Elektronische Abrechnung: ZUGFeRD und Gutschriftverfahren in der Praxis

Seit 2018 laut der EU-Richtlinie 2014/55/EU die Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge nur noch elektronisch erfolgen. Die papiergestützte Beschaffung soll in deutschen Kommunen ein Auslaufmodell werden. Die ersten Landkreise erhalten Rechnungen im ZUGFeRD-Format und rechnen Ihre Gutschriften elektronisch ab.

Mit gutem Bespiel voran: Landratsamt Tuttlingen steigert Effizienz und gewinnt 80 Prozent an Zeit

Das Landkreis Tuttlingen verarbeitet seit Oktober 2015 e-Rechnungen im ZUGFeRD-Standard und rechnet zunehmend elektronisch per Gutschriftverfahren ab. Möglich ist dies durch die seit 2005 eingeführte e-Procurement-Lösung des externen Dienstleisters TEK-SERVICE AG. Der Zugewinn an Effizienz und Transparenz war von Anfang an quantifizierbar. Digitalisierte Verfahrensabläufe im Einkauf führten konsequenterweise dazu, auch Mehrwerte der elektronischen Rechnungsabwicklung zu erschließen. Bis Oktober 2015 dauerte die Bearbeitung einer Rechnung aufgrund der verschiedenen Anlaufstellen, die diese passieren musste, mindestens eine Woche. Im Vergleich zu diesem recht zeitaufwändigen, dezentralen Prozedere stellt das von TEK entwickelte, webbasierte Gutschriftverfahren eine erhebliche Erleichterung dar: Heute ist die Abrechnung in nur wenigen Stunden für die ganze Verwaltung erledigt.

Die Gutschriftdateien werden elektronisch in das verwaltungsinterne Finanzsystem importiert, so dass der gesamte Betrag ‒ ganz ohne Zettelwirtschaft ‒ zentral und gleichzeitig aufgeschlüsselt auf die einzelnen Kostenstellen verbucht wird. Quelle: TEK Service AG
Die Gutschriftdateien werden elektronisch in das verwaltungsinterne Finanzsystem importiert, so dass der gesamte Betrag ‒ ganz ohne Zettelwirtschaft ‒ zentral und gleichzeitig aufgeschlüsselt auf die einzelnen Kostenstellen verbucht wird. Quelle: TEK Service AG
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Bis zur Einführung des Gutschriftverfahrens wurden Rechnungen im Landratsamt Tuttlingen dezentral bearbeitet, das heißt, eingehende Rechnungen wurden verteilt, offene Beträge in der jeweiligen Abteilung verbucht, aufwändig durch das ganze Haus geschickt und dann zentral gesammelt. Dieser Vorgang nahm mindestens eine Woche in Anspruch. Mit vielen Schritten war auch die Belegaufteilung verbunden.

Gabriela Wöhlert, Leiterin des Organisationsamts in Tuttlingen berichtet:

„Seit November 2015 rechnen wir nun über das Gutschriftverfahren ab. Dazu werden die Gutschriftdateien elektronisch in das verwaltungsinterne Finanzsystem importiert, so dass der gesamte Betrag ‒ ganz ohne Zettelwirtschaft ‒ zentral und gleichzeitig aufgeschlüsselt auf die einzelnen Kostenstellen verbucht wird. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis“

Mehr Transparenz und Vereinfachung der Verwaltungsvorgänge

Die Einführung des neuen Verfahrens war aufgrund des engen Zusammenhangs von elektronischem Einkauf und Abrechnung nur folgerichtig und gestaltete sich relativ einfach: Die einzige Voraussetzung für die Abrechnung per Gutschrift war ‒ wie bei allen anderen von TEK angebotenen Services ‒ ein Internetzugang.

Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrats der TEK über das Projekt:

„Da es sich bei diesem Verfahren um digitale, standardisierte und bewährte Prozessabläufe handelt, konnte der bestehende Ablauf der papiergestützten Rechnungsverarbeitung für den Landkreis Tuttlingen erstaunlich schnell durch das Gutschriftverfahren ersetzt werden. Die Projekt- und Testphase konnte vorzeitig, nach bereits acht Wochen erfolgreich abgeschlossen werden“

Von der technischen Seite her musste für die Umstellung lediglich eine Schnittstelle an das Haushalts-Kassen-Verfahren des LRA angepasst werden.

Die Akzeptanz für die Einführung des Gutschriftverfahrens war bei den Beschäftigten von Anfang an hoch, da man durch die langjährige Erfahrung mit dem e-Einkauf beziehungsweise der e-Vergabe um den Zugewinn an Transparenz und die Vereinfachung der Verwaltungsvorgänge wusste. Bereits seit 2005 kommen Technologie und Services der TEK in Tuttlingen zum Einsatz. Der Grund für die Einführung damals war, dass der zentralen Beschaffung zu wenig Personal zur Verfügung stand. Mit Hilfe des Portals konnten personelle Defizite kompensiert und Verfahren effizient organisiert werden.

Gabriela Wöhlert über die Entwicklung des Projektes:

„Zunächst gab es durchaus Vorbehalte, doch das Thema e-Government hat über die Jahre eine gewisse Eigendynamik entwickelt, zumal die Vorteile offensichtlich waren. Seither steuern wir unterschiedlichste Materialien und Lieferanten über eine webbasierende Einkaufsplattform.“

e-Einkauf eröffnet bisher ungenutzte Steuerungsmöglichkeiten

Einer der wichtigsten Gründe, die für den digitalisierten Einkauf in der Verwaltung sprechen, ist die umfassende Transparenz, aus der sich wiederum bisher ungenutzte Steuerungsmöglichkeiten ergeben. Durch das Gutschriftverfahren konnte darüber hinaus eine weitere Prozessoptimierung erreicht werden: So können die Mitarbeiter jetzt ‒ statt aufwändig nach Belegen oder Bestellungen auf Papier zu suchen ‒ mit einem Blick den aktuellen Status der Bestellung beziehungsweise der Lieferung einsehen. Da durch die Zentralisierung und Digitalisierung viele Arbeitsschritte wegfallen, ist außerdem weniger Personal durch die Beschaffung gebunden.

Gabriela Wöhlert resümiert:

„Das eröffnet wertvollen Handlungsspielraum und bringt deutliche Kosteneinsparungen mit sich“

Die periodisch durch TEK erstellten Berichte und Leistungsbeschreibungen sind belastbar, aussagekräftig und dienen dem Kunden zur Steuerung. Erkennbar wird beispielsweise, wie sich etwa der Anteil eines bestimmten Produktbereichs entwickelt oder welchen Anteil ein Lieferant gemessen am Gesamtumsatz hat. Auf einen Blick wird ersichtlich, ob man sich kundenseitig bereits im ausschreibungspflichtigen Bereich bewegt, oder wie nah man sich am Schwellenwert befindet. Heute steuert das LRA Tuttlingen jährlich 149.000 Euro über das Einkaufssystem der TEK. Der Anteil der Artikel, die über das Gutschriftverfahren abgerechnet werden, liegt derzeit bei 104.000 Euro. In absehbarer Zeit soll das Verfahren auf weitere Lieferanten ausgedehnt werden. Weitere Sortimente werden entwickelt und ebenfalls in die Einkaufslösung aufgenommen.

Monika Schmidt erläutert die TEK-Unterstützung:

„Bei der Ausarbeitung der branchenspezifischen Musterkernsortimente oder wenn Leistungsverzeichnisse für bevorstehende Ausschreibungen erforderlich sind, steht TEK dem Amt unterstützend zur Verfügung“

Damit der Träger frei in der Wahl seiner Lieferanten ist, gleicht TEK außerdem technologische Defizite kleiner Partner, die nicht e-Business-fähig sind, aus.

Elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD-Standard

Seit Oktober 2015 empfängt das Landratsamt, ebenso wie alle anderen TEK-Kunden, auch elektronische Rechnungen. Dabei handelt es sich um ein PDF mit eingebetteten XML-Dateien.

Gabriela Wöhlert  merkt an:

„Noch fehlen uns zwar intern die Voraussetzungen, um diese medienbruchfrei weiterverarbeiten zu können, aber wir arbeiten daran, das zu ändern. Da bisher auf 80 eingehende Rechnungen pro Jahr nur eine nach dem vom BMWI vorgegebenen ZUGFeRD-Standard kam, bleibt uns dafür jedoch noch Zeit.“

Wie schnell die Entwicklung in den nächsten Jahren vonstattengeht, hängt jedoch vorrangig von den Partnern ab, meint die Amtsleiterin:

„Je nachdem ob es eine gesetzliche Verpflichtung gibt oder nicht, wird das Ganze noch eine Weile dauern. Vor allem kleine Unternehmen oder Handwerker beschäftigen sich derzeit, wenn überhaupt, nur nebenbei damit. Durch die Services von TEK sind wir auf jeden Fall gerüstet, wenn es soweit ist.“


Über die TEK-SERVICE AG

Die TEK Service AG mit Sitz in Lörrach wurde 2000 von Frank Schmierer sowie Monika Schmidt gegründet und bietet eine webbasierende Lösung, über die der Einkauf öffentlicher Verwaltungseinrichtungen abgewickelt werden kann. Als lieferantenunabhängiger Dienstleister versorgt TEK heute bundesweit 5.400 Lieferadressen mit dem täglichen Verwaltungsbedarf. Die Kommune definiert dabei die Zugriffsberechtigungen und Hierarchien, während TEK diese abbildet und das Katalog- und Lieferantenmanagement des Kunden übernimmt. Die Produktpalette reicht dabei von Pflege-, Nahrungs- und Bastelprodukten für Kitas und Kindergärten sowie Schulbedarf, über Bedarfe für Arbeitssicherheit, Chemikalien und Reinigungsmittel bis hin zum Bedarf für Flüchtlingsunterkünfte oder zu Elektroartikeln. Die Entwicklung der Technologie, der Verfahrensabläufe und Services, die Datenhaltung sowie deren Verarbeitung werden seit der Gründung am Standort Lörrach erbracht, wo derzeit acht Mitarbeiter beschäftigt sind.

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