Redaktionsbeitrag

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Workflow-Optimierung durch Einsatz innovativer Softwarelösungen

Veröffentlicht am 18.04.2019

Besonders projektorientierte Unternehmen müssen bei der Wahl einer Zeiterfassungssoftware achtsam sein. Gerade sie sollten darauf achten, dass die Software schnell, dynamisch und flexibel ist. Glücklicherweise gibt es dafür die ideale Lösung:

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Workflow-Optimierung durch Einsatz innovativer Softwarelösungen

Gerade in projektorientierten Unternehmen, z.B. im Dienstleistungsbereich, dem Ingenieurwesen oder der Software-Entwicklung spielt das Thema Zeiterfassung eine besondere Rolle. Anders als in anderen Branchen, in denen die Zeiterfassung ausschließlich darauf beschränkt ist, festzuhalten, wann ein Mitarbeiter mit seiner Arbeit beginnt und wann er damit aufhört, steht bei Unternehmen in projektorientierten Branchen zusätzlich die Frage im Mittelpunkt, für welches Projekt der Mitarbeiter während dieser Zeit gearbeitet hat. Dies hat zum einen Auswirkungen auf die Personaleinsatzplanung, zum anderen auf das Projekt-Controlling.

Personaleinsatzplanung in projektorientierten Unternehmen: Die richtige Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Projektorientierte Unternehmen müssen zu jeder Zeit in der Lage sein, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wer gerade für welches Projekt arbeitet – und damit in nächster Zeit für neue Projekte nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung steht. In Zeiten des Fachkräftemangels, unter dem die meisten Branchen derzeit in Deutschland leiden, ist dies eine unternehmenswichtige Information. Beispiel IT-Branche: Gerade in dieser Zukunftsbranche fehlen derzeit dringend benötigte Fachkräfte – vom Projektleiter über den Entwickler bis hin zum IT-Administrator. Auf dem Arbeitsmarkt sind aktuell so gut wie keine neuen Kräfte verfügbar. Dies unterstreicht beispielsweise die Zeitspanne, die benötigt wird, um freie Arbeitsstellen wieder zu besetzen (Vakanz). Diese beträgt für IT-Stellen allgemein im Schnitt derzeit laut Branchenverband Bitkom 117 Tage, bei Software-Entwicklern beträgt diese Zeitspanne sogar 148 Tage.

Die derzeitige Situation am Arbeitsmarkt zwingt viele Unternehmen dazu, sich mit externen Mitarbeitern zu verstärken. Doch auch hier muss die Personalabteilung in der Lage sein, sich möglichst rasch einen möglichst präzisen Überblick zu verschaffen, welche Qualifikationen derzeit im Unternehmen verfügbar sind, und wo das Team jetzt und zukünftig durch externe Fachleute verstärkt werden muss.

Das zentrale Verwalten von Urlaubstagen, Krankheitstagen und Fehlzeiten spielt in projektorientierten Unternehmen ebenfalls eine zentrale Bedeutung, denn nur so sind sie in der Lage, rasch und flexibel auf „Lücken“ in der Personaldecke zu reagieren, die ansonsten den Projektverlauf beeinträchtigen können.

Herausforderung: Schnelle, dynamische und präzise Zeiterfassung

Die drei wichtigsten Faktoren für die Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen lauten deshalb: Geschwindigkeit, Dynamik und Präzision.

Geschwindigkeit bedeutet, dass der Mitarbeiter – unabhängig davon, ob es sich um einen internen Mitarbeiter oder einen externen Freelancer handelt – jederzeit und überall ohne großen Aufwand die von ihm geleisteten Entwicklungszeiten erfassen kann. Ein mobiler Zugriff auf die Zeiterfassung sollte dabei zur Standardausstattung gehören, insbesondere, wenn die Mitarbeiter – wie in projektorientierten Branchen häufig der Fall – die meiste Zeit vor Ort beim Projektkunden tätig sind.

Projekte haben in der Regel ihre eigene Dynamik. Projektvorgaben ändern sich, es treten Verspätungen und/oder Verzögerungen auf, der Kunde wünscht eine Erweiterung des Projektrahmens. Diese Dynamik hat natürlich auch ihre Auswirkungen auf die Zeiterfassung. Sobald eine Zeitbuchung erfolgt, muss die Projektleitung in der Lage sein, sich möglichst auf Knopfdruck einen Überblick über den Projektstatus zu verschaffen. Soll-/Ist-Vergleiche, eine durchgängige Live-Anzeige der gebuchten Ist-Zeiten und weitere Funktionen wie ein Überbuchungsstopp oder ein Freigabe-Mechanismus für gebuchte Zeiten helfen dabei, sich diesen Überblick zu verschaffen. Darüber hinaus können Projektabweichungen so möglichst rasch erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Und letztendlich geht es für projektorientierte Unternehmen natürlich auch darum, ihrem Auftraggeber einen möglichst zeitnahen, lückenlosen und präzisen Nachweis über die geleisteten Arbeitszeiten zu erbringen und die Arbeitszeit mit den entsprechenden Nachweisen abzurechnen. Auf der anderen Seite spielt dieses Projekt-Controlling auch eine wichtige Rolle, wenn externe Projektmitarbeiter zum Einsatz kommen. Hierbei ist es wichtig, dass die Arbeitszeiten, die der externe Mitarbeiter dem Unternehmen in Rechnung stellt, mit den Arbeitszeiten im Einklang stehen, die das Unternehmen seinem/seinen Kunden in Rechnung stellt. Moderne Zeiterfassungslösungen bilden hier das perfekte „Bindeglied“ und sorgen für eine zeitnahe und präzise Abrechnung in beide Richtungen.

Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware für projektorientierte Unternehmen

Fasst man also die oben genannten Besonderheiten der Zeiterfassung zusammen, so ergeben sich daraus die folgenden Anforderungen an eine Zeiterfassung für projektorientierte Unternehmen:

Modularität

Eine Zeiterfassungssoftware, die sich ausschließlich darauf beschränkt Stunden und Minuten zu erfassen, macht im Projektgeschäft wenig Sinn. Sinnvoller ist es, wenn die Software zusätzliche Module anbietet, mit denen weitere Funktionalitäten ergänzt werden können. An erster Stelle steht dabei die Funktion, direkt aus der Zeiterfassung auch die Abrechnung der Projektzeiten abzuwickeln. Weitere sinnvolle Erweiterungen sind Funktionen für die Reisekostenabrechnung, die Urlaubsplanung und Integration in die Finanzbuchhaltung.

Mobilität

Der zweite wichtige Aspekt für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für das Projektgeschäft ist die Mobilität. Es macht eben einen Unterschied, ob Zeiten eines Mitarbeiters erfasst werden sollen, der die meiste Zeit an seinem Arbeitsplatz im Büro verbringt oder im Auto, in der Bahn, im Flugzeug oder vor Ort beim Kunden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dem Mitarbeiter ein Tool an die Hand zu geben, das ihn unabhängig von seinem Aufenthaltsort dabei unterstützt, seine Zeiten zu erfassen. Damit wird diese Aufgabe auch nicht länger zum „lästigen Übel“, sondern ist mit wenigen Handgriffen erledigt.

Integration in Projekt-Controlling

Ein zeitnaher, präziser und umfassender Überblick über das laufende Projektgeschäft sowie eine Prognose, wie sich dieses Geschäft weiter entwickeln wird, sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg projektorientierter Unternehmen. Art und Umfang der erfassten Projektzeiten sind dabei die wichtigsten Bewertungskriterien. Aus diesem Grund sollten diese Daten auch direkt für das Projekt-Controlling bestehender Projekte sowie die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen und über entsprechende Reporting-Funktionen ausgewertet werden.


Autor: Oliver Lieven, Mitbegründer und Geschäftsführer der provantis IT Solutions GmbH


Über provantis IT Solutions:

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, bran­chenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorien­tierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.