Redaktionsbeitrag

Lastenheft richtig nutzen: So gelingt die Software-Einführung!

Veröffentlicht am 19.02.2021

Die Anschaffung neuer Unternehmenssoftware ist umfangreich. Aber sie muss auch nicht übermäßig kompliziert sein – solange Unternehmen wissen, wie man die Einführung von Unternehmenssoftware angeht und richtig mit dem Lastenheft umgeht. Denn ohne Erstellung eines Lastenhefts geht nichts.

Lastenheft richtig nutzen: So gelingt die Software-Einführung!

Wenn Sie auf der Suche nach neuer Unternehmenssoftware sind, müssen Sie zuerst eines wissen: Was soll die Software leisten können? Klingt logisch, aber schon bei diesem Schritt kann es zu Problemen kommen. Zum Beispiel, wenn nicht alle Beteiligte des Projekts auf der gleichen Seite stehen und unterschiedliche Vorstellungen bezüglich des Umfangs der neuen Software haben. Selbst wenn man sich vorher abspricht, kann es zu Missverständnissen über die Funktionen des Systems kommen. Oftmals hat jeder andere Erwartungen und funktionale Anforderungen an das Projekt. Deshalb deshalb sollten die gewünschten Software-Anforderungen genauestens definieren und die Details in einem Dokument festgehalten: mit der Erstellung eines Lastenhefts.

Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft erfüllt seinen Zweck am besten, wenn es nicht bloß eine Beschreibung der Anforderungen an neue Software beschreibt. Es sollte auch Details über das Projekt und den Kontext Ihres Unternehmens mit einbinden. Wie sieht das momentane IT-Umfeld aus? Welche Schnittstellen muss es zu anderer Software geben – sind Schnittstellen überhaupt nötig? Wie sieht das Marktumfeld aus, in dem Sie operieren? Denn das Erstellen eines Lastenhefts dient nicht nur dem Unternehmen – dem Auftraggeber – selbst zur Orientierung beim Projektmanagement, sondern auch Software-Anbietern – dem letztendlichen Auftragnehmer – als Überblick und vermittelt Umfang und Rahmenbedingungen des Projekts.

Damit fällt es dann leichter, Lösungsansätze und Produkte zu finden, die auch genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Denn Lastenhefte, die funktionale Anforderungen sowie die Rahmenbedingungen des Systems und den Umfang der Software beschreiben, erleichtern die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Die Erstellung von Lastenheften – also die genaue Beschreibung der funktionalen Anforderungen an ein Produkt sowie der Rahmenbedingungen der gesuchten Lösung – ist damit ein wichtiger Schritt bei der Suche nach neuer Software, den Sie als Auftraggeber nicht auslassen dürfen!

Damit der Leistungsumfang und die Inhalte bei jedem System auch Ihren Anforderrungen entsprechen, muss der Auftraggeber ein Pflichtenheft für das Projekt erstellen. Das Pflichtenheft beschreibt genau, wie er plant diese Anforderungen umzusetzen. Durch das Pflichtenheft und die Informationen im Lastenheft können Auftraggeber dann gut abschätzen, inwiefern ein Auftragnehmer Ihre Vorgaben und Anforderungen auch erfüllen kann. So kann die ERP-Einführung nicht schief gehen.

Dazu muss das Lastenheft auch richtig erstellt und in das Projektmanagement eingebunden werden. Wie Sie das machen, und was dabei zu beachten ist, zeigen diese Beiträge:

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