Redaktionsbeitrag

Drei Phasen hin zu intelligenter Automatisierung von Geschäftsprozessen

Veröffentlicht am 19.03.2019

Das digitale Zeitalter bietet sehr viele Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren – um den Anschluss an die Konkurrenz nicht zu verlieren, ist das auch notwendig. Trotzdem kämpfen noch immer viele Unternehmen mit repetitiven, zeitraubenden Aufgaben. Viele setzen bereits eine Robotic Process Automation (RPA)-Lösung ein. Dieser Schritt alleine reicht allerdings nicht aus – hier erfahren Sie, wie sie intelligente Automatisierung gewinnbringend umsetzen.

Drei Phasen hin zu intelligenter Automatisierung von Geschäftsprozessen

Echter geschäftlicher Nutzen entsteht nur durch ein nachhaltiges, skalierbares und offenes System, das RPA- und künstliche-Intelligenz-Funktionalitäten miteinander vereint: eine sogenannte Intelligent-Automation-Plattform. Um bestmöglich von einer solchen Lösung zu profitieren, sollten Unternehmen folgende drei Phasen befolgen.

Phase 1: Machbarkeitsstudien initiieren

Es ist anzuraten, zunächst einen sehr einfachen – allerdings sehr zeitaufwendigen – Prozess zu automatisieren, wie etwa die Report-Erstellung in der Finanz- oder Personalabteilung oder die Stammdatenänderung in unterschiedlichen Systemen. Im Unternehmen können zunächst einzelne Mitarbeiter RPA testen und kleinere Machbarkeitsstudien durchführen. Ein solches Proof-of-Concept verdeutlicht dann sehr schnell, wie simpel die Erstellung der RPA-Software-Roboter ist und wie viel manuelle Arbeit bereits durch die Automatisierung einfacher Prozesse entfällt.

Phase 2: Pilotprojekte umsetzen

In der nächsten Phase können Unternehmen und Mitarbeiter Pilotprojekte umsetzen. Es gilt dabei zu beachten, dass schon die Wartung von nur fünf oder zehn Robotern den entstehenden Zeitvorteil der Automatisierung zunichtemachen kann. Das Problem besteht darin, dass viele RPA-Lösungen derzeit nicht über intelligente Funktionalitäten verfügen und sich somit nur für Teile von Prozessen einsetzen lassen. So können einfache Software-Roboter oft unstrukturierte Daten nicht verarbeiten oder sind nicht flexibel genug, sich automatisch an neue Dokumente anzupassen sowie Veränderungen in Applikationen oder veränderte Website-Layouts selbstständig zu verstehen. Damit wird ein zeitintensiver Anpassungsaufwand notwendig. Unternehmen sollten deshalb auf eine skalierbare und intelligente RPA-Lösung zurückgreifen, um die Software-Roboter auch in einem größeren Umfang ausrollen zu können.

Phase 3: Intelligent Automation

Bei der dritten Phase, die bisher nur wenige Unternehmen realisieren können, geht es darum, die Software-Roboter unternehmensweit zu skalieren und zu verwalten. Phase 1 und 2 konzentrieren sich darauf, einzelne Roboter für einzelne Tätigkeiten im Unternehmen einzusetzen. Diese letzte Phase zielt darauf ab, eine sogenannte Digital Workforce, also eine digitale Belegschaft, die die Tätigkeiten der menschlichen Mitarbeiter ergänzt, zu verwalten. Die dritte Phase kann auch als intelligente Automatisierung (IA) bezeichnet werden. Die Basis für diese Form der Automatisierung bildet RPA. Um RPA unternehmensweit zu skalieren und gesamte Prozesse zu automatisieren, benötigt die Lösung weitere Funktionen, wie etwa Workflow-Orchestrierung, die Erfassung unstrukturierter Daten, intelligente Texterkennung (OCR), künstliche Intelligenz inklusive Machine Learning, Mobil- und Omni-Channel-Technologien sowie umfangreiche Analysemöglichkeiten. Eine Intelligent-Automation-Lösung vereint diese Funktionen in einer Plattform.

Entscheiden sich Unternehmen dafür, diese drei Phasen zu befolgen, werden sie in vielerlei Hinsicht profitieren. Wichtig zu wissen ist, dass sich die Vorteile einer Intelligent-Automation-Plattform nicht nur auf die Zeit- und Kostenersparnis beziehen. Eine IA-Plattform wirkt sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus, da Unternehmen durch die Automatisierung vieler Prozesse deutlich schneller auf Kundenanfragen reagieren können. Mitarbeiter müssen auch nicht befürchten ihren Job zu verlieren, da Next Generation RPA repetitive und zeitaufwendige Aufgaben übernimmt, sodass sie selbst sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können – wodurch ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigt.

Autor: Daniel Schmidt, Product Marketing Manager bei Kofax

Daniel Schmidt ist Senior Product Marketing Manager bei Kofax. Dort ist er verantwortlich für die Eruierung der Marktanforderungen, die Umsetzung des weltweiten Marketingplans und die Positionierung verschiedener Softwarelösungen wie Robotic Process Automation, Customer Communications Management, E-Signatur und einige andere Prozessautomatisierungstools. Schmidt verfügt über 20 Jahre Erfahrung in der Unternehmenssoftwarebranche und ist spezialisiert auf die Verbesserung von Technologien und Prozessen zur Kundenbindung.

Über Kofax Deutschland AG:

Mit Kofax-Software können Unternehmen nach dem Motto „Work Like Tomorrow“ agieren und so schon heute den Arbeitsplatz der Zukunft anbieten. Kofax‘ Intelligent Automation Software Plattform ermöglicht es, informationsintensive Geschäftsprozesse zu transformieren, manuelle Tätigkeiten und Fehler zu reduzieren, die Kosten zu minimieren und die Kundenbindung zu verbessern. Kofax kombiniert RPA, kognitive Erfassung, Prozessorchestrierung, Mobilitätsfunktionen und Kundenansprache sowie Analysefunktionen in einer Lösung. Dies vereinfacht die Implementierung und führt umgehend zu außerordentlichen Ergebnissen, die die Compliance-Risiken verringern und die Wettbewerbsfähigkeit, das Wachstum und die Rentabilität verbessern.
Kofax-Lösungen haben sich bereits bei mehr als 20.000 Kunden rasch bezahlt gemacht, darunter Finanzdienstleister, Versicherungen, Behörden, Gesundheitseinrichtungen und Supply-Chain-Unternehmen.