Das letzte Jahr hat die HR-Teams vor zahlreiche Herausforderungen gestellt – sei es die komplette oder teilweise Verlagerung der Mitarbeiter ins Home-Office, die Umstrukturierung interner und externer Prozesse oder die Neuzuordnung von Beschäftigten aufgrund wegfallender oder neuer Geschäftsbereiche. Eine Lösung ist hierbei der Weg in die Cloud, auch im Hinblick auf die Payroll.
Die Payroll auf dem Weg in die Cloud
Das Personalwesen ist dabei auf eine Vielzahl von Daten für die Administration, Abrechnung, Zeitwirtschaft, Qualifikation und Organisation angewiesen. Um auf diese Daten zugreifen und damit arbeiten zu können, ist eine solide IT-Infrastruktur erforderlich, die sich auch von zuhause nutzen lässt. Besonders hervorzuheben ist dabei die Personalabrechnung und -verwaltung. Aus Sicherheitsgründen werden diese Aufgaben meist mit einer eigenen Lösung abgewickelt und über Schnittstellen mit den übrigen Systemen verbunden. Es kommt auch heute noch vor, dass die Daten per E-Mail mit Hilfe von Reports oder Tabellenkalkulationen übertragen werden. Kaum vorstellbar in Zeiten, in denen Stellenausschreibungen bereits direkt an die Jobbörsen gekoppelt und mit internen Recruiting-System verbunden sind. Es ist Zeit, neuen Ansätzen zu folgen, um diese Legacy-Modelle zu ersetzen. Ein beliebter Weg ist hierbei der Gang in die Cloud. Allerdings schrecken viele Personaler und Unternehmen davor noch immer zurück.
Vereinigung in der Cloud
Dabei sind die Vorteile von Cloud-basierten Lösungen vielversprechend. Der vollständige Lebenszyklus eines Mitarbeiters, von der Einstellung bis zur Rente, ist ohne eine zusätzliche Firmen-IT und ohne Systemstopp zu realisieren. Dabei sind die Daten ohne zeitliche und räumliche Begrenzung verfügbar, und je nach Aufgabengebiet können sowohl Personalverantwortliche als auch Mitarbeiter Anwendungen selbst über eine einheitliche Benutzeroberfläche bedienen. Durch die nahtlose Integration der verschiedenen Workflows und Freigabeprozesse steigt die Effizienz.
Vor allem die Gehaltsabrechnung und die Zeitwirtschaft können von diesem Ansatz profitieren. Denn mit einer Cloud-basierten Payroll-Lösung können Unternehmen auch in Krisenzeiten agil bleiben. Wenn Personaladministration, Recruiting, Talent-Management und Nachfolgeplanung nicht mehr auf der firmeneigenen IT abgewickelt werden, sollte das auch für Abrechnung und Zeitwirtschaft gelten. Alles andere kann zur Frustration der Mitarbeiter führen. Hinzu kommt, dass viele Systeme veraltet sind und der Aufwand, sie auf dem neuesten gesetzlichen Stand zu halten, hoch ist. Durch das altersbedingte Ausscheiden von Personal mit den nötigen Fachkenntnissen wird die Wartung oder Weiterentwicklung von Altsystemen in naher Zukunft zudem schwieriger werden.
Große Akzeptanz trotz hochsensibler Daten
Viele Personaler hatten in der Vergangenheit Bedenken gegenüber der Cloud, da Gehaltsdaten in Deutschland als besonders sensibel angesehen werden. Die Akzeptanz steigt jedoch zunehmend. Beispielsweise nutzen immer mehr Bürger die Cloud-Lösung ELSTER für ihre Einkommenssteuererklärung, die ähnlich sensible Daten verarbeitet. Und laut dem Cloud-Monitor 2020 von Bitkom und KPMG setzten im vergangenen Jahr bereits 76 Prozent der deutschen Unternehmen Cloud-Software ein, Tendenz weiter steigend.
Mindestanforderungen klarstellen
Wenn sich Unternehmen entscheiden, auch die Payroll in die Cloud zu verlagern, müssen jedoch für eine hohe Nutzerakzeptanz zwei Mindestanforderungen erfüllt sein: Die Cloud-Anwendung sollte zum einen intuitiv bedienbar sein und automatisch sowie situationsabhängig Hilfe anbieten. Zum anderen muss der Schutz vor Datenmissbrauch jederzeit gewährleistet sein. Nur dann lässt sich sicherstellen, dass sich die HR-Teams mit der Umstellung wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Hierbei können auch eine Unterstützung und Beratung zur Optimierung der Payroll-Prozesse sinnvoll sein, um das Cloud-System noch effizienter zu nutzen.
Neuimplementierung vs. sanfter Spurwechsel
Gehaltsabrechnungen sind durch Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, betriebliche Übungen sowie vielfältige Benefits und Angebote zur Altersvorsorge sehr komplex geworden. Daher schrecken viele Personaler vor einer Ablösung der bestehenden Payroll zurück. Viele erinnern sich noch daran, dass die damalige Einführung des firmeneignen IT-Systems mit Überstunden und Noteinsätzen verbunden war. Zudem wird gemutmaßt, dass viele Cloud-Lösungen noch nicht den Reifegrad und die Funktionalität der gewohnten Systeme haben.
Es gibt jedoch mittlerweile Cloud-Systemlösungen auf dem Markt, die genau diesen Bedenken entgegenwirken, da sie eine direkte Überführung der Personaladministration ermöglichen. Hierbei wird eine „Kopie“ der bestehenden Daten in den alten Systemen erstellt und in die Cloud integriert. Damit lässt sich der Wechsel auf Basis von in der Praxis erprobten und bewährten Methoden, sogenannten Best-Practice-Prozessen, bewerkstelligen, und die gewohnte Funktionalität sowie die Historie der Abrechnung und Zeitwirtschaft bleibt erhalten. Auch der Schulungsaufwand und Betriebsunterbrechungen halten sich hiermit in Grenzen. Hinzu kommen weitere Vorteile. Beispielsweise können Unternehmen die Verantwortung für Wartung und Pflege an den Cloud-Anbieter abgeben, der außerdem die DSGVO-konforme Umsetzung gewährleistet. Viele Provider gewähren zudem flexible Modelle mit zusätzlichen Services, die sich individuell hinzufügen oder abbestellen lassen. Damit liegen alle Daten, die HR benötigt, an einem Ort.
Eine Neuimplementierung in der Cloud basierend auf Best-Practice-Konfiguration und -Prozessen kann darüber hinaus eine interessante Alternative sein, sollte der Harmonisierungsgedanke im Vordergrund stehen. Es müssen aber ausreichend Ressourcen für die Transformation zur Verfügung stehen und ein umfassendes Change-Management und Training im Projektverlauf eingeplant werden.
