In kaum einem Betrieb erfreut sich das stetige Datenmanagement großer Beliebtheit, doch gerade in Zeiten der steigenden Informationsflut kommt niemand an diesem wichtigen Thema vorbei. Allein Software oder aktuell beliebte KI-Systeme benötigen grundlegende Angaben, um überhaupt richtig zu funktionieren.
Pflicht oder doch nur eine hilfreiche Investition? – Warum sich Unternehmen ihrem Datenmanagement widmen sollten
Laut einer Studie aus dem letzten Jahr, für die mehr als 5.000 Kundenprojekte ausgewertet wurden, können jedoch 65 Prozent der befragten Unternehmen kaum eine ordentliche Datenkompetenz aufweisen. „Viele kämpfen mit Personalmangel, Unklarheiten bei der Zuständigkeit oder auch dem immer schnelleren Unternehmenswandel“, erklärt Sebastian Dörr-Willken, Geschäftsführer der Semantic Applications GmbH & Co. KG. In den letzten Jahren wächst der Informationsfluss aber stetig weiter. Durch die Zunahme von digitalen Geschäftsprozessen braucht es entsprechende Softwarelösungen und den Ausbau von Speichermedien, da Betriebe die Daten aus Sicherheitsgründen in der Regel für eine bestimmte Zeit aufbewahren müssen. Diese Herausforderungen wirken sich im Handumdrehen auf die alltäglichen Prozesse aus und sorgen hier für ein undurchsichtiges Chaos.
Ausmisten dringend nötig
Gerade im Zuge der wachsenden Datenflüsse und Systemlandschaften weisen viele Unternehmen ein großes Potenzial zur Archivierung auf. Ungenutzte Daten belegen benötigten Speicherplatz und verlangsamen in der Regel auch die bestehenden oder neu eingeführten Softwarelösungen. „Bei der Lagerung können sich Betriebe an der allgemeinen Unterteilung in ‚Hot Data‘, ‚Warm Data‘ und ‚Cold Data‘ orientieren. Während es sich bei Ersterem um wichtige Informationen handelt, die immer schnell auf den eigenen Servern verfügbar sein sollten, besteht bei Zweiterem schon die Möglichkeit, eine externe Datenbank zu nutzen“, erläutert der Experte. „In Bezug auf ‚Cold Data‘ empfiehlt es sich für Unternehmen, regelmäßig die eigenen Systeme zu überprüfen und entsprechende unnötige Informationen direkt zu reduzieren, da sonst das Wachstum überhandnimmt.“ Nur so lässt sich unkompliziert der wirkliche Wert der Daten erkennen. Manche Unternehmen setzen hier sogar schon auf spezielle Systeme, die selbstständig die internen Server reinigen.
Finanzielle Entscheidung
Je mehr der Datenverkehr im Unternehmen zunimmt, desto stärker wächst auch die Zahl der meist unnützen oder unbrauchbaren Informationen. Nur ein geringer Anteil lässt sich aber wirklich aktiv nutzen oder bietet einen entscheidenden Mehrwert. Dörr-Willken hält fest: „Ungenutzte Daten und wichtige Informationen liegen bei manchen Unternehmen noch auf den gleichen Servern und durchlaufen somit grundlos alle Systeme. Vor ein paar Jahren wirkte sich der Erwerb von zusätzlichem Speicherplatz noch nicht so stark auf die Unternehmensausgaben aus, aber heute kann eine solche Investition ein großes Loch in die interne Finanzierung reißen.“ Dabei geht es neben dem Kauf auch um Themen wie Wartung, Lizenzen, Back-up oder Storage. Solcher Ballast kann sich schnell zu einem Teufelskreis entwickeln, wenn niemand mehr genügend Zeit zur Entrümplung aufbringt. Nur eine regelmäßige Datenbereinigung erlaubt es Unternehmen, möglichst effizient und kostengünstig zu arbeiten. Manch ein Betrieb scheut sich noch vor der scheinbaren Arbeitslast durch die Einführung einer passenden Strategie.
Versunken in einem Meer aus Daten?
Viele Unternehmen setzen im Alltag auf eine Reihe von Eigenentwicklungen oder nutzen ein Meer aus inkompatiblen Softwares, die kaum ineinandergreifen. Ohne ein funktionierendes Datenmanagement sinkt aber mit der Zeit die Effektivität. Manche nutzen bisher noch kein entsprechendes Programm und übertragen anfallende Daten sogar noch händisch von einem System in das andere. Solch eine Praktik sorgt jedoch schnell für unnötige Fehler, die den Arbeitsprozess nachhaltig gefährden. „Nur mit einem wirklichen Verständnis für die eigene Datenwelt inklusive der dazugehörigen Transparenz bei den gesammelten Angaben und deren Nutzen lässt sich für die eigenen Prozesse überhaupt ein Mehrwert schaffen. Zudem müssen Unternehmen auch dafür sorgen, dass die Mitarbeiter den nötigen Wandel im Alltag wirklich unterstützen und die entsprechende moderne Technik zur Verfügung steht“, veranschaulicht Dörr-Willken. Ohne diese Eckpfeiler besteht ansonsten die Möglichkeit, dass das ganze System in sich zusammenfällt oder sich sogar negativ auf die unternehmensinternen Prozesse auswirkt. Solch ein Einsatz erweist sich als ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
