Artikel: Klimagriff GmbH setzt bei Dokumentenmanagement und -archivierung auf ITSM!DMS

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ITSM!DMS: Dokumentenmanagement, E-Mail-Archivierung und „Ersetzendes Scannen“

Über einen persönlichen Kontakt erfuhr Georg Meyer dann vom Dokumentenmanagementsystem ITSM!DMS der Firma ITSM aus Langenfeld. Die Lösung, die sowohl im In-House-Betrieb als auch im Cloud Hosting aus dem ITSM-Rechenzentrum eingesetzt werden kann, bietet drei Kernkomponenten: Ein zentrales Dokumentenarchiv, eine rechts- (GoBD)-konforme E-Mail-Archivierung und „Ersetzendes Scannen“ für die rechtskonforme Digitalisierung von Papierdokumenten, so dass das Originaldokument anschließend vernichtet werden kann. Bei der Klimagriff GmbH kommen alle drei Komponenten zum Einsatz.

Georg Meyer erklärt:

„Mit dem Zentralarchiv von ITSM!DMS konnten wir alle Defizite der Vorgängerlösung beseitigen. Das System gibt uns die Möglichkeit, jedes Dokument mit Metadaten zu beschreiben. Eine komfortable Volltextsuche hilft dem Team darüber hinaus, sogar im Inhalt eines Dokuments zu suchen.“

Darüber hinaus können die Dokumente nun einem Objekt wie einem Stammdatensatz, einem Projekt oder einem Angebot logisch zugeordnet werden und bleiben damit mit diesem Objekt auch zukünftig verknüpft. Ein Check-In/Check-Out-Mechanismus weist nach, wer wann welches Dokument aufgerufen bzw. bearbeitet hat. Die Zugriffsrechte können für jedes Dokument individuell vergeben werden.

Neu eingesetzt wird bei Klimagriff die ITSM!DMS E-Mail-Archivierung. Auslöser dafür sind die Vorgaben der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Diese gelten zwar bereits seit Anfang 2017 für alle Unternehmen in Deutschland, werden in der Praxis häufig aber nur „stiefmütterlich“ behandelt. Was scheinbar nur wenige Unternehmer wissen: Schon das Löschen einer E-Mail, an die eine Rechnung angehängt ist, verstößt gegen die GoBD!

Georg Meyer bestätigt:

„Als Geschäftsführer liegt das Erfüllen gesetzlicher Vorschriften wie der GoBD natürlich in meiner Verantwortung. Da bin ich selbstverständlich froh, wenn ich sicher sein kann, dass ich mit dem Einsatz der E-Mail-Archivierung von ITSM!DMS alle Vorgaben erfülle.“

Erfolgt eine Anfrage oder Prüfung von behördlicher Seite, stehen dem Geschäftsführer alle erforderlichen Unterlagen auf Knopfdruck zur Verfügung. Darüber hinaus erleichtert die Lösung das Suchen in den archivierten E-Mails und sorgt für „aufgeräumte“ Postfächer bei den Mitarbeitern. Eine Übernahme der archivierten E-Mails in das DMS ist ebenfalls möglich.

Auch die Funktion „Ersetzendes Scannen“ von ITSM!DMS wurde neu bei Klimagriff eingeführt.

Geort Meyer bestätigt:

„Wir haben zwar auch schon in der Vergangenheit Einzelbelege eingescannt, mit der neuen Lösung wurde dieser Vorgang allerdings deutlich professionalisiert. So erfolgt der Scanvorgang mittlerweile beispielsweise codiert.“

ITSM!DMS erstellt bei jedem Scanvorgang eine Datei im PDF/A-Format, dem für die Langzeitarchivierung vorgegebenen PDF-Format, und legt diese Daten im Dokumentenarchiv ab. Damit ist eine beweiserhaltende Aufbewahrung sichergestellt.

Ein weiterer Vorteil: Auch Dritte wie z.B. der Steuerberater von Klimagriff können nun auf die Dokumente, wenn es sich beispielsweise um Buchhaltungsunterlagen handelt, zugreifen.

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