Auf seinen sechs Flächen präsentiert Modehändler Leo Vogt aus Bretten viele Marken sowohl kleiner, unkonventioneller Designer wie auch großer, weit verbreiteter Lieferanten. Den notwendigen Papierkram hat er weitestgehend automatisiert; allein die Rechnungen blieben bislang außen vor. Wenn aber andere Geschäftsdokumente als strukturierte Daten von seinem Warenwirtschaftssystem vereinnahmt werden, warum dann nicht auch eine elektronische Rechnung?
Elektronische Rechnung – ein überraschender Ansatz
Gemeinsam mit seinem EDI-Dienstleister Pranke etablierte Vogt binnen weniger Monate eine effiziente Lösung. Sogar die obligatorische Archivierung von Rechnungen schließt diese mit ein.
Aufwand im Rechnungseingang um ein Viertel gesenkt
Vogt machte hierzu eine einfache Rechnung auf. Die Lieferantenrechnungen für nur drei Top-Marken, mit denen er aber gut die Hälfte seines Umsatzes tätigt, machen 70% seines Rechnungseingangs aus. Müsste er diese Rechnungen nicht manuell vereinnahmen, könnte der Bearbeitungsaufwand um ein Viertel sinken! Das waren umso mehr überzeugende Zahlen.
Aufwand überproportional gesenkt
Wenn heute von jenen Top-Lieferanten 20 bis 30 Rechnungen täglich digital als strukturierte EDI-Daten eingehen, muss man im Jahr rund 5.000 Briefumschläge weniger öffnen, und die Posteingangsbearbeitung entfällt. Die inhaltliche Rechnungsprüfung gegen die Bestell- und Lieferdaten erfolgt in der Regel automatisch in der Warenwirtschaft, was massiv Zeit einspart. Die entsprechenden Zahlungs-Datensätze werden direkt in seine Buchhaltungssoftware übergeben. Abschließend sichert man die Rechnungen in Form von langzeit-archivierbaren PDF/A3-Rechnungsdateien, und auch der letzte Schritt in einem vollautomatisierten Rechnungsprozess ist gesetzeskonform getan.
Von der ersten rein elektronischen Rechnung an: digitale Archivierung
Vogt startete mit nur einem Lieferanten in die Rechnungs-Digitalisierung. Parallel zu den weiter eingehenden Papierrechnungen, damit er diese weiter als Original abheften konnte. Denn schon die erste allein elektronisch erhaltene Rechnung muss man auch digital archivieren! Weil aber ein Finanzprüfer mit einem maschinenlesbaren Rechnungsdatensatz nichts anfangen kann, muss man die elektronische EDI-Rechnung um eine Klartext-Version ergänzen, und beides gemeinsam archivieren. Diese Aufbereitung der elektronischen Rechnung übernimmt der Zusatzdienst “Pranke Elektronische Rechnung“ von Vogts Karlsruher EDI-Partner. Archiviert wird inzwischen mit Archivsoftware der agorum Software GmbH, die deren Vertriebspartner Hendrik Stütz bei Vogt implementierte. Die Software lädt die aufbereiteten Rechnungsdaten automatisch im Hintergrund herunter.
Die Elektronische Rechnung rechnet sich
Für Leo Vogt hat sich schließlich die Teil-Digitalisierung bereits nach sechs Monaten amortisiert:
„Bei einem angenommenen Aufwand von nur 1 € für die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung spare ich durch die vollautomatisierte elektronische Verarbeitung 5.000 Euro im Jahr.“
