Redaktionsbeitrag

Was ist ein ERP-System?

Veröffentlicht am 22.04.2021

Enterprise Resource Planning (ERP) bezieht sich auf eine Art von Software, die Unternehmen zur Verwaltung der täglichen Geschäftsaktivitäten wie Buchhaltung, Beschaffung, Projektmanagement, Risikomanagement und Compliance sowie der Lieferkette einsetzen. Eine vollständige ERP-Suite umfasst auch Enterprise Performance Management, eine Software, die bei der Planung, Budgetierung, Vorhersage und Berichterstattung über die finanziellen Ergebnisse eines Unternehmens hilft.

Was ist ein ERP-System? Definition von Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP-Systeme verbinden eine Vielzahl von Geschäftsprozessen miteinander und ermöglichen den Datenfluss zwischen ihnen. Indem sie die gemeinsamen Transaktionsdaten eines Unternehmens aus verschiedenen Quellen sammeln, eliminieren ERP-Systeme Datenduplikate und bieten Datenintegrität mit einer einzigen Quelle der Wahrheit.

Heutzutage sind ERP-Systeme für die Verwaltung von Tausenden von Unternehmen aller Größen und in allen Branchen entscheidend. Für diese Unternehmen ist ERP so unverzichtbar wie der Strom, der das Licht am Laufen hält.

ERP-Grundlagen

ERP-Systeme werden um eine einzige, definierte Datenstruktur (Schema) herum entworfen, die typischerweise eine gemeinsame Datenbank hat. Dadurch wird sichergestellt, dass die unternehmensweit verwendeten Informationen normalisiert sind und auf gemeinsamen Definitionen und Benutzererfahrungen basieren. Diese Kernkonstrukte werden dann mit Geschäftsprozessen verbunden, die durch Arbeitsabläufe über Geschäftsabteilungen hinweg gesteuert werden (z. B. Finanzen, Personalwesen, Technik, Marketing, Betrieb), wodurch die Systeme und die Menschen, die sie benutzen, miteinander verbunden werden. Einfach ausgedrückt: ERP ist das Vehikel für die Integration von Menschen, Prozessen und Technologien in einem modernen Unternehmen.

Ein Beispiel: Nehmen wir ein Unternehmen, das Autos baut, indem es Teile und Komponenten von mehreren Zulieferern bezieht. Es könnte ein ERP-System verwenden, um die Anforderung und den Kauf dieser Waren zu verfolgen und sicherzustellen, dass jede Komponente im gesamten Beschaffungsprozess einheitliche und saubere Daten verwendet, die mit den Arbeitsabläufen, Geschäftsprozessen, Berichten und Analysen des Unternehmens verbunden sind. Wenn ERP bei diesem Automobilhersteller richtig eingesetzt wird, wird eine Komponente, z. B. „vordere Bremsbeläge“, einheitlich nach Teilename, Größe, Material, Quelle, Losnummer, Lieferanten-Teilenummer, Seriennummer, Kosten und Spezifikation identifiziert, zusammen mit einer Fülle anderer beschreibender und datengesteuerter Elemente. Da Daten das Lebenselixier eines jeden modernen Unternehmens sind, erleichtert ERP das Sammeln, Organisieren, Analysieren und Verteilen dieser Informationen an alle Personen und Systeme, die sie benötigen, um ihre Rolle und Verantwortung bestmöglich zu erfüllen.

ERP stellt auch sicher, dass diese Datenfelder und Attribute dem richtigen Konto im Hauptbuch des Unternehmens zugeordnet werden, so dass alle Kosten richtig verfolgt und dargestellt werden. Wenn die vorderen Bremsbeläge in einem Softwaresystem (oder vielleicht einer Tabellenkalkulation) als „vordere Bremsen“, in einem anderen als „Bremsbeläge“ und in einem dritten als „vordere Bremsbeläge“ bezeichnet würden, wäre es für das Automobilbauunternehmen schwierig herauszufinden, wie viel jährlich für vordere Bremsbeläge ausgegeben wird und ob es den Lieferanten wechseln oder bessere Preise aushandeln sollte.

Ein wichtiges ERP-Prinzip ist die zentrale Sammlung von Daten für eine breite Verteilung. Statt mehrerer eigenständiger Datenbanken mit einem endlosen Bestand an unzusammenhängenden Tabellenkalkulationen bringen ERP-Systeme Ordnung in das Chaos, so dass alle Benutzer – vom Geschäftsführer bis zum Kreditorenbuchhalter – dieselben Daten erstellen, speichern und nutzen können, die durch gemeinsame Prozesse gewonnen wurden. Mit einem sicheren und zentralisierten Datenspeicher kann sich jeder im Unternehmen darauf verlassen, dass die Daten korrekt, aktuell und vollständig sind. Die Datenintegrität ist für jede Aufgabe im gesamten Unternehmen gewährleistet, vom vierteljährlichen Finanzbericht bis hin zu einem einzelnen Bericht über ausstehende Forderungen, ohne dass auf fehleranfällige Tabellenkalkulationen zurückgegriffen werden muss.

Der Geschäftswert von ERP

Es ist unmöglich, den Einfluss von ERP in der heutigen Geschäftswelt zu ignorieren. Da Unternehmensdaten und -prozesse in ERP-Systemen zusammengefasst sind, können Unternehmen getrennte Abteilungen aufeinander abstimmen und Arbeitsabläufe verbessern, was zu erheblichen Einsparungen führt. Beispiele für spezifische Geschäftsvorteile sind:

  • Verbesserte Geschäftseinsicht durch Echtzeit-Informationen, die von Berichten generiert werden
  • Niedrigere Betriebskosten durch optimierte Geschäftsprozesse und Best Practices
  • Verbesserte Zusammenarbeit durch die gemeinsame Nutzung von Daten in Verträgen, Bestellanforderungen und Aufträgen
  • Verbesserte Effizienz durch eine einheitliche Benutzererfahrung über viele Geschäftsfunktionen und klar definierte Geschäftsprozesse
  • Konsistente Infrastruktur vom Backoffice bis zum Frontoffice, mit gleichem Erscheinungsbild für alle Geschäftsaktivitäten
  • Höhere Benutzerakzeptanz durch ein einheitliches Benutzererlebnis und Design
  • Geringeres Risiko durch verbesserte Datenintegrität und Finanzkontrollen
  • Niedrigere Management- und Betriebskosten durch einheitliche und integrierte Systeme

Eine kurze Geschichte von ERP

Die Geschichte von ERP reicht mehr als 100 Jahre zurück. Im Jahr 1913 entwickelte der Ingenieur Ford Whitman Harris das sogenannte Economic Order Quantity (EOQ)-Modell, ein papierbasiertes Fertigungssystem für die Produktionsplanung. Jahrzehntelang war die EOQ der Standard für die Fertigung. Der Werkzeughersteller Black and Decker änderte das Spiel 1964, als er als erstes Unternehmen eine Lösung für die Materialbedarfsplanung (MRP) einführte, die EOQ-Konzepte mit einem Großrechner kombinierte.

MRP blieb der Fertigungsstandard, bis 1983 die Fertigungsressourcenplanung (MRP II genannt) entwickelt wurde. MRP II zeichnete sich durch „Module“ als zentrale Komponente der Software-Architektur aus und integrierte Kernkomponenten der Fertigung wie Einkauf, Stücklisten, Terminplanung und Vertragsmanagement. Zum ersten Mal wurden verschiedene Fertigungsaufgaben in ein gemeinsames System integriert. MRP II lieferte auch eine überzeugende Vision, wie Unternehmen Software einsetzen können, um Unternehmensdaten gemeinsam zu nutzen und zu integrieren und die betriebliche Effizienz durch bessere Produktionsplanung, geringere Bestände und weniger Ausschuss zu steigern. Als sich die Computertechnologie in den 1970er und 1980er Jahren weiterentwickelte, wurden ähnliche Konzepte wie MRP II entwickelt, um Geschäftsaktivitäten jenseits der Fertigung abzuwickeln und Finanz-, Kundenbeziehungsmanagement- und Personaldaten einzubeziehen. Um 1990 hatten Technologieanalysten einen Namen für diese neue Kategorie von Business-Management-Software: Enterprise Resource Planning.

Die ERP-Vergangenheit: 1990er Jahre bis zum neuen Jahrtausend

Von den 1990er Jahren bis zum Beginn des einundzwanzigsten Jahrhunderts wuchs die Verbreitung von ERP schnell. Gleichzeitig begannen die Kosten für die Implementierung eines ERP-Systems zu steigen. Die für den Betrieb der Software erforderliche Hardware befand sich typischerweise auf dem Firmengelände, mit großen Maschinen in einem Serverraum. Sowohl die Hardware als auch die Softwarelizenzen erforderten Kapitalinvestitionen und wurden über 5 bis 10 Jahre abgeschrieben. Darüber hinaus wollten die Unternehmen ihre ERP-Systeme fast immer an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen, was zusätzliche Kosten für Softwareberater und Schulungen mit sich brachte.

In der Zwischenzeit entwickelte sich die ERP-Technologie weiter, um das Internet mit neuen Features und Funktionen wie eingebetteten Analysen zu nutzen. Im Laufe der Zeit stellten viele Unternehmen fest, dass ihre ERP-Systeme vor Ort nicht mit den modernen Sicherheitsanforderungen oder neuen Technologien wie Smartphones mithalten konnten.

Cloud ERP – ein neues ERP-Bereitstellungsmodell

Hier kommt die Cloud ins Spiel – genauer gesagt, das Software-as-a-Service (SaaS)-Bereitstellungsmodell für ERP. Wenn ERP-Software als Service in der Cloud bereitgestellt wird, läuft sie auf einem Netzwerk von Remote-Servern und nicht im Serverraum eines Unternehmens. Der Cloud-Anbieter patcht, verwaltet und aktualisiert die Software mehrmals im Jahr – im Gegensatz zu einem teuren Upgrade alle 5 bis 10 Jahre bei einem On-Premises-System. Die Cloud kann sowohl die Betriebskosten (OpEx) als auch die Investitionskosten (CapEx) senken, da Unternehmen keine Software und Hardware mehr kaufen oder zusätzliches IT-Personal einstellen müssen. Diese Ressourcen können stattdessen in neue Geschäftsmöglichkeiten investiert werden, und das Unternehmen ist immer auf dem neuesten Stand der ERP-Software. Die Mitarbeiter können ihren Fokus von der Verwaltung der IT auf mehr wertschöpfende Aufgaben wie Innovation und Wachstum verlagern.

Einstieg in die ERP-Welt

Einer der Vorteile des SaaS-Modells ist, dass die Software mit den neuesten Features, Funktionen und Best Practices auf dem neuesten Stand gehalten wird. Cloud-ERP-Anbieter bringen regelmäßig Updates heraus. Das bedeutet, dass die neuesten und revolutionärsten aufkommenden Technologien – wie KI, digitale Assistenten, maschinelles Lernen, Blockchain, Augmented Reality und das Internet der Dinge (IoT) – den Abonnenten regelmäßig zur Verfügung gestellt werden. Mit dem Zugang zu diesen neuen Technologien können Unternehmen ihre Best Practices schnell verbessern, während sich die ERP-Software weiterentwickelt. Sie können Prozesse automatisieren, die früher einen hohen manuellen Aufwand erforderten, wie z. B. den Abgleich von Finanzkonten. Darüber hinaus erhalten die Anwender einen umfassenden Echtzeit-Überblick über die Geschäftsaktivitäten des Unternehmens, nicht nur im Front Office, sondern auch in den Lagern, in den Fabrikhallen und überall sonst im Unternehmen. Dieses Wissen ist dann für jeden entsprechenden Mitarbeiter auf seinen mobilen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, leicht verfügbar.

Die ERP-Cloud von heute wurde für das digitale Zeitalter entwickelt und umfasst mobile, soziale, analytische und die neuesten aufkommenden Technologien. Alles andere bringt ein Unternehmen nicht voran.