Die fünf Mehrwerte der E-Mail-Archivierung

Verpflichtete E-Mail-Archivierung ist vielen ein Dorn im Auge – sie sehen darin nur mehr Aufwand und rechtliche Vorschriften. Doch richtig angewandt kann E-Mail-Archivierung Unternehmen auch neue Chancen und Vorteile eröffnen:

Die fünf Mehrwerte der E-Mail-Archivierung

Dass E-Mail-Archivierung für Unternehmen rechtlich erforderlich ist, ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Die entsprechenden Anforderungen ergeben sich aus Regelwerken und Richtlinien wie GoBD, Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Und die meisten Anbieter von Archivierungslösungen werden nicht müde, auf die negativen Konsequenzen und Strafen bei Verstößen hinzuweisen.

Häufig übersehen wird dabei jedoch, dass eine dedizierte E-Mail-Archivierung weit mehr kann, als nur gesetzliche Anforderungen abzudecken. Die Experten von REDDOXX, Spezialist für E-Mail-Management, haben die fünf wichtigsten Mehrwerte der E-Mail-Archivierung zusammengestellt.

1. Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche E-Mails

Ob im Büro, vom Homeoffice aus – in der derzeitigen Corona-Krise wohl aktueller denn je – oder unterwegs per Smartphone: Wer seine E-Mails zentral archiviert, kann problemlos von überall darauf zugreifen. Ort und genutztes Endgerät spielen keine Rolle mehr. Und neben einer Outlook-Integration können auch der Browser oder eine App den Zugang zum Archiv öffnen. Das schafft eine entscheidende Grundlage für wirklich flexibles, nahtloses Arbeiten. Denn Mitarbeiter haben zum Beispiel auch vom Homeoffice aus Zugriff auf die wichtigen Unterlagen, die letztes Jahr als E-Mail-Anhang verschickt wurden.

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