DMS-Integration in Unternehmen: So gelingt die Digitalisierung
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind in modernen Unternehmen inzwischen Pflicht-Software. Doch wie sieht DMS-Integration am besten aus? Es gibt viele Möglichkeiten und etliche Chancen, die diese Beiträge zeigen:
DMS-Integration in Unternehmen: So gelingt die Digitalisierung!
In Zuge der digitalen Transformation wird es immer wichtiger, Dokumente in digitaler Form zu erfassen und zu lagern. Damit ist ein wichtiger Schritt in Richtung umfassende Digitalisierung getan, der es Unternehmen erlaubt, Geschäftsprozesse schneller und effizienter zu gestalten. Denn ein DMS System vebessert das Management von Daten und Dokumenten erheblich. Dabei muss aber schon bei der DMS-Integration darauf geachtet werden, die passende Lösung zu finden.
Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es nicht nur, sämtliche Daten im Unternehmen zu digitalisieren. DMS-Software dient auch zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.
Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen und Lösungen aus der Cloud – die Auswahl ist groß
Im Bereich des Dokumentenmanagements hat sich in den letzten Jahren viel getan. Die Integration von DMS-Software ist nicht so schnell getan, wie der Kauf eines neuen Aktenschranks: Neue Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Cloud-Software bieten Unternehmen mehrere nützliche Funktionen zur Verwaltung und Archivierung von Daten und Dokumenten.
Ein DMS System ist zum Beispiel in der Lage, mit Hilfe von moderner Software einige Arbeitsschritte zu automatisieren und das Management der Archivierung per KI zu erleichtern. Das System erleichtert das Auffinden von Dokumenten dabei zum Beispiel durch Sprach- und Texterkennung. Außerdem regelt Software für Dokumentenmanagement die Speicherdauer der Dokumente, was vor allem mit Blick auf Datenschutzrichtlinien wichtig ist. Dabei ist es aber nötig, dass Mitarbeiter die Vorteile und Funktionen des Systems genau zu verstehen, um auch sein volles Potenzial zu nutzen.
Diese Beiträge liefern einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten für DMS-Integration, und geben nützliche Hinweise für interessierte Unternehmen:
Eine große Hürde, die zwischen vielen Unternehmen und der Digitalisierung ihres Dokumentenmanagements steht, ist der finanzielle Aufwand. Besonders kleine und mittlere Unternehmen haben mit dieser Herausforderung zu kämpfen. Doch sie sind nicht auf sich allein gestellt. Häufig gibt es Förderprogramme, die KMUs bei der Digitalisierung finanziell unterstützen. Um eines der neuesten davon geht es in diesem Beitrag.
Wie werden Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML) in Unternehmen für konkrete Vorteile eingesetzt? IT-Experte Dr. Michael Berger geht dieser Frage nach und zeigt dabei, wie KI und ML die Geschäftswelt verändern. Dokumentenmanagement nimmt dabei einen großen Teil ein, der gemeinsam mit anderen Anwendungsfällen in diesem Beitrag genauer betrachtet wird. Denn auch die Mitarbeiterbindung und Kundenzufriedenheit kann so erhöht werden.
Dokumentenmanagementsysteme sind inzwischen häufig bereits ein integrierter Bestandteil von umfangreicheren ERP-Lösungen. Ob diese genug sind, und wie man sie evtl. ergänzen bzw. verbessern kann, erläutert dieser Beitrag. Ein wichtiger Trend, den Unternehmen im Zusammenhang damit nicht vernachlässigen sollten, ist Cloud ERP.
Die Entscheidung für eine DMS-Lösung ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung. Daher sollte sie sorgfältig getroffen werden. Dieser Beitrag gibt hilfreiche Tipps für die Einführung und Integration von Dokumentenmanagementsoftware. Schnittstellen, Kommunikation und mehr – hier erfahren Sie worauf bei DMS-Integration zu achten ist, und welche Vorteile Sie erwarten.
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