Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Workflow-Optimierung durch Einsatz innovativer Softwarelösungen

Besonders projektorientierte Unternehmen müssen bei der Wahl einer Zeiterfassungssoftware achtsam sein. Gerade sie sollten darauf achten, dass die Software schnell, dynamisch und flexibel ist. Glücklicherweise gibt es dafür die ideale Lösung:

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Workflow-Optimierung durch Einsatz innovativer Softwarelösungen

Gerade in projektorientierten Unternehmen, z.B. im Dienstleistungsbereich, dem Ingenieurwesen oder der Software-Entwicklung spielt das Thema Zeiterfassung eine besondere Rolle. Anders als in anderen Branchen, in denen die Zeiterfassung ausschließlich darauf beschränkt ist, festzuhalten, wann ein Mitarbeiter mit seiner Arbeit beginnt und wann er damit aufhört, steht bei Unternehmen in projektorientierten Branchen zusätzlich die Frage im Mittelpunkt, für welches Projekt der Mitarbeiter während dieser Zeit gearbeitet hat. Dies hat zum einen Auswirkungen auf die Personaleinsatzplanung, zum anderen auf das Projekt-Controlling.

Personaleinsatzplanung in projektorientierten Unternehmen: Die richtige Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Projektorientierte Unternehmen müssen zu jeder Zeit in der Lage sein, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wer gerade für welches Projekt arbeitet – und damit in nächster Zeit für neue Projekte nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung steht. In Zeiten des Fachkräftemangels, unter dem die meisten Branchen derzeit in Deutschland leiden, ist dies eine unternehmenswichtige Information. Beispiel IT-Branche: Gerade in dieser Zukunftsbranche fehlen derzeit dringend benötigte Fachkräfte – vom Projektleiter über den Entwickler bis hin zum IT-Administrator. Auf dem Arbeitsmarkt sind aktuell so gut wie keine neuen Kräfte verfügbar. Dies unterstreicht beispielsweise die Zeitspanne, die benötigt wird, um freie Arbeitsstellen wieder zu besetzen (Vakanz). Diese beträgt für IT-Stellen allgemein im Schnitt derzeit laut Branchenverband Bitkom 117 Tage, bei Software-Entwicklern beträgt diese Zeitspanne sogar 148 Tage.

Die derzeitige Situation am Arbeitsmarkt zwingt viele Unternehmen dazu, sich mit externen Mitarbeitern zu verstärken. Doch auch hier muss die Personalabteilung in der Lage sein, sich möglichst rasch einen möglichst präzisen Überblick zu verschaffen, welche Qualifikationen derzeit im Unternehmen verfügbar sind, und wo das Team jetzt und zukünftig durch externe Fachleute verstärkt werden muss.

Das zentrale Verwalten von Urlaubstagen, Krankheitstagen und Fehlzeiten spielt in projektorientierten Unternehmen ebenfalls eine zentrale Bedeutung, denn nur so sind sie in der Lage, rasch und flexibel auf „Lücken“ in der Personaldecke zu reagieren, die ansonsten den Projektverlauf beeinträchtigen können.

Herausforderung: Schnelle, dynamische und präzise Zeiterfassung

Die drei wichtigsten Faktoren für die Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen lauten deshalb: Geschwindigkeit, Dynamik und Präzision.

Geschwindigkeit bedeutet, dass der Mitarbeiter – unabhängig davon, ob es sich um einen internen Mitarbeiter oder einen externen Freelancer handelt – jederzeit und überall ohne großen Aufwand die von ihm geleisteten Entwicklungszeiten erfassen kann. Ein mobiler Zugriff auf die Zeiterfassung sollte dabei zur Standardausstattung gehören, insbesondere, wenn die Mitarbeiter – wie in projektorientierten Branchen häufig der Fall – die meiste Zeit vor Ort beim Projektkunden tätig sind.

Projekte haben in der Regel ihre eigene Dynamik. Projektvorgaben ändern sich, es treten Verspätungen und/oder Verzögerungen auf, der Kunde wünscht eine Erweiterung des Projektrahmens. Diese Dynamik hat natürlich auch ihre Auswirkungen auf die Zeiterfassung. Sobald eine Zeitbuchung erfolgt, muss die Projektleitung in der Lage sein, sich möglichst auf Knopfdruck einen Überblick über den Projektstatus zu verschaffen. Soll-/Ist-Vergleiche, eine durchgängige Live-Anzeige der gebuchten Ist-Zeiten und weitere Funktionen wie ein Überbuchungsstopp oder ein Freigabe-Mechanismus für gebuchte Zeiten helfen dabei, sich diesen Überblick zu verschaffen. Darüber hinaus können Projektabweichungen so möglichst rasch erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Und letztendlich geht es für projektorientierte Unternehmen natürlich auch darum, ihrem Auftraggeber einen möglichst zeitnahen, lückenlosen und präzisen Nachweis über die geleisteten Arbeitszeiten zu erbringen und die Arbeitszeit mit den entsprechenden Nachweisen abzurechnen. Auf der anderen Seite spielt dieses Projekt-Controlling auch eine wichtige Rolle, wenn externe Projektmitarbeiter zum Einsatz kommen. Hierbei ist es wichtig, dass die Arbeitszeiten, die der externe Mitarbeiter dem Unternehmen in Rechnung stellt, mit den Arbeitszeiten im Einklang stehen, die das Unternehmen seinem/seinen Kunden in Rechnung stellt. Moderne Zeiterfassungslösungen bilden hier das perfekte „Bindeglied“ und sorgen für eine zeitnahe und präzise Abrechnung in beide Richtungen.

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