Die elektronische Bereitstellung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen birgt für viele Handwerksbetriebe große Einsparpotenziale, da manuelle Bearbeitungsschritte und fehleranfällige Medienbrüche wegfallen. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung entfalten sich jedoch erst dann in vollem Umfang, wenn diese nicht nur vereinzelt bei elektronisch übermittelten Rechnungen, sondern übergreifend bei allen eingehenden Rechnungen praktiziert wird. Auf der ISH 2019, Weltleitmesse für Wasser, Wärme und Klima, zeigt der Spezialist für Cloudfähige Handwerkersoftware pds unter anderem, wie Unternehmen den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen in Papierform durchgängig digitalisieren und mit Workflow-Unterstützung sowie künstlicher Intelligenz bei der Datenerfassung einen großen Schritt in das Zeitalter des papierlosen Geschäftsverkehrs machen können.
Digitales Handwerk: Auf dem Weg ins papierlose Büro
Der elektronische Rechnungsversand erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Transaktionsdaten lassen sich nicht nur schnell und effizient austauschen, auch Bearbeitungszeiten und die Zeitfenster der Zahlungseingänge lassen sich auf diese Weise nachhaltig verkürzen. Der Eingang von Rechnungen in Papierform gehört jedoch in vielen Handwerksbetrieben noch zum Betriebsalltag und führt regelmäßig zu unerwünschten Medienbrüchen und manuellen Bearbeitungsschritten. Mit pds Software sind Handwerksbetriebe künftig in der Lage, den gesamten Rechnungseingangsworkflow vollständig digital abzubilden und Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verschlanken.
Digitaler Rechnungs-Workflow der pds Software
Sobald eine Eingangsrechnung von einem Lieferanten eingeht, wird diese gescannt oder fotografiert und an ein verknüpftes Email-Postfach weitergeleitet, welches von der digitalen Rechnungsprüfung überwacht wird. Dabei erkennt die pds Software automatisch den Beginn und das Ende jeder Rechnung, so dass auch eine Stapelbearbeitung unterstützt wird. Die Zuordnung zu den jeweiligen Kreditoren erfolgt automatisch über das System. Sämtliche buchungsrelevante Details wie etwa Summen, Mehrwertsteuersätze, Bestellnummern oder Kundennummern werden dank einer leistungsfähigen Texterkennung und ausgeklügelten Plausibilitätsprüfungen verlässlich erfasst. Durch eine systemeigene künstliche Intelligenz ist die Erfassungsroutine der pds Software lernfähig: Nach Bestätigung der Daten speichert das System den individuellen Belegaufbau des jeweiligen Lieferanten ab, so dass das Verfahren für künftige Rechnungseingänge weiter automatisiert werden kann und Rechnungen direkt und zuverlässig in das Rechnungseingangsbuch übernommen werden. Die im Rechnungseingangsbuch für die Freigabe hinterlegte Fachabteilung erhält anschließend die Eingangsrechnungen direkt in ihrer Prüfungsübersicht angezeigt, um den Freigabe-Workflow anzustoßen oder diese direkt zur Zahlung freizugeben. Dank der Durchgängigkeit und prozessorientierter Logik der pds Software wird die Eingangsrechnung mit den Einkaufsvorgängen, wie einer Bestellung, verknüpft. Die Software prüft in dem Zuge automatisch, ob die Summen und Positionen zwischen Bestellung und Eingangsrechnung stimmig sind. Fachabteilungen und prozessbeteiligte Mitarbeiter behalten damit jederzeit den Überblick über die aktuellen Eingangsrechnungen. In einem Erklärvideo hat pds den digitalen Rechnungs-Workflow in der pds Software nochmals ausführlich zusammengefasst.
pds auf der ISH in Frankfurt 2019
Die pds GmbH ist mit ihren Lösungen zur Digitalisierung des Handwerks vom 11. – 15. März 2019 als Aussteller auf der ISH Frankfurt in Halle 5.1 am Stand E58 vertreten
