Immer mehr Unternehmen wechseln zu hybriden Arbeitsmodellen. Damit Mitarbeitende dennoch nahtlos miteinander verbunden bleiben, ist eine reibungslose Kommunikation über verschiedene Standorte und Geräte hinweg zu gewährleisten. Cloudbasierte Kommunikation, Datenschutz und die Gleichberechtigung zwischen Mitarbeiter:innen im Büro und remote werden daher 2022 im Fokus stehen. Zudem behält Telefonie weiterhin ihre Berechtigung.
Business-Kommunikation: Vier Trends für 2022
Remote? Hybrid? Oder wieder im Büro vor Ort? Die Diskussion über neue Arbeitsmodelle ist spätestens seit der Coronapandemie in der breiten Bevölkerung angekommen. Ging es 2020 vor allem darum, möglichst schnell komplette Fernarbeit zu ermöglichen, stand 2021 im Zeichen der allmählichen Rückkehr ins Büro und der Definition neuer, hybrider Arbeitsmodelle. Dieser Trend wird sich auch 2022 fortsetzen: Laut einer Studie, die Ipsos im Auftrag von RingCentral im August 2021 unter 1.000 deutschen Arbeitnehmer:innen durchgeführt hat, erwartet mehr als ein Drittel der deutschen Vollzeitbeschäftigten, dass sie sich auch 2022 noch in hybriden oder Remote-Work-Modellen befinden werden.
Künftig geht es also nicht mehr um ein Entweder-oder zwischen Büro und Heimarbeit. Vielmehr wollen Mitarbeitende nun flexibel zwischen Büro, zu Hause und anderen Arbeitsplätzen wechseln. Damit dies möglich wird, müssen Unternehmen eine reibungslose Kommunikation gewährleisten – über verschiedene Geräte und Standworte hinweg. Folgende Trends werden daher 2022 in der Kommunikation in Unternehmen im Fokus stehen.
Das Büro wird zu einem Raum der Zusammenarbeit
Die Rolle des Büros als Arbeitsraum definiert sich neu. Der Hauptvorteil des Büros besteht darin, physische Interaktionen zwischen Mitarbeitenden zu ermöglichen und zu fördern. Arbeitsplätze müssen künftig daher mehr auf Teamarbeit ausgerichtet sein und dabei gleichzeitig Social-Distancing-Maßnahmen berücksichtigen. Entscheidend dabei ist die Gleichberechtigung der Mitarbeiter:innen: Ob zu Hause oder im Büro – alle Mitarbeitenden müssen auf dieselbe Weise am Unternehmensalltag partizipieren können. Dafür müssen zum Beispiel über Videokonferenzsysteme auch hybride Konferenzen möglich gemacht werden, also Konferenzen, an denen sowohl Mitarbeitende in Konferenzräumen vor Ort als auch Mitarbeitende, die remote arbeiten, teilnehmen können. Ziel ist, dass keiner der Teilnehmer:innen durch die Wahl des Arbeitsplatzes benachteiligt ist, weil er oder sie eine Diskussion zum Beispiel nur mit Verzögerung wahrnimmt oder die gezeigte Präsentation im Konferenzraum nicht sieht, die Kolleg:innen zu Hause aber schon.
Unified Communications trägt zu Wohlbefinden in Teams bei
Damit multimodales Arbeiten und mehr Flexibilität in Teams möglich wird, braucht es cloudbasierte Kommunikation in 2022. Kommunikationssysteme, ob text-, voice- oder videobasiert, müssen zudem konsolidiert werden, um Teams in hybriden Arbeitsmodellen nahtlos miteinander zu verbinden und Mitarbeitenden ihre tägliche Arbeit zu erleichtern. Unified Communications as a Service (UCaaS) ist die Antwort, um diesen Herausforderungen effizient zu begegnen. Mithilfe einer UCaaS-Plattform müssen Mitarbeitende beispielsweise nicht mehr ständig zwischen verschiedenen Apps und Anwendungen wechseln, was Zeit spart. Sie können die Plattform aber auch für ihre Work-Life-Balance nutzen, indem sie zum Beispiel ihre Arbeitszeiten und ihren Erreichbarkeitsstatus hinterlegen. In der Ipsos-Studie gaben 60 Prozent der deutschen Arbeitnehmer:innen an, dass sie aufgrund von COVID-19 heute stärker auf Kollaborationstools angewiesen sind. Knapp die Hälfte (46 Prozent) glaubt zudem, dass Kollaborationstools die Kommunikation in Unternehmen verbessern.
Sprache spielt eine zentrale Rolle in der Unternehmenskommunikation
Sprache ist und bleibt das ursprünglichste und damit wichtigste Mittel zur Kommunikation in 2022. Laut der Ipsos-Studie sind 89 Prozent der deutschen Arbeitnehmer:innen überzeugt, dass Teams, die Sprachkommunikation nutzen, besser miteinander verbunden sind. Neben Video und Messaging wird das Telefon daher auch in Zukunft unverzichtbar bleiben – und zudem dazu beitragen, der viel besprochenen Videokonferenz-Erschöpfung entgegenzuwirken. Setzen Unternehmen auf Cloud-Telefonie und Unified Communications, ist eine Integreation des Telefon zudem mit Funktionen wie Messaging und Videokonferenzen möglich. Der Wechsel zwischen verschiedenen Kanälen, zum Beispiel von Video auf Telefon oder andersherum, wird für Mitarbeitende damit noch einfacher. Bei der Auswahl eines Anbieters ist dabei insbesondere auf die Service-Verfügbarkeit zu achten, denn jede Minute Downtime kostet ein Unternehmen viel Geld. Der höchste Branchenstandard liegt hier bei 99,999 Prozent, was einer Ausfallzeit von nur 78 Sekunden pro Quartal entspricht.
Datenschutz in der Cloud ist entscheidend
Gerade im deutschen Markt ist Datenschutz in der Cloud-Kommunikation in 2022 das A und O. Unternehmen müssen sich 2022 daher mit einer zuverlässigen, sicheren Software ausstatten. Dynamische End-to-End-Verschlüsselung, Identitätsmanagement sowie eine Zugangskontrolle der Teilnehmer:innen, bevor diese einen virtuellen Meetingraum betreten können, sind unverzichtbar. Wichtig ist zudem, dass Mitarbeitende über diese Funktionen künftig ausführlich informiert und aufgeklärt werden. Um möglichen Sicherheitslücken vorzubeugen, gilt es, die Belegschaft entsprechend zu schulen. Darüber hinaus ist es natürlich entscheidend, einen Cloud-Anbieter zu wählen, der in Bezug auf Datenschutz die notwendige Transparenz bietet, strikt auf die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien achtet und über entsprechend offizielle Zertifizierungen verfügt.
Fazit
Die Arbeitswelt befindet sich aktuell im Wandel. Unternehmen versuchen, über hybride Modelle eine gute Balance zwischen Remote Work und Präsenzkultur im Unternehmen zu finden und damit ein „New Normal“ für ihre Mitarbeitenden zu definieren. Kommunikation und Collaboration sind zentrale Faktoren, damit diese Transformation gelingt. Über Unified Communications as a Service (UCaaS) kann gewährleistet werden, dass Teams zu jeder Zeit miteinander verbunden sind und damit weiterhin produktiv und effizient miteinander agieren können – über Telefon, Video und Messaging.
