Die digitale Transformation verändert Unternehmen strukturell: Wo Datensilos aufgebrochen werden, um eine agile und datengetriebene Organisation zu ermöglichen, bewährt sich ein leistungsfähiges ERP-System als moderne Innovationsplattform, die Wachstum und Wertschöpfung erleichtert. Deshalb fasst Oracle die wichtigsten Faktoren für eine ERP-Integration als Hilfestellung für Unternehmen zusammen und weist auf potenzielle Fehlerquellen hin, die den Projekterfolg gefährden können.

In neun Schritten zu einer gelungenen ERP-Integration

Die erfolgreiche ERP-Integration eines neuen Systems in die IT-Landschaft eines Unternehmens ist eine Voraussetzung, damit in Zukunft die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt und auf der richtigen Ebene genutzt werden können, um schlüssige Entscheidungen in Echtzeit zu ermöglichen. Allerdings hängt der Erfolg von dem Umfeld ab, in dem sie implementiert wird. Ziel ist es daher, eine zentralisierte und vollständige Sicht auf die Geschäftsdaten zu ermöglichen – unabhängig davon, wo die Daten gespeichert sind. Das ERP-Ökosystem wird somit zum zentralen Knotenpunkt, an dem Informationen zusammenlaufen.

Zuvor gilt es jedoch bei der ERP-Integration eines neuen Systems folgende Schritte zu beherzigen und Fehlerquellen auszuräumen:

1. Verstehen des Geschäftsbedarfs und -werts

Das Integrationsteam muss wissen, was das Unternehmen mit der erforderlichen Integration erreichen will. Insbesondere muss es bestimmen, welchen Mehrwert das Projekt bringt und wie es sich auf das Geschäft auswirkt. Typische Fehlerquelle: ein unklares Bild von den Bedürfnissen des Unternehmens sowie von dem, was das Unternehmen zu erreichen versucht. Dies führt dazu, dass der Fokus auf die falschen Prozesse oder Daten gelegt wird.

2. Sammeln von Anforderungen

Für den Projekterfolg ist es unerlässlich, Geschäftsanforderungen zu sammeln und ein profundes Verständnis für die Integration älterer Systeme und Anwendungen zu entwickeln, die ERP-bezogene Daten enthalten. Unzureichendes Wissen über Legacy-Integrationen führt zu unvollständigen Anforderungen, weil manche Einflussfaktoren nicht einbezogen werden.

3. Definition der Integration

IT-Entscheider müssen eine Auswahl treffen hinsichtlich des am besten geeigneten Integrationsmusters, der Art der Anbindung und der Trigger, die die Daten- oder Anwendungsintegration veranlassen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist außerdem die Auswahl der besten Technologie zur Realisierung der Integration. Die Koexistenz mit Altsystemen ist dabei eine mögliche Fehlerquelle. Besonders negativ wirken sich aus: die Auswahl der falschen Integrationswerkzeuge auf der Grundlage von Hersteller- oder IT-Präferenzen, das Festhalten an Altsystemen, weil bestimmte Daten oder Berichte vermeintlich benötigt werden, fehlende Klarheit hinsichtlich der Qualität der zu integrierenden Daten und inkompatible Datenzuordnungen.

4. Systemintegrationsentwurf

Wer ein ERP-Projekt startet, muss einen Integrationsentwurf erstellen. Allerdings führt der Versuch, alle möglichen Szenarien zu vereinfachen, oft zu einer übermäßigen Konzentration auf das Systemdesign und zu erhöhter Komplexität der Integration. Hinzu kommt, dass ungenügende Kenntnisse der Altsysteme zu Inkonsistenzen bei der Abbildung der Daten führen.

5. Ausrichtung des Integrationsdesigns auf die Integrationsstrategie

Es muss überprüft und sichergestellt werden, dass die Ausrichtung des Integrationsdesigns auf die festgelegte Strategie abgestimmt ist. Eine falsche Ausrichtung führt zu vielen, falschen oder unvollständigen Integrationen. Oft liegen Probleme darin begründet, dass verantwortliche Interessenvertreter oder Unternehmensentscheider zu spät in den Prozess einbezogen werden.

6. Integrationsentwicklung und -konfiguration

Integrationen sind nach Maßgabe der gewählten Integrationsmuster und der gewählten Strategie durchzuführen. Typische Fehlerquellen sind unklares Design, unvollständige Datenmappings und übersehene Sicherheitsrisiken.

7. Qualitätssicherung der ERP-Integration

Ein weiterer erfolgskritischer Faktor sind detaillierte Tests in einer Entwicklungs- oder Testumgebung. Dadurch lässt sich verifizieren, ob die Ausrichtung des Integrationsdesigns mit der festgelegten Strategie harmoniert. Dazu ist unverzichtbar, dass die Tester die ursprünglichen Anforderungen kennen. Auch muss klar sein, welchem Zweck eine Legacy-Funktionalität in der neuen Umgebung dient. Aufgrund der Einschränkungen der Testumgebung kann eine Integration vielfach nicht anwendungsübergreifend getestet werden.

8. Go-Live

Nach umfassenden Tests steht der Praxiseinsatz in der konkreten Produktionsumgebung des anwendenden Unternehmens an. Hier sollte beachtet werden, dass sämtliche Integrationen ordnungsgemäß getestet sind. Andernfalls kann es passieren, dass Integrationen zwar konfiguriert sind, Konnektivitätsprobleme jedoch verhindern, dass die Dienste funktionieren.

9. Administration der ERP-Integration

Im letzten Schritt gilt es, den Betrieb der Integrationen aufrechtzuerhalten. Fehler können vor allem dann auftreten, wenn Aktualisierungen an APIs Integrationen zusammenbrechen lassen. Ebenso können widersprüchliche Stammdatenrechte in verschiedenen Systemen zum Zusammenbruch von Integrationen führen.

Matthias von Blohn, VP EMEA Insight & Customer Strategy bei Oracle, erklärt:

„Oracle bietet Kunden einen bewährten Ansatz für den Wechsel von einem alten ERP-System in die Cloud. Dabei verschaffen wir unseren Kunden volle Transparenz des Implementierungs- oder Upgrade-Prozesses und helfen, typische Fehlerquellen auszuräumen.“

Ein Beispiel für einen erfolgreichen Wechsel ist AirAsia. Südostasiens führende Fluggesellschaft nutzt Oracle ERP Cloud-Anwendungen, um neue Erkenntnisse über Betriebskosten zu gewinnen und die Rentabilität von Wettbewerbsentscheidungen vorherzusagen. Die Umstellung von papierbasiertem Einkauf und Tabellenkalkulation auf moderne Unternehmenssoftware ermöglicht AirAsia zudem einen besseren Umgang mit dem Lagerbestand für den Verkauf von Lebensmitteln und Getränken während des Fluges sowie von Duty-Free-Waren.

Matthias von Blohn ergänzt:

„Oracle ERP ist Teil der Fusion-Produktfamilie, die den Kunden ein Design für alle menschlichen Interaktionen bietet. Die Lösung ist das Ergebnis einer Kombination von Best Practices und geistigem Eigentum, das Oracle in 40 Jahren Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmenskunden erworben hat.“