und unterbinden die Übertragung. Bei weniger kritischen Daten reicht oft schon ein Warnhinweis an den Mitarbeiter, bei hochkritischen Daten sollte der Transfer direkt blockiert werden.

„GenAI ist ein Produktivitätsbooster, auf den Unternehmen nicht verzichten sollten. Allerdings brauchen sie geeignete Prozesse und Lösungen, um die am besten geeigneten Tools auszuwählen, einzuführen und unautorisierte Nutzung sowie Datenabflüsse zu verhindern“, betont Fabian Glöser, Team Leader Sales Engineering bei Forcepoint in München. „Dabei sollten sie auch darauf achten, nicht zu viele Einzellösungen einzuführen. Besser sind Plattformen, in denen alle Lösungen optimal zusammenspielen und die einen zentralen Richtliniensatz nutzen, um Sicherheitsrichtlinien konsistent nicht nur auf GenAI, sondern auch E-Mail, Cloud-Services, das Web und alle anderen Kanäle anzuwenden, über die Daten abfließen können.“

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So kann Sie künstliche Intelligenz erfolgreicher machen:

Was ist künstliche Intelligenz?

Im Kontext von Unternehmenssoftware bezieht sich künstliche Intelligenz (KI) auf Technologien, die Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren, indem sie menschenähnliche Intelligenz auf spezifische Aufgaben anwenden. KI-gestützte Software kann große Datenmengen analysieren, Muster erkennen und Vorhersagen treffen, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Anwendungen umfassen Chatbots für den Kundenservice, die Automatisierung von Routineaufgaben, personalisierte Marketingstrategien und vorausschauende Wartung. KI verbessert die Effizienz und Genauigkeit, reduziert Kosten und steigert die Produktivität. Durch die Integration von KI in Unternehmenssoftware können Unternehmen Wettbewerbsvorteile erlangen, da sie schneller und agiler auf Marktveränderungen reagieren können, während sie gleichzeitig die Kundenerfahrung verbessern.

Wie kann künstliche Intelligenz ein Unternehmen digital erfolgreicher machen?

Künstliche Intelligenz (KI) kann ein Unternehmen digital erfolgreicher machen, indem sie Prozesse automatisiert, Entscheidungsfindung verbessert und Effizienz steigert. KI-gestützte Analysen bieten tiefe Einblicke in Daten, ermöglichen präzisere Vorhersagen und helfen, Geschäftsstrategien zu optimieren. Durch Automatisierung können Routineaufgaben effizienter erledigt werden, was Kosten senkt und menschliche Ressourcen für strategische Aufgaben freisetzt. KI verbessert auch die Kundenerfahrung durch personalisierte Empfehlungen und schnelle Reaktionen auf Anfragen. In der Produktion optimiert KI die Lieferkette und verringert Ausfallzeiten durch vorausschauende Wartung. Insgesamt fördert KI Innovation, Agilität und Wettbewerbsfähigkeit, indem sie Unternehmen befähigt, schneller und intelligenter auf Marktveränderungen zu reagieren.

Wichtige Schlagworte im Kontext von künstliche Intelligenz:

Automatisierung

Der Einsatz von KI, um wiederkehrende Aufgaben in Unternehmensprozessen zu automatisieren, wodurch Effizienz gesteigert und menschliche Ressourcen für strategische Aufgaben freigesetzt werden.

Predictive Analytics

Die Verwendung von KI-Techniken, um aus Daten Vorhersagen über zukünftige Ereignisse oder Trends zu treffen, die Unternehmen helfen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Chatbots

KI-gesteuerte Programme, die in Unternehmenssoftware integriert sind, um Kundenanfragen automatisiert zu beantworten, den Kundenservice zu verbessern und die Benutzererfahrung zu optimieren.

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Cloud Access Security Broker (CASB)

Ein Cloud Access Security Broker (CASB) ist eine Sicherheitslösung, die zwischen Nutzern eines Unternehmens und Cloud-Diensten vermittelt. Er bietet Transparenz, Sicherheitsrichtlinien und Schutzmechanismen für den Zugriff auf cloudbasierte Anwendungen. CASBs unterstützen Unternehmen dabei, Bedrohungen zu erkennen, Daten zu verschlüsseln und Compliance-Anforderungen einzuhalten. Sie ermöglichen zudem eine zentrale Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien, die sowohl auf verwaltete als auch nicht verwaltete Geräte angewendet werden können. Dies ist besonders wichtig, um den unkontrollierten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern und die Datensicherheit in einer zunehmend cloudbasierten Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Datenschutz

Der Datenschutz bezieht sich auf den Schutz personenbezogener Daten vor unberechtigtem Zugriff, Missbrauch und Verlust. Unternehmen, die Software einsetzen, müssen sicherstellen, dass sie gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO erfüllen. Dazu gehören Datensicherheit, Transparenz bei der Datenverarbeitung und das Recht auf Löschung oder Berichtigung. Datenschutzfunktionen in Unternehmenssoftware umfassen Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit-Protokolle und regelmäßige Sicherheitsupdates. Ein umfassendes Datenschutzmanagement minimiert das Risiko von Datenlecks und stärkt das Vertrauen der Kunden, während es gleichzeitig die rechtlichen und finanziellen Risiken für das Unternehmen verringert.

Secure Web Gateway (SWG)

Ein Secure Web Gateway (SWG) ist eine Sicherheitslösung, die Unternehmen vor Bedrohungen beim Internetzugriff schützt. SWGs überwachen und filtern den Webverkehr, um den Zugriff auf bösartige Websites zu blockieren, den Datenverlust zu verhindern und Richtlinien für den Internetgebrauch durchzusetzen. Sie kombinieren Funktionen wie URL-Filterung, Malware-Erkennung, Datensicherheit und erweiterte Bedrohungsabwehr. Durch die Implementierung eines SWG können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter sicher im Internet surfen und gleichzeitig Unternehmensdaten geschützt bleiben. SWGs spielen eine zentrale Rolle im Zero-Trust-Sicherheitsmodell und im Schutz verteilter Netzwerke.

Datensicherheit

Datensicherheit bezeichnet den Schutz sensibler Informationen vor unautorisiertem Zugriff, Verlust oder Manipulation. Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Unternehmenssoftware muss robuste Sicherheitsprotokolle integrieren, um Daten sowohl während der Speicherung als auch bei der Übertragung zu schützen. Datensicherheit ist entscheidend, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, das Vertrauen von Kunden zu gewinnen und den Geschäftsbetrieb vor Cyberbedrohungen zu schützen. Sicherheitslücken können zu erheblichen finanziellen Verlusten und Reputationsschäden führen. Daher ist die Implementierung effektiver Datensicherheitsstrategien ein zentraler Bestandteil der IT-Infrastruktur in Unternehmen, um die Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.

generative KI

Im Kontext von Unternehmenssoftware bezieht sich „generative KI“ auf Künstliche Intelligenz, die in der Lage ist, eigenständig Inhalte wie Texte, Bilder, Videos oder Musik zu erzeugen. Diese Technologie nutzt Algorithmen wie neuronale Netze, insbesondere Generative Adversarial Networks (GANs) und Transformer-Modelle, um auf Basis von Trainingsdaten neue Daten zu erstellen. Generative KI wird in Unternehmenssoftware eingesetzt, um Inhalte zu automatisieren, personalisierte Marketingkampagnen zu entwickeln oder Prototypen zu erstellen. Sie kann komplexe Aufgaben wie das Schreiben von Berichten oder das Generieren von Designvorschlägen übernehmen, wodurch die Effizienz und Kreativität in Unternehmen gesteigert wird. Diese Technologie ermöglicht es, innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln und sich schnell an Marktveränderungen anzupassen.

 
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Forcepoint
Forcepoint erleichtert die IT-Sicherheit von globalen Unternehmen und Regierungen. Die komplett Cloud-native All-in-One-Plattform von Forcepoint senkt die Hürden bei der Einführung von Zero-Trust-Konzepten und verhindert den Diebstahl oder Verlust von sensiblen Daten sowie geistigem Eigentum, egal von wo aus Mitarbeiter darauf zugreifen. Forcepoint mit Sitz in Austin, Texas, schafft abgesicherte, vertrauenswürdige Umgebungen für Unternehmen und deren Mitarbeiter in mehr als 150 Ländern. 

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