Warum zögern kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland beim Kauf von PM-Software?

Obwohl der Geschäftserfolg eines Unternehmens stark vom erfolgreichen Projektmanagement im Unternehmen und dem Einsatz geeigneter Projektmanagement-Software abhängt, setzen 54% der deutschen Unternehmen noch Excel und Outlook statt professionelle Projektmanagement-Software ein. Der Nutzen dieser Software ist den meisten Unternehmen klar: Transparenz im Projekt, flüssige Kommunikation im Projektteam, Überblick über alle verfügbaren Unternehmensressourcen. Doch warum zögern vor allem KMU in Deutschland vor dem Kauf von PM-Software?

Warum zögern KMU beim Kauf von PM-Software?

Neue Studie: PM-Software in Deutschland

Eine neue Capterra-Studie wertet die Nutzung von Projektmanagement-Software in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland aus und zeigt Trends auf dem deutschen Markt auf. Auch werden die Bereiche identifiziert, in denen Unternehmen ihre Effizienz deutlich steigern könnten, um mit ihren Projekten mehr Erfolg zu haben.

Die Highlights der Studie:

  • Die Hälfte der Unternehmen ist bereit, in eine neue Projektmanagement Software zu investieren
  • 54% der deutschen KMU verwenden keine Projektmanagement-Software (nur Excel und Outlook) und erledigen vieles manuell
  • Knapp 60 % sind bereit, einen höheren Preis für Software aus Deutschland und Datenschutz nach deutschen Gesetzen zu bezahlen

Warum fällt es vielen Unternehmen heute immer noch so schwer den Schritt zur Projektmanagement-Software zu gehen? Nun vor der Anschaffung einer geeigneten Software müssen die PM-Prozesse im Unternehmen gefestigt sein und über die Art der Software muss Klarheit herrschen: agil, klassisch oder mit hybrid beides – ob in der Cloud oder On-Premises etc. Das Unternehmen muss die Features identifizieren, die es für sein effizientes Projektmanagement benötigt. Dann muss es auf dem großen Markt an PM-Software die Anbieter mit den für ihn passenden Angeboten herauszufinden und genauerer Prüfung und einer Testphase unterziehen. Schon für den Auswahlprozess benötigt das Unternehmen Ressourcen und es ist es ist nicht verwunderlich, dass manches Mal diese Prozesse unterbrochen oder gar nicht erst begonnen werden.

Am falschen Ende sparen

Dennoch sollten sich die 54% der deutschen Unternehmen, die die Software-Einführung hinauszögern, im Klaren sein, dass sie am falschen Ende Ressourcen einsparen, wenn sie den Kauf von PM-Software nicht angehen. Denn Projekte müssen in der Regel mit begrenztem Budget und meist auch definiertem Termin realisiert werden, außerdem werden in der Regel Unternehmensressourcen (Mitarbeiter, Teams, Maschinen oder Skill-basiert) in verschiedenen Projekten gleichzeitig eingesetzt – und diese Herausforderungen sind ohne geeignete Softwareunterstützung nicht effizient zu bewältigen. Hier ist eine gute Ressourcenplanungssoftware gefragt. Die Koordination parallellaufender oder komplexer Projekte ohne geeignete Software gefährdet nicht nur die Qualität und die Terminzusagen an den internen/externen Kunden, der auf das Projektergebnis wartet, sondern es bedeutet eben auch eine Vergeudung von Ressourcen, die nicht effizient eingesetzt werden, da der Überblick über ihre Auslastung fehlt. Eine gute Ressourcenmanagement-Software zeigt schon bei der Planung Ressourcenengpässe über alle Projekte hinweg an.

Last but not least schont eine effiziente Software die Nerven aller Projektbeteiligten, verhindert doppelte Datenerfassung und verhilft ihnen zu guter Kommunikation und effizienten Prozessen rund um ihre Projekte. Allein das Problem der mangelhaften Kommunikation ist für ein Drittel aller nicht erfolgreich abgeschlossener Projekte verantwortlich.

Aber wer sagt denn, dass man immer erst monatelang Anforderungskataloge erstellen muss und sich die Einführung der Software über Jahre hinziehen muss? Ein kleines Team an Mitarbeitern, dass die Prozesse im Unternehmen kennt und die wesentlichen Anforderungen an den Einsatz der Software, kann die Spreu vom Weizen trennen auf dem großen Softwaremarkt. Warum nicht mal mit einer Testversion in einem Team beginnen und die Vorteile eines mit der neuen Software geplanten Projekts erkennen? Ein gutes Softwarehaus berät partnerschaftlich und ermöglicht sukzessives Einführen der neuen Software in den verschiedenen Anwendungsbereichen/Abteilungen. Ideal ist es, wenn das Produkt in der engeren Wahl dann so Standard-nah ist, dass es sich schnell einführen lässt, dabei aber so viel Flexibilität bietet, dass die Unternehmensprozesse abgebildet und auch zu späterer Zeit noch geändert werden können.

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