Das international tätige Software- und Beratungsunternehmen ORBIS AG aus Saarbrücken hat die ERP-Suite SAP S/4HANA beim Diakonischen Werk an der Saar (Diakonie Saar) mit großem Erfolg eingeführt. Dank der engen, partnerschaftlichen Zusammenarbeit aller Beteiligten und der Beratungs-, Prozess- und Technologiekompetenz von ORBIS in Bezug auf SAP S/4HANA konnte die Implementierung zügig abgeschlossen und die Lösung, wie geplant, Anfang 2019 in Betrieb genommen werden.
Prozesse digitalisieren, Organisation optimieren: ORBIS führt SAP S/4HANA bei der Diakonie Saar ein
Ziel der Diakonie Saar ist es, mithilfe der neuen Applikationssuite betriebswirtschaftliche Prozesse zu digitalisieren, zu vereinfachen, zu straffen und zu optimieren sowie die Organisationsstruktur effizienter zu machen. In der Finanzbuchhaltung (FI) und im Controlling (CO), aber auch bei der Kassenverwaltung ist das Sozialunternehmen auf diesem Weg bereits ein großes Stück vorangekommen. Die mehr als 30 Fachanwender im FI- und CO-Bereich und die rund 200 Kassenverantwortlichen vor Ort profitieren von Verbesserungen und Vereinfachungen der Arbeitsschritte und von mithilfe der intuitiven SAP-Fiori-Oberfläche (SAPUI5) übersichtlich visualisierten Daten, Informationen und Finanzberichten.
Sämtliche Daten aus Finanzbuchhaltung und Controlling laufen jetzt zentral im Universal Journal zusammen. So entsteht eine „Single Source of Truth“ für die Finanzprozesse, durch die sich aufwendige Abstimmungen zwischen FI und CO erübrigen. Dank eines leistungsstarken, operativen Echtzeit-Reportings können die Verantwortlichen schnell fundierte Entscheidungen treffen und das Geschäft effizienter steuern. Die eingebetteten Analysefunktionen von SAP S/4HANA ermöglichen den dafür nötigen direkten Zugriff auf aktuelle Daten (Live-Daten) und Auswertungen in beliebiger Detailtiefe, bei Bedarf bis hinunter auf den Einzelbeleg.
Das ist ein echter Mehrwert – genauso wie die durchgängig digitale Kassenbuchabrechnung für die rund 110 dezentralen Kassen der verschiedenen sozialen Einrichtungen der Diakonie Saar: zum Beispiel Beratungsstellen, Wohngruppen, Sozialkaufhäuser und Schulen. Die Abrechnung wird heute in einer Web-Applikation mit voreingestellten Geschäftsvorfällen durchgeführt, die auf SAP Cloud Platform und SAP Fiori basiert und nahtlos mit dem integrierten FI-Kassenbuch von SAP S/4HANA verknüpft ist. In dieser spielend leicht zu bedienenden Cloud-Applikation erfassen die Kassenverantwortlichen vor Ort Bareinnahmen und -ausgaben schnell und komfortabel. Die Daten fließen automatisch und ohne Zeitverzögerung in SAP S/4HANA ein, wo sie umgehend geprüft und verbucht werden, was eine nie da gewesene Transparenz in Bezug auf die Kassenbuchabrechnung schafft.
Im Zuge der Implementierung hat die Diakonie Saar in enger Zusammenarbeit mit ORBIS im Finanzwesen auch die Organisationsstruktur auf den Prüfstand gestellt und optimiert. Um in Zukunft so viele Geschäftsprozesse wie möglich integriert in SAP S/4HANA abzubilden, soll die bestehende Installation nun Schritt für Schritt ausgebaut werden. Geplant ist außerdem die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems und der Business-Warehouse-Lösung SAP BW/4HANA, um historische Daten und Live-Daten zu verknüpfen und in Echtzeit zu analysieren, aber auch um darin die Haushaltsplanung zu erstellen.
