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Warum Usability bei B2B-Software in den Fokus rücken sollte

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Warum Usability bei B2B-Software in den Fokus rücken sollte

Veraltete Eingabemasken und komplizierte Systeme sind für viele Beschäftigten eine große Belastung. Während auf der Seite der Anwender:innen die Usability immer wichtiger wird, sollte Unternehmenssoftware in Punkto Anwenderfreundlichkeit und intuitiver Bedienung endlich nachziehen. Das entlastet die Mitarbeiter:innen, steigert ihre Effizienz und Zufriedenheit und erhöht damit den Erfolg des Unternehmens.

Warum Usability bei B2B-Software in den Fokus rücken sollte

Software, die für die Nutzung durch den Endverbraucher konzipiert ist, macht ständig Fortschritte in Sachen Anwenderfreundlichkeit. Sich im Wettbewerb durch ein gutes User-Interface abzuheben, hat für Unternehmen direkte Auswirkungen auf die Umsatzzahlen. Doch auch bei Business-Software sollten Unternehmen einen Fokus auf eine einheitliche, einfache und intuitive Verwaltungsoberfläche richten.

Veraltete und umständliche Eingabemasken

Zu oft müssen Mitarbeiter:innen noch veraltete Eingabemasken bedienen. Das gilt oft auch für das ERP (Enterprise Resource Planning)-System, den Nerv vieler Unternehmen. In dieser zentralen Verwaltungs- und Steuerungssoftware haben veraltete und umständliche Eingabemasken, Doppeleingaben und eine verwirrende Navigation nichts verloren. Eine umständliche Datenverwaltung kann zu großen geschäftlichen Nachteilen bis hin zu Gewinneinbrüchen führen. Oft können Beschäftigte Transaktionen wie das Drucken von Lieferscheinen oder Umlagerungen nur durchführen, wenn sie spezielle Befehle kennen. Zudem müssen sie sich oft Inhalte merken, um diese in eine neue Maske zu übertragen. Ein weiteres Problem ist, dass Abteilungen ihre Daten meist dezentral in verschiedenen Datenbanken speichern. Das behindert abteilungsübergreifende Vorgänge, etwa zwischen Produktion und Versand. Außerdem verhindert es, größere Zusammenhänge und mögliche Optimierungen zu erkennen. Bei solchen Abteilungslösungen liegt die zentrale Administration dieser wichtigen Geschäftsdaten oft bei einer Person. Scheidet diese aus dem Unternehmen aus, fehlen häufig Zugänge oder das Wissen über bestimmte Funktionalitäten.

Eine bessere Alternative ist es, ein cloud-basiertes ERP zu nutzen. Hier sind nicht nur die Datensicherheit sowie der ortsunabhängige Zugriff auf das System gewährleistet – ein unternehmensweites, einheitlich gepflegtes ERP bietet zudem große Vorteile für die Usability.

Übersichtliche, einheitliche und leicht zu bedienende Oberfläche

Das ERP verwaltet einen Großteil der geschäftsrelevanten Daten in einer Datenbank. Eine Oberfläche, die übersichtlich, einheitlich und leicht zu bedienen ist und dabei Standards folgt, ist mit ihrer guten Usability eine Voraussetzung für die effiziente Nutzung des ERP-Systems sowie für eine tiefgründige Analyse der Geschäftsdaten. Die Aggregation und Auswertung dieser Daten können dank der zentralen Datenbank völlig neue Einblicke bieten – hier steckt großes Potenzial für die Steigerung von Effizienz und Leistung der Belegschaft. Durch diesen Überblick können auch geschäftliche Entscheidungen schneller getroffen werden. Die Zugänglichkeit und Konsistenz einer solchen ERP-Lösung bringt zudem den Vorteil, dass neue Mitarbeiter:innen schneller eingearbeitet werden können.

Wochenlange Übergaben verkürzen sich und die neue Arbeitskraft kann schneller effektiv unterstützen. Fällt ein:e Mitarbeiter:in kurzfristig aus, können Kollegen:innen aus anderen Abteilungen schneller einspringen, denn sie kennen sich bereits grundlegend mit dem System aus. Im Falle einer vom ERP-Anbieter verwalteten Cloud-Lösung ist außerdem kein aufwendiger und teurer interner IT-Support für das ERP-System notwendig. Die Verwaltung dieses Systems lastet nun nicht mehr auf den Schultern einzelner Mitarbeiter:innen, sondern steht zentral über den ERP-Anbieter zur Verfügung.

Papierberge in jedem Arbeitsschritt

Das US-Unternehmen Copps Industries, ein Hersteller von Epoxidharzen, stand ebenfalls vor dem Problem einer veralteten Software für die Verwaltung seiner Geschäftsprozesse. Viele zusätzliche Schritte waren notwendig, um die Lücken der Software zu schließen. Das Unternehmen verzeichnete Wachstum. Das alte System war jedoch nicht skalierbar und hinterließ zudem bei jedem Arbeitsschritt einen Berg an Papieren.

Von den Papierbergen zur besseren Usability

Copps Industries entschied sich deshalb 2008 für ein On-Premise-ERP-System von Deacom und überführte dieses im Februar 2020 in ein cloudbasiertes System desselben Herstellers inklusive der Managed-Cloud-Services. Das war ein Glücksfall, denn so konnte das Verwaltungsteam während der Corona-Pandemie reibungslos ins Home Office wechseln. Die bei Copps eingesetzte ERP-Lösung verbindet alle geschäftskritischen Funktionen und Prozesse des Unternehmens in einem System und das mit einer standardisierten Verwaltungsoberfläche. Dazu gehört die automatisierte Erstellung wichtiger Dokumente, wie etwa Rechnungen, Versandbescheinigungen oder regulatorische Zertifikate, das Workflow-Management und das CRM-Sales-Management. Die Zugänge der Belegschaft können über die Sicherheitsfreigaben geregelt werden.

Kosten senken – Umsatz erhöhen

Mittlerweile nutzen 91 Prozent aller Angestellten das neue ERP-System. Der Umsatz von Copps hat sich seit der Einführung des cloud-basierten ERP-Systems verdreifacht. Außerdem senkten sich die Kosten für die externe IT um rund 20 Prozent. Dank der digitalen Verwaltung hat sich nicht zuletzt der Papierstapel beträchtlich reduziert – auch das trägt zentral zur Übersichtlichkeit der Arbeitsprozesse bei.

Eine gute Usability sollte also nicht nur in der Consumer-Software eine zentrale Rolle spielen. Auch innerhalb von Unternehmen sollte Software so konzipiert sein, dass sie leicht von Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Abteilungen genutzt werden kann. Das verkürzt die Einarbeitungszeit, steigert die Effizienz sowie die Zufriedenheit der Angestellten. Nicht zuletzt entstehen aus der Analyse der aggregierten Daten neue Einblicke, mit denen Unternehmens- und Entscheidungsprozesse optimiert werden können.

Transparenzhinweise zum Beitrag:

Deacom 
Scott Deakins

Scott Deakins ist verantwortlich für die operativen Strategien von Deacom, das heißt für die strategischen Planungen, das Wachstum und die Leistungserbringung des Unternehmens. Er ist begeistert von Unternehmenssoftware und glaubt an deren Fähigkeit, die Komplexität von Unternehmen zu vereinfachen und Innovationen zu fördern. Bevor er 2011 zu Deacom kam, arbeitet Scott für die Oracle-Beratung von Deloitte, wo er Blue-Chip-Unternehmen dabei half, ihre digitale Transformation zu beschleunigen und ihre geschäftlichen Herausforderungen zu bewältigen.

Deacom, Inc. ist der Hersteller von DEACOM ERP, einer ganzheitlichen ERP-Lösung mit vielfältigen branchenspezifischen Funktionalitäten für Unternehmen in der Prozessindustrie. Deacom’s ERP adressiert speziell die komplexen Herausforderungen von Herstellern aus der Batch & Prozessindustrie. Die kontinuierliche kunden- und branchengetriebene Weiterentwicklung der Software von Deacom wird in einer Kernplattform zur Verfügung gestellt und deckt alle geschäftskritischen Funktionen des ERP ab. Kunden steigern damit ihre Effizienz und senken gleichzeitig die Gesamtkosten Ihrer ERP Lösung. Deacom, Inc. hat seinen Hauptsitz in Chesterbrook, Pennsylvania (USA) mit Niederlassungen in Denver, Colorado (USA) und Frankfurt, Deutschland.

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