Optimierte Ressourcen – Mensch und Maschine – reduzieren den Druck für Unternehmen.
ERP-Einführung optimal gestalten: Maximale Produktivität und Effizienz erzielen und messen
Nach der Qual der Wahl kommt die Umstellung für das Unternehmen: Ist ein ERP-System für die Zukunft ausgewählt worden, sind die Erwartungen groß – und eine besondere Funktion kommt der Einführung zu. „Während die Entscheidung für das neue ERP-System meist in einem kleinen Kreis getroffen wird, ist bei der Einführung der Zuspruch der Mitarbeiter nötig, um vom Start weg den maximalen Nutzungsgrad zu erzielen. Daher kommt der Strategie bei der Implementierung eine besondere Bedeutung zu“, sagt Christian Biebl, Geschäfstführer von Planat. Das schwäbische Unternehmen ist Entwickler der speziell auf produzierende Betriebe zugeschnittenen ERP-Lösung FEPA. Bei der Einführung in einem Unternehmen werden zumeist Key User gemeinsam mit dem Unternehmen identifiziert, die schrittweise auf der neuen Plattform arbeiten und auch inhouse für die nötige Akzeptanz sorgen. „Widerstand bei den Mitarbeitern kann die Effizienz eines neuen Werkzeugs drastisch verschlechtern – daher sind die Key User als Botschafter für die ganze Belegschaft anzusehen und sollten auch dementsprechend ausgewählt und einbezogen werden“, so Biebl weiter.
KPIs zum Nachweis überwachen
Die Key User sind der verlängerte Arm des Projektteams im Unternehmen. Eine Schulung sollte stets mit dem Anbieter des Systems stattfinden, der im Optimalfall auch die Prozesse im Unternehmen gemeinsam mit dem Unternehmen analysiert und einen effzienzoptimierten Weg zwischen Software und Firmenprozessen sucht. Ein System, das während dieses Prozesses nicht statisch erscheint, sondern auch an den speziellen Bedarf des Unternehmens angepasst werden kann, schafft zudem Vertrauen. „Mit fortschreitender Einführung empfiehlt es sich außerdem, einige KPIs im Auge zu behalten, um den Nutzungsgrad zu überwachen und Schwierigkeiten im laufenden Betrieb direkt zu identifizieren“, erklärt Christian Biebl von Planat. Oft ziehen kleine Hindernisse bei der Einführung Schattenprozesse nach sich, die von findigen Mitarbeitern zur Vermeidung offizieller Probleme entwickelt werden. Die Effizienz der internen Prozesse zeigt sich schnell anhand der Echtzeitdaten, die ein modernes ERP-System zur Verfügung stellen kann. Kritische Prozessschritte lassen sich so optimal überwachen, Dashboards auf Basis der Daten geben Hinweise auf Störungen in der Produktion, die dann umgehend behoben und zukünftig optimiert werden können.
Zunehmende Termintreue
Eine oft übersehene Kennzahl, die den Erfolg einer ERP-Einführung belegt, ist die Termintreue. Damit sind nicht nur Liefertermine gemeint, sondern auch die Termintreue interner Prozesse. Verzögern sich bestimmte Arbeiten und Tätigkeiten aufgrund von Problemen? Mit der Hilfe der ERP-Lösung kann beobachtet werden, ob die Ziele besser erreicht werden. Die Lagerumschlagshäufigkeit ist ein weiterer Indikator – eine sauber aufgesetzte Produktion ermöglicht auch zeitlich optimierte Lagerzyklen. So lassen sich die Investitionen in Rohmaterial oder die Lagerhaltung mit fertigen Produkten ebenfalls dynamischer an die Erfordernisse anpassen und die finanzielle Belastung durch „totes Kapital“ reduzieren. Das wesentliche Merkmal aber, das über den erfolgreichen Start mit einer neuen oder generell einer ERP-Lösung informiert, ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. „Viele Unternehmen leiden bereits unter Fachkräftemangel, der sich gefühlt und real verstärkt, wenn Prozesse im Unternehmen nicht optimal funktionieren. Die Einführung oder die Erneuerung eines ERP-Systems reduziert und optimiert die Arbeitsbelastung in Unternehmen – die Automatisierung von Prozessen sorgt stets für Entlastung und weniger Anfälligkeit für Fehler“, resümiert ERP-Experte Christian Biebl von Planat.
