Matthias Weber im Gespräch mit Another Monday, zum Thema RPA – Robotic Process Automation.
Another Monday ist ein führender Anbieter im Bereich intelligenter Prozessautomatisierung mit langjähriger Erfahrung in den Segmenten Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning und Mobile Integration. Das Unternehmen steht mit seinem Markennamen Another Monday für den anderen, besseren Montag, an dem Arbeitnehmer mithilfe digitaler Lösungen von monotonen manuellen Tätigkeiten entlastet werden. Im Zuge dieses Konzepts erhält der Mensch Unterstützung durch einen virtuellen Assistenten und die routinierte Zusammenarbeit von Mensch und Roboter erreicht eine neue Ebene. Auf diese Weise gestalten Unternehmen ihre Arbeitsabläufe effektiver, steigern die Produktivität, senken Kosten und fördern zugleich die Motivation der Mitarbeiter, die sich vermehrt auf strategische und kreative Aufgaben konzentrieren können. Insgesamt wird dadurch auch der Arbeitgeber für Mitarbeiter attraktiver. Zu den Kunden der RPA-Experten zählen renommierte Unternehmen aus den Branchen Telekommunikation, Versicherungen, Banken, Energie, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung sowie aus der Industrie.
5 Fragen an Another Monday zum Thema Robotic Process Automation
Auf unsere 5 Fragen zum Thema Robotic Process Automation gibt uns Another Monday, Antworten.
Frage 1: Welche Chancen und Nutzen sehen Sie in Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation, kurz RPA, gibt Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten an die Hand, Abläufe effizienter zu gestalten, Mitarbeiter zu entlasten und neue Geschäftsoptionen aufzutun. Automatisierungsraten zwischen 80 und 99 Prozent sowie Einsparpotenziale von mehr als 75 Prozent sind keine Seltenheit. Zudem werden wiederkehrende und regelbasierte Arbeitsprozesse mit hohem Arbeitsvolumen zu hundert Prozent fehlerfrei ausgeführt. Hinzukommt, dass RPA eine enorme Zeitersparnis bietet. Weitere Pluspunkte: Intelligente RPA-Lösungen sind einfach skalierbar und in allen Branchen und Unternehmensbereichen anwendbar. Doch trotz all dieser Vorteile hat sich das Thema RPA noch nicht in deutschen Unternehmen durchgesetzt, was auch an falschen Vorstellungen und Erwartungen liegt. Eine aktuelle YouGov-Umfrage im Auftrag von Another Monday zeigt, wie deutsche Unternehmen in Sachen RPA aufgestellt sind: So rechnen derzeit zwar knapp 80 Prozent der Mitarbeiter von deutschen Großunternehmen damit, dass digitale Technologien ihre Arbeit in den nächsten fünf Jahren übernehmen werden und rund die Hälfte der Befragten kennen das Thema RPA und seine Vorteile. Allerdings haben erst zwölf Prozent der Unternehmen bereits Geschäftsprozesse durch Software-Roboter umgesetzt. Hier gibt es also noch viel Nachholbedarf.
Frage 2: Können Sie die verschiedenen Prozessautomatisierungstechnologien erläutern?
Gängige Methoden der Geschäftsprozessoptimierung sind das Business Process Outsourcing (BPO) sowie das Business Process Management (BPM). Beim BPM werden zusätzlich sogenannte Shared Services Center (SSC) etabliert, die standardisierte Routinetätigkeiten innerhalb eines Unternehmens bündelt. Das BPO steht hingegen für eigenständige und unabhängige Outsourcing-Dienstleister außerhalb des Unternehmens. Allerdings stoßen beide Systeme an ihre Grenzen, wenn es um die Automatisierung von Geschäftsprozessen geht, die auf manuellen Tätigkeiten basieren. Und genau an diesem Punkt kommt Robotic Process Automation als minimalinvasive Technologie zur automatischen Handhabung regelbasierter Geschäftsprozesse mithilfe von Software-Robotern ins Spiel. Diese virtuellen Assistenten lassen sich in drei nach ansteigender Intelligenz geordnete Automatisierungstypen einteilen: Robotic Desktop Automation, kurz RDA, läuft auf dem Desktop des Anwenders. In der Regel kann der Nutzer während dieser Automatisierung nicht mit seiner Arbeit fortfahren. Der nächste Schritt ist Robotic Process Automation, eine skalierbare Lösung, die sich an die individuellen Prozessanforderungen des Anwenders anpassen lässt. RPA nutzt Multi-Skill-Roboter und arbeitet selbstständig im Hintergrund. Der dritte und smarteste Automatisierungstyp ist Intelligent Process Automation (IPA). Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen, auch unstrukturierte Daten zu handhaben und zu nutzen. IPA erweitert Automatisierungslösungen durch KI-Komponenten, beispielsweise Machine Learning.
Frage 3: Wie stark hängt Robotic Process Automation mit dem Thema künstliche Intelligenz und Machine Learning zusammen?
Intelligent Process Automation (IPA) ist die Erweiterung der klassischen RPA durch eine intelligente, kognitive Komponente. Hierbei heben Machine-Learning-Komponenten oder Künstliche Intelligenz den Automatisierungsgrad. Nicht mehr der Mensch baut den Software Robot, sondern der Software Robot erweitert sich selbst auf Basis seiner Erfahrungen, also Learnings. Künftig ist auch vorstellbar, dass RPA im Zusammenspiel mit KI das menschliche Denken nachbilden kann. Das ist aber noch Zukunftsmusik. Es sind viele weitere Daten und Analyseansätze vonnöten, um mithilfe der kognitiven Automatisierung ganze Unternehmen umgestalten zu können. Noch zu oft werden KI und Robotic Process Automation (RPA) heute in einem Atemzug genannt; dabei gibt es signifikante Unterschiede. So können Maschinen und demnach auch Roboter durchaus intelligent sein und selbstlernende Komponenten enthalten; eine denkende Komponente – Kern der künstlichen Intelligenz – fehlt jedoch. KI ist im Zusammenhang mit RPA immer dann sinnvoll, wenn die Automatisierung ganzheitlich und strategisch vonstattengehen soll. In einem derartigen Szenario eignet sich KI insbesondere für Datenstrukturierungsprozesse, Process Mining und als RPA-Enabler, um beispielsweise Prozesse, die automatisiert werden sollen, herauszufiltern. Machine Learning und KI im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung kommen derzeit in erster Linie zum Einsatz, wo große Datenmengen analysiert, verglichen oder strukturiert werden. Während KI den Bereich des Lernens und Denkens abdeckt, kümmert sich RPA um das Abwickeln der jeweiligen Arbeitsschritte. Derart selbstlernende Roboter sind beispielsweise die RoboChats von Another Monday. Auf Grundlage historischer und aktueller strukturierter Daten verfolgen und interpretieren diese Bots die Aktivität eines Mitarbeiters. Um zu lernen, wie mit bestimmten Prozessschritten umzugehen ist, fragen die Bots proaktiv nach Entscheidungen. Mithilfe der Anwender und durch Machine Learning können sie die zur Bearbeitung anstehenden Aufgaben verstehen. Sobald sie sich ausreichend Kenntnis für die umfassende Abwicklung des Prozesses angeeignet haben, beginnen sie, Aufgaben autonom zu bearbeiten. So verwandelt Machine Learning RPA in IPA
Frage 4: Welche Ziele verfolgen Unternehmen mit der Implementierung von RPA?
Während die einen insbesondere die Prozessqualität verbessern wollen, wollen andere einen Produktivitätsschub erreichen. Viele setzen zudem auf erhöhte Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern oder wollen primär Kosten senken. Da sich die Implementierung von RPA schnell auszahlt, beschäftigen sich immer mehr Unternehmen mit dieser Technologie und wollen mit ihr das traditionelle Business Process Outsourcing ersetzen. Aufgaben sollen nicht länger ausgelagert, sondern im eigenen Haus durchgeführt werden. In einer Capgemini-Studie erklärten in diesem Zusammenhang 86 Prozent der Befragten, dass RPA Kosten deutlich senken und dazu beitragen könne, Risiken zu reduzieren und die Compliance zu erhöhen.
Frage 5: Welche ersten Schritte raten Sie Anwenderunternehmen beim Thema Robotic Process Automation?
Hier kommt der Anbieterauswahl besondere Bedeutung zu. Wer das Thema robotergestützte Prozessautomatisierung durchdacht angehen möchte, sollte nicht nur reine Toolanbieter, sondern serviceorientierte Anbieter in die Auswahl aufnehmen, die die gesamte RPA-Reise ganzheitlich und mit fundierter Methodik unterstützen und den reibungslosen Einstieg in die Technologie ermöglichen. Jeder Anbieter unterscheidet sich hinsichtlich der RPA-Tools, der technischen Features, und besonders in puncto Implementierung und Support, beziehungsweise Beratung. Komplexität, Skalierbarkeit und Umfänge der Geschäftsprozesse bestimmen maßgeblich den Bedarf einer RPA-Lösung. Hierbei muss festgelegt werden, ob eine Standardlösung oder ein maßgeschneiderter Ansatz benötigt wird. Die ideale Lösung ist beliebig und je nach Unternehmensziel skalierbar, arbeitet selbständig im Hintergrund und wird auch höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht – sie wächst mit den Anforderungen des Anwenderunternehmens, und der Anbieter unterstützt bei Bedarf.
Ausgangspunkt einer reibungslosen RPA-Integration ist die Definition der wichtigsten Unternehmensziele. Soll RPA zunächst ausprobiert und getestet oder bereits im gesamten Unternehmen und langfristig zum Einsatz kommen? RPA ist eine systemunabhängige Technik, die die Abläufe durch Beseitigung von Behelfs- und Ad-hoc-Lösungen verbessern kann, ohne die Backends bestehender Systeme zu verändern. Damit dies fehlerfrei gelingt, ist es jedoch essentiell, die gesamte IT-Landschaft zu kennen. Ein ganzheitlich agierender Anbieter verbindet Technologie und Herangehensweise je nach Kundenanforderung und hilft, die bestgeeignete Lösung zu finden und gemäß konkreten Anwendungszwecken zu skalieren. Ein weiterer Aspekt, der bei der Anbieterauswahl von Bedeutung ist, sind die Kosten. Bereits im Vorfeld muss die Total Cost of Ownership (TCO), die Definition einer möglichen Rendite sowie eine Wirtschaftlichkeitsrechnung bestimmt werden.
