Christine Schaupp hat der Redaktion unter Leitung von Matthias Weber ein Interview zum Thema softwaregestütztes Projektmanagement gegeben. Das Interview liefert spannende Einblicke in das Management von Projekten mit Hilfe von Software.
5 Fragen an ConSol zum Thema softwaregestütztes Projektmanagement
Auf unsere 5 Fragen zum Thema softwaregestütztes Projektmanagement gibt uns Christine Schaupp, Teamleiterin Projektmanagement bei der Consol Software GmbH, Antworten.
Frage 1: Was halten Sie von Projektmanagement-Modellen wie PRINCE2, V-MODELL oder SCRUM?
Christine Schaupp: Die Wahl eines geeigneten Projektmanagement-Modells ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Deshalb wählen wir ein Projektmanagement-Modell anhand der Rahmenbedingungen eines Projektes aus. In manchen Fällen wird das Modell allerdings bereits vom Auftraggeber vorgegeben oder es ergibt sich aus dem Vertragskontext. Generell sprechen klare Anforderungen, viele Schnittstellen und ein starker Fokus auf Planungssicherheit für klassische, phasenorientierte Modelle. Agile Modelle wie SCRUM oder Kanban eignen sich dagegen vor allem für inhaltlich komplexe und sehr dynamische Projekte. Wichtig ist, dass der agile Ansatz von allen Projektbeteiligten auf Auftraggeber- und Auftragnehmer-Seite tatsächlich gelebt wird. Agile Methoden liefern so schnell erste Ergebnisse und sind vor allem in der Software-Entwicklung stark vertreten. Um die Vorteile klassischer und agiler Ansätze zu nutzen, verwenden wir bei Consol sehr häufig einen hybriden Ansatz. So nutzen wir die Vorteile beider Welten und erreichen eine gute Balance zwischen Planungssicherheit und Flexibilität.
Frage 2: Warum sollte man für Projektmanagement entsprechend dafür entwickelte Software nutzen?
Christine Schaupp: Projektmanagement-Software soll vor allem dazu beitragen, dass Projekte möglichst zielorientiert und transparent gemanagt werden und eine effiziente Kommunikation unterstützt wird. So kann es für kleinere Projekte ausreichen, gängige Büro- und Telekommunikationssoftware wie Office-Projektvorlagen oder ein „echtes“ Kanban-Board zu verwenden. Anders verhält es sich bei größeren und komplexeren Projekten. Hier ist Termin-, Kosten- oder Ressourcenmanagement ohne geeignete Software nicht mehr beherrschbar. Bei einer umfangreichen Planung müssen Abhängigkeiten nachvollziehbar sein und im Controlling müssen der Fortschritt und vor allem Planabweichungen schnell ersichtlich sein. Auch die Zusammenarbeit und Kommunikation größerer oder räumlich verteilter Teams stellt ohne Softwareunterstützung eine Herausforderung dar. Diese kann durch Dokumentenmanagement-, Collaboration- oder auch Mindmapping-Software bewältigt werden.
Frage 3: Ab wann lohnt sich der Aufwand eine Projektmanagement-Software anzuschaffen?
Christine Schaupp: Der Markt bietet eine Reihe von Projektmanagement-Tools mit unterschiedlichem Umfang, Fokus und Kostenfaktor. Die Angebote reichen von einfachen Open-Source-Lösungen über relativ günstige SaaS-Lösungen bis hin zu oftmals kostenintensiveren On-Premise-Lösungen. Wesentliches Entscheidungskriterium für den Einsatz einer Projektmanagement-Software sollte sein, dass sich die im Unternehmen etablierte Projektmanagement-Kultur und deren Anforderungen dadurch gut abbilden lassen. Dies bedeutet auch, dass das Projektmanagement im Unternehmen eine gewisse Reife erlangt haben sollte und Projektmanagement-Prozesse mit gewissen Standards existieren. Steht einem Projektleiter neben seinem Wissen und seiner Erfahrung auch die passende Software zur Verfügung, spart dies in Summe Zeit und Kosten. Die Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Projektabschluss steigt. Zudem kann die Qualität des Projektmanagements verbessert werden, sodass sich die Kosten für die Anschaffung und Schulungsmaßnahmen oftmals schnell amortisiert haben.
Frage 4: In wie weit benötigt Projektmanagement-Software UC-Funktionen für Kommunikation & Kollaboration?
Christine Schaupp: Während Projektmanagement-Software lange Zeit vor allem die Projektplanung und -steuerung im Fokus hatte, werden die Themen Kommunikation und Kollaboration heute viel stärker berücksichtigt. Kommunikation ist und bleibt ein entscheidender Erfolgsfaktor für Projekte, jedoch hat sich das Projektumfeld gewandelt. Virtuelle Teams arbeiten in einem dynamischen Umfeld zusammen und nutzen eine zunehmende Anzahl an Kommunikationsmöglichkeiten. Daraus erwachsen neue Anforderungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Teams müssen unabhängig vom Aufenthaltsort effizient miteinander kommunizieren können. So gewinnen Chat-, Web- oder Videokonferenzen an Bedeutung, virtuelle Whiteboards, Desktop- oder File-Sharing fördern die Teamarbeit und die Agilität der Teams. Auch bei Consol haben diese Werkzeuge eine große Bedeutung, gerade in agilen Projekten, um zum Beispiel Daily Stand-up Meetings trotz räumlicher Trennung durchzuführen. Insofern bietet die Integration von Kommunikation und Kollaboration in Projektmanagement-Software aus Projektsicht einen Mehrwert gegenüber Insellösungen und hilft räumliche Distanz auszugleichen.
Frage 5: In welchen Schritten oder mit welchem Modell würden Sie Projektmanagement-Software in einem Unternehmen einführen?
Christine Schaupp: Das Projekt beginnt genau genommen mit einer Bedarfsanalyse vor der Einführung. Hier geht es darum, die übergeordneten Ziele und die konkreten Anforderungen – zum Beispiel Features, Usability, technische Anforderungen oder finanzieller Rahmen – festzulegen und zu priorisieren, um die passende Software für die individuelle Projektlandschaft zu identifizieren. Diese Entscheidung hat eine große Tragweite. Die Einführungsstrategie richtet sich nach der individuellen Projektsituation. Wird eine „Out of the Box“-Lösung eingeführt oder ist umfangreiches Customizing erforderlich? Hier kann Consol auf eine jahrelange Erfahrung in unterschiedlichen Software-Entwicklungs- und Einführungsprojekten zurückgreifen. Generell empfiehlt sich eine schrittweise Einführung, in der sukzessive Funktionalitäten erweitert werden oder der Einsatz des Systems zunächst anhand eines einfachen Projektes pilotiert wird. Ebenso hat sich bewährt, zukünftige User frühzeitig und kontinuierlich einzubinden, da deren Know-how wertvoll ist und die Akzeptanz des Systems gefördert wird.
Das Interview wurde schriftlich mit Christine Schaupp, Teamleiterin Projektmanagement bei der Consol Software GmbH, geführt. Über Christine Schaupp:
Christine Schaupp ist Teamleiter Projektmanagement bei der ConSol Software GmbH. Nach Ihrem Studium der Betriebswirtschaftslehre sammelte sie langjährige Erfahrung in den Bereichen Projektmanagement, Business Process Management und Requirements Engineering. Sie leitete zahlreiche nationale und internationale Software Entwicklungs- und Einführungsprojekte bei verschiedenen Unternehmen. Neben der Leitung des Projektmanagement Teams betreut sie bei ConSol weiterhin Projekte, berät Kunden und arbeitet an einer kontinuierlichen Optimierung der Projektqualität.
Das Bildmaterial wurde von Consol Software GmbH zur Verfügung gestellt.
